Agent de recouvrement pour orthophonie et orthoptie

Bilans prescrits puis séries de séances longues, avec listes d'attente de plusieurs mois.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Vérifier avant de relancerContrôler pour chaque créance qu'elle est échue, non contestée, sans délai consenti, et qu'aucun encaissement du jour ne la solde déjà.
Préparer les relances du jourÉcrire les rappels et relances fermes du palier atteint, sans sauter d'étape ni annoncer de procédure non décidée, en citant les factures et leurs échéances.
Noter les contacts et les promessesConsigner pour chaque échange la date, le canal, l'interlocuteur et ce qui a été dit, ainsi que toute promesse de paiement avec son montant et sa date.
Suivre les promesses de paiementVérifier à leur échéance les promesses enregistrées et relancer celles qui ne sont pas tenues en les citant, plutôt que de recommencer une relance générique.
Préparer les mises en demeureRédiger la mise en demeure du dossier arrivé au dernier palier, avec le détail des factures et des relances précédentes, et la soumettre au responsable qui l'envoie.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur orthophonie et orthoptie.

Bilan initial: Évaluation prescrite qui précède toute rééducation : son compte rendu est adressé au prescripteur et fonde la demande de prise en charge.
Entente préalable: Accord de l'assurance maladie demandé avant la série de rééducation : il conditionne toute la prise en charge de la série.
Série de séances: Rééducation prescrite en plusieurs dizaines de séances hebdomadaires : elle bloque un créneau pour des mois entiers.
Liste d'attente: Délai entre la demande et la première séance, souvent de plusieurs mois : il se dit aux familles dès le premier appel.
Renouvellement: Poursuite de la rééducation au-delà de la série : elle suppose un nouveau bilan et une nouvelle demande, pas une simple reconduction.
Compte rendu au prescripteur: Document envoyé au médecin au début et à l'issue de la prise en charge : c'est une obligation et le lien avec le reste du suivi.

Prescription médicale de bilan: Point de départ obligatoire : sans elle, ni le bilan ni la rééducation ne peuvent être pris en charge.
Compte rendu de bilan: Adressé au prescripteur, il décrit les constatations, les objectifs et le nombre de séances proposé : il fonde toute la prise en charge.
Demande d'entente préalable: Déposée avant le début de la série : commencer sans elle expose à travailler sans aucune prise en charge.
Cahier de suivi de la rééducation: Note l'évolution séance après séance : il sert au renouvellement et au compte rendu final, qui sinon se reconstruit de mémoire.

Le bilan est prescrit et son compte rendu est adressé au prescripteur : cette boucle est une obligation, pas une courtoisie professionnelle.

La série de rééducation ne commence pas avant que la demande d'entente préalable ait été déposée selon les règles applicables.

Les informations sur un patient mineur ne se transmettent à l'école qu'avec l'accord écrit des parents et dans les limites du secret.

L'agent ne conduit aucun bilan et n'interprète aucune difficulté : il tient l'agenda, la liste d'attente et les envois au prescripteur.

Séance: Unité de temps et de facturation, de trente à quarante-cinq minutes selon l'acte : elle structure une journée très découpée.
Nombre de séances par série: La nomenclature fixe le nombre de séances d'une série selon la pathologie : au-delà, il faut un nouveau bilan.
Mois d'attente: Délai réel avant la première séance : c'est l'information que les familles réclament en premier et qu'il faut donner honnêtement.
La famille de l'enfant suivi: Attend une place depuis des mois et veut comprendre : la régularité des séances conditionne tout le résultat de la rééducation.
Le médecin prescripteur: Attend le compte rendu de bilan : c'est lui qui renouvelle la prescription et qui adresse les patients suivants.
L'enseignant ou l'établissement scolaire: Demande des informations sur l'enfant : elles ne se donnent qu'avec l'accord des parents et dans les limites du secret professionnel.
La caisse d'assurance maladie: Instruit les ententes préalables : un dossier incomplet retarde le début de la rééducation de plusieurs semaines.; Les créneaux de fin d'après-midi, après l'école, sont les seuls que beaucoup de familles peuvent prendre : ils sont saturés toute l'année.; Les séries s'installent pour des mois sur le même créneau hebdomadaire : une place ne se libère qu'en fin de prise en charge.; La rentrée scolaire amène la vague des premières demandes, souvent après un signalement fait par l'école.