Assistant opérations pour optique

Vente liée à une ordonnance, tiers payant avec les mutuelles et atelier de montage sur place.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Relever et qualifier les demandes entrantesToutes les trente minutes, lit les nouvelles demandes (email, formulaire, veille navigateur) et les qualifie selon les critères fixés par l'utilisateur, en notant priorité, urgence et pièces manquantes.
Mettre à jour le CRMAprès chaque qualification ou action, met à jour le statut, la prochaine action et l'échéance du dossier dans le CRM, et journalise l'historique des échanges.
Préparer les actions d'exécutionPour chaque dossier qualifié comme prioritaire, prépare le brouillon de réponse ou le dossier à instruire (pièces à rassembler, documents à compléter) et le dépose pour validation.
Relancer les dossiers en attenteChaque matin, repère les dossiers sans réponse depuis le délai fixé, prépare la relance adaptée au nombre de rappels déjà envoyés et la soumet à validation avant envoi.
Veille des opportunitésDeux fois par jour, consulte les sites et pages que l'utilisateur a désignés pour repérer de nouvelles opportunités ou appels, et les ajoute au pipeline en attente de qualification.
Rapport d'activité hebdomadaireChaque vendredi, rédige un rapport clair sur les volumes traités, les dossiers en attente, les dossiers bloqués et leur raison, à partir du CRM et du journal de la semaine.
Compte rendu du soirÀ 18 h 30, résume en trois lignes ce qui a été fait, ce qui attend une décision et ce qui bloque, et le lit à voix haute si l'utilisateur est présent.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur optique.

Ordonnance: La prescription du médecin, dont la durée de validité dépend de l'âge du porteur et se vérifie à chaque vente.
Adaptation: La possibilité pour l'opticien d'ajuster la correction dans certaines limites, sauf opposition du prescripteur.
Devis normalisé: Le document obligatoire remis avant la vente, qui sépare monture et verres et affiche les prises en charge.
Panier sans reste à charge: L'offre intégralement remboursée, qui doit être proposée au client à côté des autres.
Écart pupillaire: La mesure indispensable au centrage des verres ; une erreur de quelques millimètres rend les verres inconfortables.
Verre progressif: Le verre à plusieurs zones de vision, qui demande des mesures précises et une période d'adaptation.
Tiers payant mutuelle: La prise en charge directe par la complémentaire, qui exige un accord préalable dans la plupart des cas.
Montage: L'atelier où les verres sont taillés et insérés dans la monture ; c'est là que se joue le délai promis.

Ordonnance en cours de validité: Elle conditionne la vente ; une ordonnance périmée impose un retour chez le prescripteur.
Devis normalisé signé: Remis avant la vente, il détaille prix et remboursements et protège des litiges sur le reste à charge.
Fiche de mesures: Écarts, hauteurs et paramètres de la monture choisie, sans lesquels le montage ne peut pas être juste.
Accord de prise en charge de la mutuelle: Obtenu avant la commande, il évite de découvrir un refus une fois les verres taillés.

Aucune vente de verres correcteurs sans ordonnance en cours de validité : la durée dépend de l'âge et se vérifie à chaque fois.

Le devis normalisé se remet avant la vente et l'offre sans reste à charge se présente au client, sans attendre qu'il la demande.

Les mesures se prennent sur le client avec la monture choisie : les reprendre d'un ancien équipement fabrique un verre inconfortable.

L'accord de la mutuelle s'obtient avant de commander les verres, sinon le refus reste à la charge du magasin ou du client.

Équipements vendus: L'unité d'activité du magasin, qui combine toujours une monture et une paire de verres.
Reste à charge: La somme réellement payée par le client, seul chiffre qui l'intéresse vraiment.
Jours de délai de montage: Le temps entre la commande et la livraison, promesse la plus scrutée par le client.
Le client porteur: Il compare des prix qu'il ne sait pas décomposer et juge sur le confort qu'il découvre après une semaine.
L'ophtalmologiste prescripteur: Il fixe la correction et peut s'opposer à l'adaptation ; les délais de rendez-vous pèsent sur l'activité.
La mutuelle: Elle accorde ou refuse la prise en charge, avec des plafonds et des périodicités variables selon les contrats.
Le verrier fournisseur: Il taille les verres spéciaux ; son délai est la principale cause de retard annoncé au client.; La rentrée de septembre et les fins d'année de droits mutuelle concentrent les ventes sur quelques semaines.; Les délais de verrier commandent la promesse faite au client : un verre spécial met plus d'une semaine à arriver.; Les renouvellements suivent la durée de validité des ordonnances et se rappellent au client au bon moment.