Gestionnaire des dépenses pour nettoyage industriel et hygiène

Interventions programmées avec comptes rendus signés, produits classés et traçabilité des passages.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Enregistrer et instruire les demandes d'achatÀ chaque demande reçue, l'enregistre, vérifie politique et budget restant de la catégorie, prépare la fiche d'approbation avec un avis factuel et la soumet à l'approbateur désigné.
Rapprocher les relevés de cartes d'entrepriseÀ chaque relevé déposé, rapproche chaque ligne d'un justificatif, pointe les lignes sans pièce ou hors politique, repère les doublons avec factures et notes de frais et prépare les demandes aux porteurs.
Tenir le registre des abonnements et prévenir des renouvellementsChaque matin, met à jour le registre des contrats récurrents à partir des contrats et des prélèvements observés, prévient avant la fin de chaque préavis et signale les abonnements en double ou sans usage connu.
Suivre la consommation du budgetChaque jour, met à jour par catégorie et par service le budget, l'engagé, le facturé et le restant, alerte à l'approche du seuil et liste les engagements sans facture au-delà du délai.
Produire le tableau de bord mensuel des dépensesLe premier jour ouvré du mois, produit le tableau de bord : dix plus gros postes, écarts au budget par catégorie et service, abonnements à renouveler, anomalies et doublons, tendance sur douze mois.
Compte rendu du soirÀ 18 h, écrit en trois lignes les demandes traitées et en attente, les alertes budget et les renouvellements proches, puis le lit à voix haute si l'utilisateur est présent.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur nettoyage industriel et hygiène.

Cahier des charges de prestation: Le document qui dit ce qui est nettoyé, à quelle fréquence et selon quel résultat ; tout le reste est hors contrat.
Contrôle de présence: Le pointage sur site, par badge ou par application, qui prouve le passage et sert à la facturation.
Fiche de données de sécurité: Le document du fabricant sur chaque produit, à tenir accessible aux agents et au médecin du travail.
Plan de prévention: Le document obligatoire établi avec l'entreprise utilisatrice avant une intervention présentant des risques.
Reprise de personnel: L'obligation conventionnelle de reprendre les salariés du prestataire sortant lors d'un changement de marché.
Milieu sensible: L'intervention en agroalimentaire ou en santé, avec ses protocoles, ses tenues et ses enregistrements propres.

Contrat et fiche de site: L'écrit qui décrit les locaux, les surfaces, les fréquences, les horaires d'accès et les moyens mis à disposition.
Fiche de contrôle qualité signée: Le relevé du contrôle contradictoire avec le client, qui sert de preuve du service fait.
Plan de prévention: Le document rédigé avec l'entreprise utilisatrice avant intervention, avec les risques croisés et les mesures retenues.
Registre des produits employés: La liste des produits utilisés sur le site avec leurs fiches de données de sécurité, accessible aux agents.
Attestation de formation des agents: La preuve que les agents ont été formés aux protocoles et aux produits avant leur prise de poste.

Aucune intervention à risque sans plan de prévention établi avec l'entreprise utilisatrice, avant le premier passage.

Les produits employés sont ceux du contrat, avec leur fiche de données de sécurité accessible sur le site.

Les agents sont formés au protocole du site avant leur première intervention, remplaçants compris.

L'agent ne remplace personne sur le terrain et n'engage aucun avenant : il tient les plannings, relance et prépare les contrôles.

mètre carré nettoyé: L'unité de chiffrage des marchés : le prix se construit à partir des surfaces et des fréquences.
heure d'intervention: L'unité de facturation et de planification des équipes, décomptée par site et par agent.
passage: L'unité de fréquence contractuelle : un passage manqué est un service non fait, avec sa pénalité.
Responsable de site client: Attend un service fait sans avoir à le vérifier et un interlocuteur qui répond quand un agent ne vient pas.
Agent de service: Attend un planning stable, du matériel en état et des produits dont il connaît les risques et le mode d'emploi.
Inspection du travail: Attend un plan de prévention pour les interventions à risque et des horaires décomptés conformes à la convention.
Responsable hygiène du client: Attend des enregistrements de passage et des protocoles respectés, surtout en agroalimentaire et en santé.; Les interventions se font tôt le matin ou tard le soir, hors de la présence des occupants des locaux.; Les prestations périodiques, vitres, décapage et moquettes, se planifient à l'année et se rattrapent mal quand elles glissent.; Les remplacements d'agents absents se règlent en quelques heures, sinon le passage est manqué et constaté.; Les marchés se renouvellent tous les trois à quatre ans et s'accompagnent d'une reprise du personnel en place.