Gestionnaire de courrier pour nettoyage industriel et hygiène

Interventions programmées avec comptes rendus signés, produits classés et traçabilité des passages.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Enregistrer les arrivéesInscrire au registre chaque courrier arrivé avec sa date de réception réelle, son expéditeur, sa nature, son destinataire interne et sa référence, en signalant tout écart entre la date d'arrivée et celle du traitement.
Isoler les courriers à délaiRepérer les recommandés, les accusés de réception et les courriers ouvrant un temps de réponse, calculer leur date limite depuis la réception et les porter au suivi des délais avec leur preuve.
Orienter vers le bon destinataireTransmettre chaque courrier à la personne compétente selon le plan d'orientation, adresser au responsable administratif ce qui ne s'oriente pas avec certitude, et remonter le jour même les expéditeurs sensibles.
Préparer les courriers sortantsComposer le pli demandé, assembler les pièces annoncées et vérifier que chacune est présente, puis le soumettre au responsable qui relit et expédie lui-même.
Tenir le registre des départsInscrire chaque courrier expédié avec sa date d'envoi, son destinataire, son objet, son mode d'envoi et la preuve associée, et classer cette preuve avec l'entrée correspondante.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur nettoyage industriel et hygiène.

Cahier des charges de prestation: Le document qui dit ce qui est nettoyé, à quelle fréquence et selon quel résultat ; tout le reste est hors contrat.
Contrôle de présence: Le pointage sur site, par badge ou par application, qui prouve le passage et sert à la facturation.
Fiche de données de sécurité: Le document du fabricant sur chaque produit, à tenir accessible aux agents et au médecin du travail.
Plan de prévention: Le document obligatoire établi avec l'entreprise utilisatrice avant une intervention présentant des risques.
Reprise de personnel: L'obligation conventionnelle de reprendre les salariés du prestataire sortant lors d'un changement de marché.
Milieu sensible: L'intervention en agroalimentaire ou en santé, avec ses protocoles, ses tenues et ses enregistrements propres.

Contrat et fiche de site: L'écrit qui décrit les locaux, les surfaces, les fréquences, les horaires d'accès et les moyens mis à disposition.
Fiche de contrôle qualité signée: Le relevé du contrôle contradictoire avec le client, qui sert de preuve du service fait.
Plan de prévention: Le document rédigé avec l'entreprise utilisatrice avant intervention, avec les risques croisés et les mesures retenues.
Registre des produits employés: La liste des produits utilisés sur le site avec leurs fiches de données de sécurité, accessible aux agents.
Attestation de formation des agents: La preuve que les agents ont été formés aux protocoles et aux produits avant leur prise de poste.

Aucune intervention à risque sans plan de prévention établi avec l'entreprise utilisatrice, avant le premier passage.

Les produits employés sont ceux du contrat, avec leur fiche de données de sécurité accessible sur le site.

Les agents sont formés au protocole du site avant leur première intervention, remplaçants compris.

L'agent ne remplace personne sur le terrain et n'engage aucun avenant : il tient les plannings, relance et prépare les contrôles.

mètre carré nettoyé: L'unité de chiffrage des marchés : le prix se construit à partir des surfaces et des fréquences.
heure d'intervention: L'unité de facturation et de planification des équipes, décomptée par site et par agent.
passage: L'unité de fréquence contractuelle : un passage manqué est un service non fait, avec sa pénalité.
Responsable de site client: Attend un service fait sans avoir à le vérifier et un interlocuteur qui répond quand un agent ne vient pas.
Agent de service: Attend un planning stable, du matériel en état et des produits dont il connaît les risques et le mode d'emploi.
Inspection du travail: Attend un plan de prévention pour les interventions à risque et des horaires décomptés conformes à la convention.
Responsable hygiène du client: Attend des enregistrements de passage et des protocoles respectés, surtout en agroalimentaire et en santé.; Les interventions se font tôt le matin ou tard le soir, hors de la présence des occupants des locaux.; Les prestations périodiques, vitres, décapage et moquettes, se planifient à l'année et se rattrapent mal quand elles glissent.; Les remplacements d'agents absents se règlent en quelques heures, sinon le passage est manqué et constaté.; Les marchés se renouvellent tous les trois à quatre ans et s'accompagnent d'une reprise du personnel en place.