Gestionnaire de notes de frais pour relations presse

Fichiers journalistes, embargos à respecter et retombées à mesurer après chaque envoi.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Contrôler les justificatifsVérifier ligne par ligne que le justificatif est joint, lisible, du montant déclaré et daté dans la période, et bloquer la seule ligne en défaut.
Confronter les dépenses à la politiqueComparer chaque ligne aux plafonds et règles de l'entreprise et écrire l'écart en citant la règle, le montant attendu et le montant déclaré, sans commenter la personne.
Identifier la TVA récupérableDistinguer la TVA récupérable de celle qui ne l'est pas selon la nature de la dépense, sans la reconstituer quand le justificatif ne la mentionne pas.
Chercher les doublons de fraisComparer chaque ligne à l'historique par montant, date et établissement, et suspendre celles qui correspondent à une dépense déjà remboursée.
Préparer les remboursementsPrésenter au responsable les lignes validées, les lignes bloquées avec leur motif et les écarts avec leur montant, sans décider ni déclencher aucun paiement.
Rendre l'état mensuel des fraisDonner les montants par catégorie, les écarts constatés, les lignes en attente de justificatif et le délai moyen de remboursement.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur relations presse.

Fichier journalistes: La liste des contacts ciblés, donnée personnelle à tenir à jour et à traiter selon les règles de protection.
Embargo: La date avant laquelle une information ne doit pas être publiée ; le rompre ferme durablement une rédaction.
Communiqué: Le texte court adressé aux rédactions, jugé sur son intérêt pour le lecteur et pas pour l'annonceur.
Dossier de presse: L'ensemble documentaire complet remis aux journalistes qui veulent aller plus loin qu'un communiqué.
Retombée: La citation obtenue dans un média, mesurée et présentée au client comme résultat de la mission.
Ciblage: La sélection des journalistes réellement concernés ; un envoi massif détruit la relation plus qu'il ne sert.
Publi-rédactionnel: Le contenu payé qui ressemble à un article, et qui doit être identifié comme tel pour le lecteur.
Interview: Le temps de parole obtenu pour un porte-parole, préparé en amont avec des éléments de langage.

Fichier de contacts qualifié: Il porte média, rubrique et centres d'intérêt de chaque journaliste, et se met à jour en continu.
Communiqué et dossier de presse: Ils portent l'information vérifiée et ses sources, avec un contact identifié et joignable.
Revue de retombées: Elle recense les citations obtenues avec leur date et leur portée, livrable principal de la mission.
Éléments de langage du porte-parole: Préparés avant interview, ils cadrent les messages et les sujets à ne pas ouvrir.

Un embargo se respecte absolument : le rompre ferme la porte du média, souvent pour longtemps et pour tous les clients.

Aucune information n'est diffusée sans avoir été vérifiée auprès du client : une rectification abîme davantage que le silence.

Le fichier de journalistes est une base de données personnelles : il se tient à jour et respecte les demandes de retrait.

Un contenu payé se signale comme tel : présenter une publicité en article expose le client et le média qui l'accepte.

Retombées obtenues: Le résultat visible de la mission, à qualifier par média et par portée plutôt qu'à compter brut.
Contacts ciblés: Le nombre de journalistes réellement concernés, qui compte bien plus que la taille du fichier.
Taux de reprise: La part des contacts sollicités qui publient, meilleur indicateur de la qualité du ciblage.
Le journaliste: Il reçoit des dizaines de sollicitations par jour et ne répond qu'à celles qui parlent à ses lecteurs.
Le porte-parole du client: Il s'exprime au nom de l'organisation et doit être préparé, disponible et cohérent avec les messages.
Le directeur de la communication client: Il attend des retombées mesurables et compare parfois à une valeur d'espace publicitaire.
Le rédacteur en chef: Il arbitre ce qui passe ; son intérêt pour un angle compte plus que la qualité du communiqué.; L'actualité commande : un communiqué envoyé le jour d'un événement majeur ne sera lu par personne.; Les rédactions bouclent à des heures et des jours précis, qu'il faut connaître média par média pour être lu.; Les périodes creuses de l'été et des fêtes offrent de la place aux sujets qui passeraient inaperçus le reste de l'année.