Secrétaire administratif pour société d'autoroute et ouvrages d'art

Réseau concédé par l'État, surveillé jour et nuit depuis un PC sécurité trafic, payé au péage ou en flux libre, avec des milliers d'ouvrages d'art à inspecter selon une instruction technique.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Relever et classer le courrierToutes les trente minutes, lit les nouveaux emails et messages WhatsApp, les classe par catégorie, extrait expéditeur, objet, montant et échéance, et range les pièces jointes dans le dossier correspondant.
Préparer les réponsesPour chaque message qui attend une réponse, rédige un brouillon complet dans le ton de l'entreprise et le dépose pour validation ; envoie après accord.
Tenir l'agenda et rappeler les rendez-vousPropose des créneaux aux demandes de rendez-vous, inscrit les rendez-vous confirmés, envoie un rappel la veille à 18 h aux participants et prévient l'utilisateur des chevauchements.
Relancer les factures impayéesChaque matin, compare les factures émises aux paiements reçus, prépare les relances dues selon le calendrier de relance et les soumet à validation ; la mise en demeure n'est jamais envoyée sans accord.
Rédiger un courrier ou un compte renduSur demande vocale ou écrite, rédige courriers, attestations, convocations, comptes rendus de réunion à partir des notes ou de l'enregistrement fournis, dans le modèle de l'entreprise.
Compte rendu du soirÀ 18 h 30, écrit en trois lignes ce qui a été fait, ce qui attend une décision et ce qui bloque, puis le lit à voix haute si l'utilisateur est présent.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur société d'autoroute et ouvrages d'art.

Vocabulaire

Contrat de concession: Fixe avec l'État la durée, les tarifs de péage, les investissements et les obligations d'exploitation.
PC sécurité trafic: Poste qui surveille le réseau jour et nuit, engage les moyens et informe les usagers.
Flux libre: Péage sans barrière où des portiques lisent badge ou plaque ; l'usager paie après son passage.
Panneau à messages variables: Panneau qui affiche aux usagers les événements, bouchons et consignes en amont.
Inspection détaillée périodique: Examen complet d'un ouvrage d'art par un inspecteur qualifié, selon l'instruction technique.
Viabilité hivernale: Organisation du salage et du déneigement pour garder le réseau praticable l'hiver.

Documents

Main courante du PC: Trace de chaque événement : heure, point kilométrique, faits, moyens engagés et fin d'intervention.
Procès-verbal d'inspection d'ouvrage: Désordres relevés, photos et cotation de l'état, base du programme de travaux.
Programme pluriannuel d'entretien: Liste priorisée des travaux sur chaussées et ouvrages, justifiée auprès du concédant.
Avis de paiement: Réclame à l'usager en flux libre le péage d'un passage non payé dans le délai.

Règles

Un message aux usagers ne part qu'après décision de l'opérateur du PC.

Aucune restriction de charge ou de gabarit d'un ouvrage n'est levée sans décision de l'ingénieur ouvrages d'art.

Aucun avis de paiement ne part sur une lecture de plaque non confirmée.

Les contrôles et inspections d'ouvrages suivent le calendrier de l'instruction technique.

Spécificités

Point kilométrique: Repère de position sur le réseau, qui situe événements, ouvrages et chantiers.
Trafic moyen journalier: Nombre moyen de véhicules par jour sur une section, base des recettes et des travaux.
Classe de véhicule: Catégorie tarifaire de péage selon la hauteur et le nombre d'essieux.
L'usager: Attend une route sûre et fluide, une information juste et un péage facturé sans erreur.
L'État concédant: Contrôle le respect du contrat, l'état du patrimoine et les investissements promis.
La gendarmerie et les secours: Interviennent sur les événements et attendent une localisation exacte et des moyens engagés vite.
Les dépanneurs agréés: Interviennent sur appel du PC dans les délais fixés par leur agrément.; Les départs en vacances et les week-ends de pont font les pointes de trafic et d'événements.; L'hiver mobilise la viabilité hivernale avec des astreintes et des bilans de salage.; Les tarifs de péage évoluent chaque année au 1er février selon le contrat de concession.; Les chantiers de nuit et les inspections d'ouvrages se programment avec des fermetures planifiées.