Responsable des opérations achats pour organisation professionnelle et syndicale

Adhérents à représenter, cotisations annuelles et consultations à organiser.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Tenir le tableau des trois termesSuivre ensemble coût, risque et délai sur les familles et les fournisseurs.
Réexaminer l'expositionRelever fournisseurs uniques, dépendances fortes et contrats sans repli.
Préparer les arbitragesPrésenter chaque décision avec ce qu'elle coûte sur les trois termes.
Suivre les contournementsRelever les règles contournées souvent et proposer de les corriger.
Écrire les conduites de défaillanceFixer à froid décideur, repli et seuils pour chaque fournisseur critique.
Animer les revues du serviceRéunir les points à trancher, les arbitrages faits et ce qui a été écarté.
Suivre le plan de chargeRelever ce que le service a lancé, ce qui a glissé et ce qui attend.
Rendre compte à la directionPrésenter résultats, expositions et décisions avec leurs contreparties.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur organisation professionnelle et syndicale.

Vocabulaire

Cotisation syndicale: Contribution annuelle du membre, souvent calculée sur son effectif ou son chiffre d'affaires ; son recouvrement fait toute la trésorerie.
Mandat de représentation: Désignation d'un membre pour siéger au nom de l'organisation dans une instance ; sa durée et ses limites sont écrites et se vérifient.
Consultation des adhérents: Recueil d'un avis avant une prise de position ; son organisation et son dépouillement se tracent, c'est ce qui donne du poids à la position.
Convention collective: Texte de branche négocié par les organisations représentatives ; son suivi et ses avenants occupent une part constante du travail.
Représentativité: Qualité mesurée sur audience et effectifs qui ouvre le droit de négocier ; elle se prouve sur pièces au moment de la mesure.

Documents

Appel de cotisations: Il porte l'assiette et le calcul retenu pour chaque membre ; une assiette contestée bloque le paiement et retarde toute l'année.
Procès-verbal d'instance: Il consigne les positions prises et les mandats donnés ; c'est la pièce qui fonde la parole publique de l'organisation.
Position ou contribution écrite: Document transmis aux pouvoirs publics ou à la presse ; il n'engage l'organisation que s'il a été validé par l'instance compétente.
Registre des mandats: Il dit qui représente l'organisation, où et jusqu'à quand ; un mandat expiré invalide une signature en commission paritaire.

Règles

Aucune position n'est rendue publique au nom de l'organisation sans validation de l'instance compétente, et aucun membre ne signe en commission sans mandat en cours de validité.

Les données des adhérents servent à la vie de l'organisation et à rien d'autre : elles ne se cèdent, ne se louent et ne se communiquent à aucun tiers, y compris à un adhérent qui les demande.

L'agent ne prend aucune position et ne représente l'organisation nulle part : il prépare les dossiers, relance les cotisations et suit les échéances de mandat, les instances décident.

Spécificités

adhérent cotisant: Membre à jour de sa cotisation ; c'est le chiffre qui fonde la représentativité et le budget, pas le nombre de contacts en base.
mandat en cours: Représentation active dans une instance, avec sa date d'échéance ; leur suivi évite les sièges vacants au moment d'une négociation.
adhérent: Être informé des positions prises en son nom, consulté avant les sujets qui le touchent, et servi vite sur une question de convention collective.
pouvoirs publics et partenaires sociaux: Des interlocuteurs mandatés en règle, des positions écrites argumentées et des délais de réponse tenus en consultation.
instances internes: Des dossiers préparés avant la séance, des procès-verbaux diffusés rapidement et un registre des mandats à jour.; Les appels de cotisations partent en début d'année civile et les relances s'étalent sur le premier semestre ; le taux de recouvrement décide du budget des actions.; Les négociations de branche et les consultations suivent le calendrier paritaire, souvent connu un an à l'avance ; une contribution hors séance n'est pas prise en compte.