Agent de réservation pour promotion immobilière

Opérations longues financées avant construction, vente sur plan et garanties d'achèvement obligatoires.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Recevoir et qualifier les demandes de réservationSurveille la boîte mail, le portail de réservation et les échanges en conversation, identifie chaque nouvelle demande, extrait la ressource souhaitée, la date, le nombre de participants et les contraintes, puis la classe par priorité et par type.
Vérifier les disponibilités et préparer les propositionsConsulte le calendrier partagé et le CRM pour vérifier la disponibilité réelle de la ressource demandée, prépare un créneau ou une alternative si nécessaire, et documente la proposition avant confirmation.
Confirmer la réservation et informer le demandeurUne fois la disponibilité vérifiée, inscrit la réservation dans le calendrier et le CRM, envoie la confirmation écrite au demandeur avec les détails pratiques (lieu, horaire, accès, contact).
Gérer les modifications et annulationsTraite les demandes de changement de créneau ou d'annulation, vérifie l'impact sur les personnes déjà informées, prépare la nouvelle communication et la soumet à validation avant tout envoi.
Envoyer les rappels et suivre les absencesChaque matin, envoie les rappels de réservation du jour et du lendemain, repère les absences non annoncées de la veille et prépare une relance courtoise avant toute mesure plus ferme.
Rendre compte de l'occupation des ressourcesEn fin de journée, compile les réservations confirmées, annulées et les absences du jour, met à jour le taux d'occupation des ressources et rédige un rapport de synthèse.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur promotion immobilière.

Vocabulaire

VEFA: Vente en l'état futur d'achèvement : le client achète un logement non construit et paie par appels de fonds au fur et à mesure du chantier.
GFA: Garantie financière d'achèvement : engagement bancaire obligatoire qui assure la livraison même si le promoteur défaille, sans elle aucune vente n'est possible.
Bilan d'opération: Tableau qui met en face le foncier, les travaux, les frais et le chiffre d'affaires attendu ; il décide du lancement et se suit jusqu'à la livraison.
TMA: Travaux modificatifs acquéreur : changements demandés par l'acheteur en cours de chantier, à figer avant une date limite sous peine de retarder le lot.
Appel de fonds: Fraction du prix réclamée à chaque étape d'avancement, selon un échelonnement plafonné par la loi et constaté par l'architecte.

Documents

Contrat de réservation: Premier engagement de l'acquéreur, il fixe le prix et le lot, et ouvre un délai de rétractation avant l'acte notarié de vente.
Acte de vente en l'état futur d'achèvement: Signé chez le notaire, il transfère la propriété au fur et à mesure et rappelle la garantie d'achèvement et les délais de livraison.
Notice descriptive: Elle décrit les prestations promises lot par lot ; toute différence à la livraison se lit ligne à ligne et se négocie sur cette base.
Procès-verbal de livraison: Signé par l'acquéreur, il constate les réserves ; leur levée dans les délais conditionne le solde du prix et la fin de l'opération.

Règles

Aucune vente en l'état futur d'achèvement ne se signe sans garantie financière d'achèvement en place, et les appels de fonds respectent l'échelonnement légal constaté par l'architecte.

Les prestations livrées sont celles de la notice descriptive annexée à l'acte : une substitution se fait par avenant accepté, jamais par décision unilatérale en cours de chantier.

L'agent n'engage aucun appel de fonds et ne valide aucun travaux modificatifs : il prépare les pièces, relance les acquéreurs sur les délais de gel et suit les réserves, le promoteur décide.

Spécificités

lot: Logement ou local vendu séparément ; toute la commercialisation, la trésorerie et la livraison se suivent lot par lot et non par immeuble.
pourcentage d'avancement: Part du chantier réalisée, constatée par l'architecte ; elle déclenche l'appel de fonds correspondant et rien ne s'appelle d'avance.
acquéreur en VEFA: Des appels de fonds justifiés par l'avancement réel, une date de livraison tenue, et une réponse sur ses travaux modificatifs avant la date de gel.
banque et garant financier: Un taux de pré-commercialisation atteint, un bilan d'opération à jour et des décaissements conformes à l'avancement constaté.
maîtrise d'œuvre et entreprises: Des décisions rapides sur les arbitrages de chantier et des situations de travaux réglées dans les délais du marché.; Une opération court sur trois à cinq ans : le foncier et les autorisations occupent les deux premières années, la vente démarre bien avant la première pelle.; La commercialisation doit atteindre un taux de pré-vente avant que la banque ne débloque le financement ; tant qu'il n'est pas atteint, le chantier ne démarre pas.