Assistant conformité fournisseurs pour poids lourd et véhicules industriels

Immobilisation coûteuse pour le client, dépannage sur route et contrats d'entretien kilométriques.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Tenir le calendrier des échéancesRelever les dates d'expiration de chaque pièce détenue par fournisseur.
Réclamer avant expirationDemander le renouvellement des pièces qui arrivent à échéance sous peu.
Contrôler la correspondanceVérifier que la pièce vise bien la société cocontractante et la période.
Contrôler les assurancesLire objet, garanties et montants, pas seulement l'existence du contrat.
Signaler les manquementsAlerter sur les fournisseurs en exécution dont une pièce fait défaut.
Suivre les engagements sociauxRecueillir les déclarations exigées sur les conditions de travail déclarées.
Archiver les piècesClasser chaque document avec sa date, sa validité et sa provenance.
Rapporter la couvertureDonner la part des fournisseurs actifs couverts et ceux qui ne le sont pas.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur poids lourd et véhicules industriels.

Vocabulaire

Immobilisation: Camion arrêté à l'atelier : chaque jour coûte au transporteur une tournée non faite, ce qui prime sur le prix de la réparation.
Contrat d'entretien kilométrique: Forfait au kilomètre couvrant les entretiens programmés ; il lisse la charge du transporteur et remplit l'atelier de façon prévisible.
Dépannage sur route: Intervention hors atelier sur un véhicule en panne, facturée au déplacement et à l'heure, et qui doit partir dans l'heure de l'appel.
Tachygraphe: Appareil de contrôle des temps de conduite, à vérifier périodiquement par un atelier agréé ; un tachygraphe non vérifié immobilise le camion.
Visite technique périodique: Contrôle annuel obligatoire du poids lourd ; il se prépare à l'atelier pour éviter une contre-visite qui coûte une journée de plus.

Documents

Ordre de réparation: Il autorise l'intervention et son montant, et sur un poids lourd il précise la date de remise promise, qui engage l'atelier.
Rapport d'intervention de dépannage: Il consigne l'heure d'appel, l'heure d'arrivée et ce qui a été fait sur place, et justifie une facturation contestée au bureau.
Carnet d'entretien du véhicule: Il suit les échéances kilométriques et conditionne la garantie constructeur comme la valeur de revente de la flotte.
Attestation de vérification du tachygraphe: Délivrée par un atelier agréé, elle se présente au contrôle routier et sa péremption arrête le véhicule sur le bord de la route.

Règles

La vérification périodique du tachygraphe et le contrôle technique du véhicule se font dans les délais réglementaires : un dépassement immobilise le camion et engage le transporteur au contrôle routier.

Les interventions sous garantie constructeur suivent la procédure du réseau avec pièces conservées et numéro de série relevé, sinon la garantie est refusée et l'atelier paie.

L'agent ne promet aucune date de remise et n'engage aucun dépannage : il prépare les ordres, relance les échéances de visite et alerte sur les immobilisations qui s'allongent, l'atelier décide.

Spécificités

kilomètre: Unité des contrats d'entretien et des échéances constructeur ; tout se planifie au compteur et non au calendrier.
heure d'immobilisation: Durée pendant laquelle le véhicule ne roule pas ; c'est le coût que le transporteur regarde avant le devis de réparation.
transporteur ou gestionnaire de flotte: Une date de remise tenue à l'heure près, un devis avant travaux, et un véhicule de remplacement ou une priorité quand la tournée est en jeu.
chauffeur en panne: Un dépannage qui part vite, une information honnête sur le délai, et un rapport qui décharge sa responsabilité sur la panne.
constructeur ou réseau: Le respect des procédures d'atelier agréé, les rappels traités et les garanties documentées pièce et numéro de série à l'appui.; Les camions rentrent à l'atelier la nuit et le week-end pour rouler la semaine ; l'équipe de nuit fait la différence entre un client gardé et un client perdu.; Les visites techniques périodiques se planifient un mois à l'avance avec la préparation ; une convocation oubliée cloue le véhicule jusqu'au créneau suivant.