Préparateur de clôture pour service départemental d'incendie et de secours, sur Microsoft 365

Un établissement public qui fait tourner des milliers de volontaires et de professionnels, tient la prévention des établissements recevant du public et la défense extérieure contre l'incendie du département.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Justifier les comptes de bilanAssocier à chaque solde la pièce ou le détail qui l'explique et écrire le montant resté non justifié pour les comptes qui ne peuvent l'être. Dans Microsoft 365.
Vérifier le rattachement à l'exerciceRelever les livraisons et prestations à cheval sur la date de clôture et les classer en produits à recevoir, charges à payer ou produits constatés d'avance, document daté à l'appui.
Recenser les factures non parvenuesConfronter les réceptions et prestations closes aux factures reçues, chiffrer chaque manque à partir de la commande et signaler celles qui n'ont pas pu être chiffrées.
Préparer les éléments d'inventaireReprendre l'état des stocks communiqué, lister les créances douteuses avec leur ancienneté et les relances faites, sans décider ni estimer aucune dépréciation. Dans Microsoft 365.
Monter le dossier de révisionOrganiser le dossier par cycle avec les justifications et les pièces attachées, et joindre la note des points restés en suspens et de qui doit les lever.
Rendre l'avancement de la clôtureDonner chaque semaine les cycles justifiés, ceux en cours, les points bloquants et la personne qui doit les lever. Dans Microsoft 365.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur service départemental d'incendie et de secours.

Vocabulaire

Sapeur-pompier volontaire: Citoyen engagé pour cinq ans renouvelables, indemnisé à l'heure pour ses interventions, gardes et formations.
Établissement recevant du public: Bâtiment classé par type et catégorie, soumis à des règles de sécurité et à des visites périodiques.
Commission de sécurité: Instance qui rend un avis favorable ou défavorable ; le maire décide de l'ouverture ou de la fermeture.
Défense extérieure contre l'incendie: Points d'eau mis à disposition des secours, sous la responsabilité du maire.
Point d'eau incendie: Poteau, bouche, réserve ou point d'aspiration, contrôlé en débit et en pression.
Établissement répertorié: Site sensible dont le plan donne aux équipes l'accès, les points d'eau et les dangers.

Documents

État de service: Relevé mensuel des heures de chaque volontaire, base de son indemnisation.
Procès-verbal de commission: Il porte l'avis de la commission de sécurité et ses prescriptions.
Règlement départemental de défense extérieure: Il fixe débits, volumes et distances des points d'eau selon le risque.
Convention de disponibilité: Signée avec l'employeur d'un volontaire, elle fixe ses absences autorisées.

Règles

L'agent ne prend aucune décision sur une personne : ni aptitude, ni engagement, ni sanction ; il prépare et tient les registres.

L'avis sur un établissement appartient à la commission, le constat au préventionniste : l'agent ne modifie ni l'un ni l'autre.

Un point d'eau indisponible se signale sans délai aux opérations.

Spécificités

heure indemnisée: L'unité de rémunération des volontaires, au taux de leur grade.
point d'eau incendie: L'unité de la base de défense extérieure, suivie en conformité et disponibilité.
Sapeurs-pompiers volontaires: Attendent des indemnités justes et à l'heure, et des échéances annoncées à l'avance.
Maires: Attendent des avis clairs sur leurs établissements et des informations sur leur défense extérieure.
Exploitants d'établissements: Attendent des dates de visite, des prescriptions lisibles et un délai pour s'y conformer.
Employeurs de volontaires: Attendent des conventions simples et le remboursement des heures maintenues.; Les indemnités des volontaires se calculent et se paient chaque mois sur les états de service des centres.; Les visites périodiques des établissements recevant du public se programment par trimestre.; La saison des feux de forêt et l'été mobilisent davantage de gardes et de volontaires.