Agent de traitement de formulaires pour paysagisme et espaces verts

Chantiers de création au printemps et contrats d'entretien à passages programmés le reste de l'année.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Relever les nouveaux formulairesToutes les vingt minutes, relève les formulaires arrivés par email, par le formulaire du site ou déposés en fichier, et enregistre les informations extraites ainsi que les pièces jointes dans le dossier d'entrée.
Vérifier la complétude et classerDès qu'un formulaire est enregistré, vérifie que les champs obligatoires du gabarit sont renseignés, signale les champs manquants et classe le formulaire par motif et par degré d'urgence.
Mettre à jour le CRMCrée la fiche contact ou client dans le CRM si elle n'existe pas encore, ou met à jour la fiche existante avec les informations extraites du formulaire classé, sans créer de doublon.
Envoyer l'accusé de réceptionPrépare un accusé de réception adapté au motif du formulaire, avec la référence du dossier et le délai de réponse indicatif, et l'envoie après votre accord.
Planifier les rendez-vous demandésQuand un formulaire demande un rendez-vous ou un rappel, propose des créneaux disponibles, envoie la proposition après votre accord et inscrit le rendez-vous confirmé à l'agenda.
Relancer les formulaires incompletsChaque matin, prépare une relance courtoise pour chaque formulaire resté incomplet, en indiquant précisément les champs manquants, et l'envoie après votre accord.
Bilan quotidien des formulairesEn fin de journée, rédige un état des lieux des formulaires reçus, traités, en attente de complément et routés, et le lit à voix haute si vous êtes présent.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur paysagisme et espaces verts.

Vocabulaire

Création: Le chantier neuf : terrassement, plantation, engazonnement, arrosage, vendu une fois et concentré au printemps.
Entretien: Le contrat à passages programmés qui porte le chiffre le reste de l'année et lisse la trésorerie.
Palette végétale: La liste des espèces retenues pour un projet, arrêtée selon le sol, l'exposition et l'eau disponible.
Motte et conteneur: Les deux conditionnements des végétaux : la motte se plante hors végétation, le conteneur toute l'année.
Paillage: La couverture du sol qui limite l'arrosage et le désherbage ; c'est lui qui décide du coût d'entretien des trois ans suivants.
Gestion différenciée: Le principe d'entretenir chaque zone selon son usage plutôt que de tout tondre au même rythme.
Certiphyto: Le certificat individuel sans lequel aucun produit phytopharmaceutique ne peut être acheté ni appliqué.

Documents

Plan de plantation coté: Il place chaque sujet avec son espèce et sa taille à la plantation ; c'est la pièce que le client signe avant commande.
Contrat d'entretien annuel: Il fixe le nombre de passages, leur contenu et leur période, et se reconduit ou se renégocie chaque hiver.
Fiche de passage: Remplie à chaque intervention, elle dit ce qui a été fait et ce qui reste, et justifie la facturation du contrat.
Registre des traitements phytosanitaires: Il consigne chaque application, son produit et sa dose, et se présente en cas de contrôle.

Règles

Aucun produit phytopharmaceutique n'est appliqué sans certificat individuel valide, ni chez un particulier ni dans un espace public.

Les végétaux se plantent dans leur fenêtre : promettre une plantation hors saison expose à des reprises qui ne seront pas couvertes.

Le petit jardinage en service à la personne a son propre plafond annuel par foyer : il se vérifie avant de l'annoncer au client.

Une taille d'arbre à proximité de réseaux ou en hauteur relève de l'élagage et de ses habilitations, pas de l'entretien courant.

Spécificités

m² de surface entretenue: La base de chiffrage d'un contrat d'entretien, pondérée par la difficulté d'accès.
Sujets plantés: Le nombre d'arbres et d'arbustes, qui donne le temps de chantier mieux que la surface du terrain.
Passages par an: Le cœur du contrat d'entretien : c'est ce nombre qui se négocie, pas le tarif horaire.
Le particulier propriétaire: Il achète un jardin fini sur une image et découvre que les végétaux mettent trois ans à ressembler au plan.
Le service espaces verts d'une commune: Il achète par marché public à bons de commande, exige un suivi écrit et n'utilise plus de produits phytosanitaires.
Le syndic de copropriété: Il renouvelle le contrat d'entretien à l'assemblée générale et compare les offres sur le nombre de passages.
Le pépiniériste: Il tient la disponibilité réelle des végétaux ; une espèce indisponible oblige à revoir la palette avant le chantier.; La création se vend l'hiver et se réalise de mars à juin ; passée la canicule, la plantation attend l'automne pour reprendre.; L'entretien s'étale d'avril à octobre avec un pic de tonte au printemps, puis bascule sur la taille et les feuilles à l'automne.; L'hiver est le temps des élagages, des devis et des renouvellements de contrats pour la saison suivante.