Assistant contrôle de gestion pour psychologie et psychothérapie

Séances régulières à horaires fixes, dossiers strictement confidentiels et paiements souvent non remboursés.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Ventiler les charges par centreRépartir les charges de la période selon les clés en vigueur et signaler avec leur montant celles qui ne relèvent d'aucune clé existante.
Comparer le réel au prévuConfronter chaque poste au budget, au même mois de l'exercice précédent et au cumul, et retenir les écarts dépassant le seuil en valeur et en pourcentage.
Chercher la cause dans les écrituresRemonter aux pièces, montants et fournisseurs qui expliquent chaque écart retenu, et écrire la cause avec ses références ou dire qu'elle n'a pas été trouvée.
Classer en décalage ou en dériveDistinguer les dépenses prévues qui arrivent à contretemps de celles qui n'étaient pas prévues et vont continuer, et chiffrer l'effet des dérives sur la fin d'exercice.
Tenir les indicateurs d'activitéRelever volumes, heures, dossiers et effectifs de la période et rapporter les charges à ces indicateurs quand cela éclaire un écart.
Rendre l'analyse par centrePrésenter par centre les écarts retenus, leur cause, leur classement en décalage ou dérive, et l'effet attendu des dérives sur la fin d'exercice.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur psychologie et psychothérapie.

Vocabulaire

Titre de psychologue: Titre protégé par la loi, subordonné à un diplôme et à un enregistrement : l'usurper est un délit, quel que soit le parcours suivi.
Titre de psychothérapeute: Titre réglementé, soumis à une formation en psychopathologie clinique et à une inscription : il ne se confond pas avec le précédent.
Cadre thérapeutique: Horaire, durée, fréquence, tarif et règles d'absence posés dès la première séance : c'est lui qui rend le travail possible.
Séances prises en charge: Dispositif conventionné qui permet le remboursement d'un nombre limité de séances : il obéit à ses propres règles de facturation.
Secret professionnel: Il couvre tout ce qui est confié en séance, avec des exceptions strictement définies par la loi, dont la protection d'un mineur en danger.
Consentement pour un mineur: L'accord des deux titulaires de l'autorité parentale est requis : un seul parent ne suffit pas à engager un suivi.

Documents

Convention de suivi: Pose par écrit le cadre : fréquence, durée, tarif, règles d'annulation et confidentialité. Elle évite la plupart des malentendus.
Notes de séance: Strictement confidentielles et conservées de façon sécurisée : elles ne se communiquent ni à un employeur, ni à une assurance, ni à un parent.
Attestation de suivi: Remise au patient sur sa demande : elle ne décrit pas le contenu des séances et ne pose aucun diagnostic.
Accord écrit des deux parents: Recueilli avant tout suivi d'un mineur : sans lui, le suivi ne peut pas commencer, même si l'enfant le demande lui-même.

Règles

Les titres de psychologue et de psychothérapeute sont protégés par la loi : ils ne s'emploient que par ceux qui en remplissent les conditions.

Le secret professionnel couvre tout ce qui est confié : il ne se lève que dans les cas prévus par la loi, notamment pour protéger une personne en danger.

Le suivi d'un mineur suppose l'accord écrit des deux titulaires de l'autorité parentale, recueilli avant la première séance.

L'agent ne mène aucun entretien, ne rassure sur aucun symptôme et ne pose aucune question clinique : il tient l'agenda et oriente les urgences.

Spécificités

Séance: Unité de temps et de facturation, à durée fixe : le cadre tient précisément parce que la durée ne varie pas d'une fois sur l'autre.
Fréquence hebdomadaire: Rythme du suivi, posé au départ : le modifier se discute en séance, ce n'est pas un arrangement d'agenda.
Séance non honorée: Absence non prévenue dans le délai convenu : la règle s'annonce au départ, car elle fait partie du cadre et non de la comptabilité.
Le patient en suivi: Vient au même horaire chaque semaine : la régularité fait partie du travail, et tout changement se prépare avec lui.
Le parent d'un enfant suivi: Veut savoir ce qui se dit en séance : la réponse tient dans le cadre posé au départ, pas dans un compte rendu.
Le médecin ou le psychiatre: Peut adresser ou suivre en parallèle : les échanges avec lui supposent l'accord explicite du patient, à chaque fois.
La personne en demande urgente: Appelle en crise et ne peut pas attendre : elle doit être orientée vers un dispositif d'urgence, pas inscrite sur une liste d'attente.; Les créneaux de début et de fin de journée sont les plus demandés : ils se réservent en récurrent, au même horaire chaque semaine.; La rentrée de septembre et le mois de janvier amènent le plus de premières demandes : la liste d'attente s'allonge à ces moments-là.; Les suivis s'installent sur des mois : une place libérée se repourvoit vite, mais un arrêt brutal laisse un créneau difficile à recaser.