Secrétaire administratif pour relations presse

Fichiers journalistes, embargos à respecter et retombées à mesurer après chaque envoi.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Relever et classer le courrierToutes les trente minutes, lit les nouveaux emails et messages WhatsApp, les classe par catégorie, extrait expéditeur, objet, montant et échéance, et range les pièces jointes dans le dossier correspondant.
Préparer les réponsesPour chaque message qui attend une réponse, rédige un brouillon complet dans le ton de l'entreprise et le dépose pour validation ; envoie après accord.
Tenir l'agenda et rappeler les rendez-vousPropose des créneaux aux demandes de rendez-vous, inscrit les rendez-vous confirmés, envoie un rappel la veille à 18 h aux participants et prévient l'utilisateur des chevauchements.
Relancer les factures impayéesChaque matin, compare les factures émises aux paiements reçus, prépare les relances dues selon le calendrier de relance et les soumet à validation ; la mise en demeure n'est jamais envoyée sans accord.
Rédiger un courrier ou un compte renduSur demande vocale ou écrite, rédige courriers, attestations, convocations, comptes rendus de réunion à partir des notes ou de l'enregistrement fournis, dans le modèle de l'entreprise.
Compte rendu du soirÀ 18 h 30, écrit en trois lignes ce qui a été fait, ce qui attend une décision et ce qui bloque, puis le lit à voix haute si l'utilisateur est présent.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur relations presse.

Fichier journalistes: La liste des contacts ciblés, donnée personnelle à tenir à jour et à traiter selon les règles de protection.
Embargo: La date avant laquelle une information ne doit pas être publiée ; le rompre ferme durablement une rédaction.
Communiqué: Le texte court adressé aux rédactions, jugé sur son intérêt pour le lecteur et pas pour l'annonceur.
Dossier de presse: L'ensemble documentaire complet remis aux journalistes qui veulent aller plus loin qu'un communiqué.
Retombée: La citation obtenue dans un média, mesurée et présentée au client comme résultat de la mission.
Ciblage: La sélection des journalistes réellement concernés ; un envoi massif détruit la relation plus qu'il ne sert.
Publi-rédactionnel: Le contenu payé qui ressemble à un article, et qui doit être identifié comme tel pour le lecteur.
Interview: Le temps de parole obtenu pour un porte-parole, préparé en amont avec des éléments de langage.

Fichier de contacts qualifié: Il porte média, rubrique et centres d'intérêt de chaque journaliste, et se met à jour en continu.
Communiqué et dossier de presse: Ils portent l'information vérifiée et ses sources, avec un contact identifié et joignable.
Revue de retombées: Elle recense les citations obtenues avec leur date et leur portée, livrable principal de la mission.
Éléments de langage du porte-parole: Préparés avant interview, ils cadrent les messages et les sujets à ne pas ouvrir.

Un embargo se respecte absolument : le rompre ferme la porte du média, souvent pour longtemps et pour tous les clients.

Aucune information n'est diffusée sans avoir été vérifiée auprès du client : une rectification abîme davantage que le silence.

Le fichier de journalistes est une base de données personnelles : il se tient à jour et respecte les demandes de retrait.

Un contenu payé se signale comme tel : présenter une publicité en article expose le client et le média qui l'accepte.

Retombées obtenues: Le résultat visible de la mission, à qualifier par média et par portée plutôt qu'à compter brut.
Contacts ciblés: Le nombre de journalistes réellement concernés, qui compte bien plus que la taille du fichier.
Taux de reprise: La part des contacts sollicités qui publient, meilleur indicateur de la qualité du ciblage.
Le journaliste: Il reçoit des dizaines de sollicitations par jour et ne répond qu'à celles qui parlent à ses lecteurs.
Le porte-parole du client: Il s'exprime au nom de l'organisation et doit être préparé, disponible et cohérent avec les messages.
Le directeur de la communication client: Il attend des retombées mesurables et compare parfois à une valeur d'espace publicitaire.
Le rédacteur en chef: Il arbitre ce qui passe ; son intérêt pour un angle compte plus que la qualité du communiqué.; L'actualité commande : un communiqué envoyé le jour d'un événement majeur ne sera lu par personne.; Les rédactions bouclent à des heures et des jours précis, qu'il faut connaître média par média pour être lu.; Les périodes creuses de l'été et des fêtes offrent de la place aux sujets qui passeraient inaperçus le reste de l'année.