Coordinateur marketing pour ong et action humanitaire, sur Microsoft 365

Des projets financés par des bailleurs institutionnels et des donateurs, menés dans des contextes instables, et justifiés par des indicateurs, des procédures d'achat et des rapports à date fixe.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Tenir le calendrier uniqueMaintenir la seule version du calendrier des actions marketing en cours.
Mettre à jour l'état des actionsRelever pour chaque action son porteur, son avancement et ce qu'elle attend.
Repérer les recouvrementsSignaler envois au même public, ressources partagées et dates en collision.
Relancer sur les échéancesRappeler ce qui est attendu, de qui et pour quand sur chaque échéance proche. Dans Microsoft 365.
Suivre le budget engagéRapprocher les montants engagés des enveloppes allouées par action. Dans Microsoft 365.
Alerter sur l'approche d'une limitePrévenir le responsable quand une enveloppe approche de son plafond. Dans Microsoft 365.
Préparer le point hebdomadaireRéunir avancement, recouvrements et décisions attendues avant la réunion. Dans Microsoft 365.
Rendre l'état mensuel des actionsPublier actions menées, reportées, abandonnées et budget consommé.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur ong et action humanitaire.

Vocabulaire

Bailleur institutionnel: Financeur public d'un projet, comme l'Union européenne, une agence de développement ou un ministère, avec ses règles.
Cadre logique: Tableau de l'objectif, des résultats, des activités et des indicateurs vérifiables d'un projet.
Ligne budgétaire: Poste du budget accepté par le bailleur ; on ne déplace des fonds entre lignes que dans la flexibilité permise.
Rapport de situation: Point régulier du terrain sur le contexte, la sécurité et l'avancement des activités.
Comité d'attribution: Instance qui choisit un fournisseur au vu des offres, selon les seuils de procédure.
Éligibilité des dépenses: Règles qui disent quelles dépenses un bailleur finance, sur quelle période et avec quels justificatifs.

Documents

Proposition de projet: Elle présente besoins, cadre logique, budget et chronogramme au bailleur pour obtenir un financement.
Contrat de financement: Il fixe montants, durée, règles d'éligibilité, rapports dus et conditions d'audit.
Rapport narratif et financier: Remis à date fixe, il conditionne les versements suivants.
Dossier d'achat: Demande, devis, comparatif, procès-verbal, commande, livraison et facture : il se présente à l'audit.

Règles

Aucun bénéficiaire n'est cité par son nom ni identifiable dans un document sortant.

Aucune information de sécurité ne circule hors des destinataires prévus.

Aucun achat ne se fractionne pour passer sous un seuil de procédure.

Spécificités

bénéficiaire: L'unité de compte des indicateurs de résultat, toujours anonymisée dans les rapports.
ligne budgétaire: L'unité du suivi financier et de la flexibilité accordée par le bailleur.
Bailleurs institutionnels: Attendent des rapports à temps, des dépenses éligibles et des indicateurs vérifiables.
Donateurs privés: Attendent de savoir à quoi a servi leur don et un reçu fiscal.
Équipes de terrain: Attendent des achats livrés à temps, des procédures claires et un appui du siège.
Autorités et partenaires locaux: Attendent coordination, respect des accords et transparence sur les activités.; Les rapports aux bailleurs tombent à dates fixes, intermédiaires puis finaux.; Les rapports de situation du terrain arrivent chaque semaine, plus souvent en crise.; Une urgence ouvre une mission en quelques jours, avec des procédures d'achat accélérées mais tracées.