Gestionnaire de comptes fournisseurs pour poids lourd et véhicules industriels

Immobilisation coûteuse pour le client, dépannage sur route et contrats d'entretien kilométriques.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Instruire les référencementsRéunir identité, identifiant légal, conditions et pièces exigées, chercher un compte existant sous d'autres appellations et nommer ce qui manque au dossier.
Enregistrer les conditions négociéesConsigner délai, escompte, franco de port, remises de fin d'année et garanties telles qu'elles ont été négociées, sans en consentir ni en modifier aucune.
Suivre acomptes et retenues de garantieTenir montant, date et marché de chaque acompte et retenue, et alerter avant la date à laquelle une retenue devient libérable.
Rapprocher le relevé fournisseurComparer poste par poste le relevé reçu et le compte tenu, et écrire ce qui figure d'un seul côté ainsi que les montants qui diffèrent.
Signaler les comptes à revoirRelever les fournisseurs inactifs, ceux dont les coordonnées reviennent en erreur et ceux dont le dossier de référencement a expiré.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur poids lourd et véhicules industriels.

Vocabulaire

Immobilisation: Camion arrêté à l'atelier : chaque jour coûte au transporteur une tournée non faite, ce qui prime sur le prix de la réparation.
Contrat d'entretien kilométrique: Forfait au kilomètre couvrant les entretiens programmés ; il lisse la charge du transporteur et remplit l'atelier de façon prévisible.
Dépannage sur route: Intervention hors atelier sur un véhicule en panne, facturée au déplacement et à l'heure, et qui doit partir dans l'heure de l'appel.
Tachygraphe: Appareil de contrôle des temps de conduite, à vérifier périodiquement par un atelier agréé ; un tachygraphe non vérifié immobilise le camion.
Visite technique périodique: Contrôle annuel obligatoire du poids lourd ; il se prépare à l'atelier pour éviter une contre-visite qui coûte une journée de plus.

Documents

Ordre de réparation: Il autorise l'intervention et son montant, et sur un poids lourd il précise la date de remise promise, qui engage l'atelier.
Rapport d'intervention de dépannage: Il consigne l'heure d'appel, l'heure d'arrivée et ce qui a été fait sur place, et justifie une facturation contestée au bureau.
Carnet d'entretien du véhicule: Il suit les échéances kilométriques et conditionne la garantie constructeur comme la valeur de revente de la flotte.
Attestation de vérification du tachygraphe: Délivrée par un atelier agréé, elle se présente au contrôle routier et sa péremption arrête le véhicule sur le bord de la route.

Règles

La vérification périodique du tachygraphe et le contrôle technique du véhicule se font dans les délais réglementaires : un dépassement immobilise le camion et engage le transporteur au contrôle routier.

Les interventions sous garantie constructeur suivent la procédure du réseau avec pièces conservées et numéro de série relevé, sinon la garantie est refusée et l'atelier paie.

L'agent ne promet aucune date de remise et n'engage aucun dépannage : il prépare les ordres, relance les échéances de visite et alerte sur les immobilisations qui s'allongent, l'atelier décide.

Spécificités

kilomètre: Unité des contrats d'entretien et des échéances constructeur ; tout se planifie au compteur et non au calendrier.
heure d'immobilisation: Durée pendant laquelle le véhicule ne roule pas ; c'est le coût que le transporteur regarde avant le devis de réparation.
transporteur ou gestionnaire de flotte: Une date de remise tenue à l'heure près, un devis avant travaux, et un véhicule de remplacement ou une priorité quand la tournée est en jeu.
chauffeur en panne: Un dépannage qui part vite, une information honnête sur le délai, et un rapport qui décharge sa responsabilité sur la panne.
constructeur ou réseau: Le respect des procédures d'atelier agréé, les rappels traités et les garanties documentées pièce et numéro de série à l'appui.; Les camions rentrent à l'atelier la nuit et le week-end pour rouler la semaine ; l'équipe de nuit fait la différence entre un client gardé et un client perdu.; Les visites techniques périodiques se planifient un mois à l'avance avec la préparation ; une convocation oubliée cloue le véhicule jusqu'au créneau suivant.