Assistant SIRH pour pompes funèbres, sur Microsoft 365 ou Google Workspace

Des familles reçues le jour du décès, un devis réglementaire, des autorisations du maire et des obsèques organisées en quelques jours ouvrables.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Contrôler les saisies du jourVérifier les champs obligatoires, les formats, les dates incohérentes, les doublons de fiches et les matricules réattribués, et signaler chaque anomalie avec son champ, sa valeur et la valeur attendue. Dans Microsoft 365 ou Google Workspace.
Chercher les incohérences de situationRechercher les sorties sans radiation, les contrats à durée déterminée sans terme, les temps partiels sans avenant, les services disparus et les managers partis, et les qualifier par leur conséquence. Dans Microsoft 365 ou Google Workspace.
Rapprocher système, paie et registreComparer effectifs, dates d'entrée et de sortie, temps de travail et affectations entre les trois sources et signaler chaque écart avec les deux valeurs et leur origine, sans en privilégier aucune. Dans Microsoft 365 ou Google Workspace.
Proposer et documenter les correctionsPréparer pour chaque anomalie la correction envisagée, la soumettre au responsable et consigner ce qui a été décidé, par qui et à quelle date, sans jamais appliquer la correction soi-même. Dans Microsoft 365 ou Google Workspace.
Préparer la revue des droits d'accèsÉtablir qui consulte et modifie quoi, faire ressortir les accès conservés après un changement de poste, un départ ou un remplacement non clôturé, et rendre la liste des suppressions à opérer. Dans Microsoft 365 ou Google Workspace.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur pompes funèbres.

Habilitation funéraire: L'autorisation préfectorale sans laquelle une entreprise ne peut organiser des obsèques.
Personne qui pourvoit aux funérailles: Le proche qui décide des obsèques et signe le bon de commande au nom de la famille.
Devis modèle: Le devis réglementaire qui sépare prestations obligatoires, optionnelles et frais avancés pour comparaison.
Contrat obsèques: Le contrat souscrit de son vivant qui finance et, en prestations personnalisées, fixe les obsèques.
Concession: L'emplacement acquis au cimetière pour une durée donnée, dont le titre se vérifie avant inhumation.
Mise en bière: La fermeture du cercueil, soumise à autorisation du maire et parfois à la présence d'un policier.

Devis d'obsèques: Établi selon le modèle réglementaire, il engage l'entreprise sur les prestations et les prix annoncés.
Bon de commande: Signé par la personne qui pourvoit aux funérailles, il déclenche les formalités et le planning.
Autorisations du maire: Fermeture du cercueil, transport, inhumation ou crémation : chacune se demande et s'obtient avant.
Registre de la chambre funéraire: Il trace admissions, sorties, soins et présentations des défunts confiés.

Le devis suit le modèle réglementaire et ne contient aucune prestation que la famille n'a pas demandée.

Aucune heure de cérémonie ne s'annonce avant les autorisations et les réservations nécessaires.

La facture reprend le devis signé : tout écart demande l'accord écrit de la famille.

Les informations d'un défunt et de sa famille ne se communiquent à aucun tiers sans leur accord.

Jour ouvrable: L'unité des délais légaux d'inhumation et de crémation, qui fixe le planning des obsèques.
Convoi: L'ensemble véhicule, porteurs et maître de cérémonie mobilisé pour une cérémonie.
Les familles en deuil: Elles attendent une écoute sobre, un devis clair et que rien ne soit oublié le jour des obsèques.
Les mairies: Elles délivrent les autorisations et gèrent cimetières et concessions ; leurs horaires bornent tout.
Les crématoriums et cimetières: Ils donnent les créneaux et exigent les autorisations avant d'accueillir un convoi.
Les officiants et lieux de culte: Ils fixent l'heure de la cérémonie et attendent une confirmation écrite.
Les banques et mutuelles: Elles règlent tout ou partie des obsèques sur facture et pièces justificatives.; Les décès arrivent à toute heure : l'agence tient une astreinte de nuit et de week-end.; Les obsèques se bâtissent en deux à six jours ouvrables, entre autorisations et créneaux disponibles.; L'hiver concentre davantage de décès et sature crématoriums et équipes de porteurs.