Agent de recouvrement pour opéra et orchestre, sur Microsoft 365

Des musiciens permanents dont le travail se compte en services encadrés par accord, des artistes invités engagés par leurs agents et des productions programmées plusieurs saisons à l'avance.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Vérifier avant de relancerContrôler pour chaque créance qu'elle est échue, non contestée, sans délai consenti, et qu'aucun encaissement du jour ne la solde déjà.
Préparer les relances du jourÉcrire les rappels et relances fermes du palier atteint, sans sauter d'étape ni annoncer de procédure non décidée, en citant les factures et leurs échéances.
Noter les contacts et les promessesConsigner pour chaque échange la date, le canal, l'interlocuteur et ce qui a été dit, ainsi que toute promesse de paiement avec son montant et sa date.
Suivre les promesses de paiementVérifier à leur échéance les promesses enregistrées et relancer celles qui ne sont pas tenues en les citant, plutôt que de recommencer une relance générique.
Préparer les mises en demeureRédiger la mise en demeure du dossier arrivé au dernier palier, avec le détail des factures et des relances précédentes, et la soumettre au responsable qui l'envoie. Dans Microsoft 365.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur opéra et orchestre.

Vocabulaire

Service: L'unité de travail du musicien d'orchestre, répétition ou concert, de durée et de nombre plafonnés par accord.
Tableau de service: Le planning publié des services de l'orchestre, dans un délai fixé par l'accord d'entreprise.
Nomenclature: La composition instrumentale d'une œuvre, qui fixe l'effectif de vents, de percussions et de claviers.
Supplémentaire: Le musicien engagé en contrat d'usage pour compléter l'effectif permanent sur un programme.
Matériel d'orchestre: Le conducteur et les parties séparées d'une œuvre, achetés ou loués à l'éditeur pour des dates données.
Distribution: La liste des chanteurs, chefs et équipe de mise en scène arrêtée pour une production lyrique.

Documents

Tableau de service: Il fixe services, horaires et lieux de chaque musicien en respectant repos et plafonds.
Contrat d'engagement d'artiste: Il fixe cachet, répétitions, dates de présence, captation et défraiements d'un artiste invité.
Fiche d'œuvre: Elle donne l'édition, l'éditeur, la nomenclature, la durée et le régime de droits d'une œuvre programmée.
Feuille de route de tournée: Elle rassemble transports, hébergements, horaires et transport des instruments pour chaque date.

Règles

Aucun tableau de service ne déroge aux repos et plafonds de l'accord d'entreprise.

Aucun artiste ni musicien ne travaille sans contrat signé et déclaration préalable.

Aucune partition protégée n'est copiée sans autorisation de l'éditeur.

Aucun cachet n'est proposé hors de l'enveloppe validée par la direction.

Spécificités

service: L'unité du planning et de la paie des musiciens, souvent de trois heures.
cachet: La rémunération d'un artiste invité ou d'un supplémentaire par représentation ou répétition.
saison: L'unité de programmation, arrêtée deux à trois ans à l'avance pour les productions lyriques.
Musiciens et leurs représentants: Attendent des tableaux publiés à temps et des services conformes à l'accord.
Agents d'artistes: Attendent des propositions claires, des contrats à temps et des dates de répétitions fixées.
Éditeurs de musique: Attendent des demandes de location précises et le retour du matériel dans les délais.
Tutelles publiques: Attendent des bilans d'activité, une fréquentation et un budget tenu.; Les productions lyriques se distribuent deux à trois saisons à l'avance, auprès des agents d'artistes.; Les tableaux de service se publient plusieurs semaines avant les services, selon l'accord d'entreprise.; Les éléments variables de paie des supplémentaires et des invités se transmettent chaque mois.