Gestionnaire des dépenses pour organisme de certification et d'inspection, sur Microsoft 365

Audits de certification et vérifications réglementaires chez les clients, sous accréditation COFRAC, avec une impartialité qui interdit de conseiller ceux qu'on juge.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Enregistrer et instruire les demandes d'achatÀ chaque demande reçue, l'enregistre, vérifie politique et budget restant de la catégorie, prépare la fiche d'approbation avec un avis factuel et la soumet à l'approbateur désigné. Dans Microsoft 365.
Rapprocher les relevés de cartes d'entrepriseÀ chaque relevé déposé, rapproche chaque ligne d'un justificatif, pointe les lignes sans pièce ou hors politique, repère les doublons avec factures et notes de frais et prépare les demandes aux porteurs. Dans Microsoft 365.
Tenir le registre des abonnements et prévenir des renouvellementsChaque matin, met à jour le registre des contrats récurrents à partir des contrats et des prélèvements observés, prévient avant la fin de chaque préavis et signale les abonnements en double ou sans usage connu. Dans Microsoft 365.
Suivre la consommation du budgetChaque jour, met à jour par catégorie et par service le budget, l'engagé, le facturé et le restant, alerte à l'approche du seuil et liste les engagements sans facture au-delà du délai. Dans Microsoft 365.
Produire le tableau de bord mensuel des dépensesLe premier jour ouvré du mois, produit le tableau de bord : dix plus gros postes, écarts au budget par catégorie et service, abonnements à renouveler, anomalies et doublons, tendance sur douze mois. Dans Microsoft 365.
Compte rendu du soirÀ 18 h, écrit en trois lignes les demandes traitées et en attente, les alertes budget et les renouvellements proches, puis le lit à voix haute si l'utilisateur est présent.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur organisme de certification et d'inspection.

Vocabulaire

Cycle de certification: Les trois ans d'un certificat : audit initial en deux étapes, deux surveillances annuelles, puis renouvellement.
Durée d'audit: Le nombre de jours d'audit calculé selon l'IAF MD5 sur l'effectif et la complexité ; il fixe le prix et ne se négocie pas.
Non-conformité majeure: Un écart qui met en doute la capacité du système à atteindre ses résultats ; il bloque la décision de certifier.
Vérification périodique: Le contrôle imposé par arrêté sur les installations électriques, le levage ou la pression, à une fréquence fixée.
Observation: Le défaut relevé au rapport de vérification, avec le texte qu'il enfreint ; le client doit le lever et le prouver.
Impartialité: L'exigence de l'ISO/IEC 17021-1 et 17020 : l'organisme ne conseille pas ceux qu'il audite ou inspecte.
Portée d'accréditation: La liste des référentiels et des inspections que le COFRAC reconnaît à l'organisme ; hors portée, pas de marque.

Documents

Offre de cycle de certification: Elle fixe les jours d'audit de chaque étape et leur prix pour trois ans, sur la base du questionnaire du client.
Plan d'audit: Envoyé avant l'audit, il dit quels processus, sites et personnes seront vus et à quelle heure.
Rapport d'audit et fiches d'écarts: Ils portent les constats, les exigences et les preuves sur lesquels l'organisme décide de certifier.
Certificat: Il reprend le périmètre exact de la décision ; une erreur de site ou d'activité le rend trompeur.
Rapport de vérification réglementaire: Il décrit les essais et les observations d'un équipement ; l'inspection du travail peut le demander.

Règles

L'organisme ne conseille jamais un client qu'il audite ou inspecte : il constate, il ne prescrit pas.

La durée d'audit calculée selon les règles IAF ne se réduit pas pour gagner un contrat.

Aucun certificat n'est émis avant la décision enregistrée, et il reprend exactement le périmètre décidé.

Un danger grave et imminent constaté en vérification se signale par écrit au client le jour même.

Spécificités

Jours d'audit: La base du prix et du planning des auditeurs, calculée sur l'effectif et non sur le souhait du client.
Équipements vérifiés: Le volume d'une visite d'inspection, qui fixe sa durée et son prix au contrat.
Observations non levées: L'indicateur de relance des clients, qui reviendra au rapport suivant s'il n'est pas soldé.
Le responsable qualité ou QSE du client: Il prépare l'audit et voudrait connaître les écarts au plus tôt, pour y répondre dans le délai.
La direction du client: Elle veut garder son certificat, exigé par ses donneurs d'ordres, et un audit qui ne bloque pas l'activité.
L'exploitant d'un site inspecté: Il veut savoir quelles observations lever, et ce qui impose l'arrêt immédiat d'un équipement.
Le COFRAC: Il évalue l'organisme, assiste à des audits et vérifie que les règles d'impartialité et de durée sont tenues.
Le comité de décision de l'organisme: Il prononce la certification sur dossier complet, sans avoir assisté à l'audit.; Les surveillances tombent à date anniversaire de la décision et ne peuvent pas glisser au-delà de douze mois.; Les vérifications périodiques suivent l'échéancier réglementaire de chaque équipement, trimestriel, semestriel ou annuel.; Les rapports se rédigent le soir de la visite ou dans les jours qui suivent, puis passent en relecture.; L'évaluation COFRAC de l'organisme revient chaque année et peut suspendre une portée.