Agent de réservation pour podologie et pédicurie

Consultations au cabinet et à domicile, semelles fabriquées sur mesure et suivi régulier.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Recevoir et qualifier les demandes de réservationSurveille la boîte mail, le portail de réservation et les échanges en conversation, identifie chaque nouvelle demande, extrait la ressource souhaitée, la date, le nombre de participants et les contraintes, puis la classe par priorité et par type.
Vérifier les disponibilités et préparer les propositionsConsulte le calendrier partagé et le CRM pour vérifier la disponibilité réelle de la ressource demandée, prépare un créneau ou une alternative si nécessaire, et documente la proposition avant confirmation.
Confirmer la réservation et informer le demandeurUne fois la disponibilité vérifiée, inscrit la réservation dans le calendrier et le CRM, envoie la confirmation écrite au demandeur avec les détails pratiques (lieu, horaire, accès, contact).
Gérer les modifications et annulationsTraite les demandes de changement de créneau ou d'annulation, vérifie l'impact sur les personnes déjà informées, prépare la nouvelle communication et la soumet à validation avant tout envoi.
Envoyer les rappels et suivre les absencesChaque matin, envoie les rappels de réservation du jour et du lendemain, repère les absences non annoncées de la veille et prépare une relance courtoise avant toute mesure plus ferme.
Rendre compte de l'occupation des ressourcesEn fin de journée, compile les réservations confirmées, annulées et les absences du jour, met à jour le taux d'occupation des ressources et rédige un rapport de synthèse.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur podologie et pédicurie.

Vocabulaire

Grade de risque podologique: Classement du risque chez le patient diabétique : il détermine le nombre de séances de prévention prises en charge chaque année.
Orthèse plantaire: Semelle fabriquée sur mesure, qui est un dispositif médical : son remboursement suppose une prescription médicale et une traçabilité.
Accès direct: Le patient peut consulter sans passer par un médecin : mais la prise en charge, elle, dépend d'une prescription dans la plupart des cas.
Droit de prescription limité: Le praticien prescrit dans une liste fixée par arrêté, topiques et pansements notamment : au-delà, c'est au médecin de le faire.
Soin à domicile: Consultation chez des patients qui ne se déplacent plus : elle se facture avec une indemnité et se planifie en tournée groupée.
Pied à risque: Pied d'un patient diabétique ou artéritique : toute plaie, même minime, s'adresse à un médecin sans attendre la séance suivante.

Documents

Fiche de suivi du patient: Note l'examen, le grade de risque, les soins réalisés et les conseils donnés : elle fonde le suivi et la facturation des forfaits.
Prescription médicale pour les orthèses: Nécessaire à la prise en charge des semelles : sans elle, le patient paie intégralement et le découvre trop tard.
Traçabilité de l'orthèse sur mesure: Identifie le dispositif, ses matériaux et son fabricant : elle est obligatoire et se remet au patient avec la paire.
Registre de stérilisation des instruments: Trace les cycles et les contrôles : les instruments coupants imposent la même rigueur qu'au cabinet dentaire.

Règles

Toute plaie chez un patient diabétique ou artéritique s'adresse à un médecin sans attendre : c'est le point sur lequel rien ne se négocie.

Les prescriptions restent dans la liste fixée par la réglementation : au-delà, il faut passer par le médecin, quelle que soit l'évidence.

Les orthèses sont des dispositifs médicaux sur mesure : leur traçabilité se remet au patient et se conserve au dossier.

L'agent ne juge aucun état du pied et ne donne aucun conseil de soin : il planifie, rappelle le suivi et alerte sur les échéances.

Spécificités

Séance: Unité de temps et de facturation : au cabinet ou au domicile, elle n'a ni la même durée réelle ni la même cotation.
Séances de prévention par an: Nombre fixé selon le grade de risque du patient diabétique : le dépasser, c'est réaliser des séances non prises en charge.
Paire d'orthèses: Unité de fabrication et de facturation : les semelles se prescrivent, se fabriquent et se contrôlent par paire, jamais à l'unité.
Le patient diabétique: Doit être vu régulièrement et éduqué à surveiller ses pieds : le suivi vaut autant que le soin réalisé pendant la séance.
Le médecin traitant: Prescrit les orthèses et reçoit les signalements de plaie : la relation se joue sur la rapidité du signalement, pas sur sa longueur.
Le patient à domicile: Ne se déplace plus et attend à heure convenue : un retard dans une tournée se répercute sur tous les rendez-vous suivants.
Le fournisseur de matériaux d'orthèses: Livre les éléments de fabrication : une rupture de référence décale un rendez-vous de contrôle déjà fixé.; Le suivi des patients diabétiques revient à intervalle régulier dans l'année : les rendez-vous se posent d'avance, patient par patient.; Les tournées à domicile se groupent par secteur sur une demi-journée : une visite isolée coûte plus de trajet que de soin.; Les orthèses demandent une prise d'empreinte, une fabrication et un contrôle : trois rendez-vous espacés de plusieurs semaines.