Gestionnaire de dossiers pour nettoyage de locaux

Contrats mensuels à passages fixes, personnel tôt le matin ou tard le soir et reprise de personnel en cas de changement.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Ouvrir les nouveaux dossiersÀ la réception d'un nouvel email ou d'une nouvelle entrée CRM, crée un dossier, identifie l'étape du parcours et liste les informations et pièces attendues à cette étape.
Vérifier la complétude des dossiers actifsChaque matin, parcourt les dossiers actifs, compare les pièces reçues à la checklist attendue pour l'étape en cours et signale ce qui manque.
Relancer les pièces manquantesPrépare une relance courtoise pour chaque pièce ou information manquante identifiée, adressée au bon interlocuteur, et la soumet à validation avant envoi.
Mettre à jour le CRMToutes les heures, reporte dans le CRM les informations nouvelles reçues par email ou par conversation, en consignant chaque changement de statut avec sa date et son motif.
Suivre les échéances de dossierChaque matin, vérifie l'agenda pour les échéances liées à un dossier et envoie un rappel suffisamment tôt pour qu'aucun délai ne soit dépassé.
Produire le reporting d'activitéChaque soir, compile le nombre de dossiers actifs, le taux de retard, le délai moyen de traitement et la complétude documentaire dans un tableau de synthèse.
Rédiger une synthèse ou un courrier de dossierSur demande vocale ou écrite, rédige une synthèse de dossier, un compte rendu ou un courrier de suivi à partir des informations consignées, dans le modèle de l'entreprise.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur nettoyage de locaux.

Cahier des charges: Le document qui dit ce qui est nettoyé, à quelle fréquence et comment ; hors de lui, rien n'est dû.
Fréquence de passage: Le nombre d'interventions par semaine, qui fait le prix du contrat bien plus que la surface.
Reprise de personnel: L'obligation de reprendre les salariés du site lors d'un changement de prestataire, avec leur ancienneté.
Vacation: Le créneau d'intervention, souvent tôt le matin ou tard le soir, hors présence des occupants.
Remise en état: La prestation exceptionnelle de remise à niveau, distincte de l'entretien courant et facturée à part.
Contrôle qualité: La visite contradictoire qui note la prestation et déclenche les pénalités ou les félicitations.
Produit et fiche de sécurité: Chaque produit utilisé a sa fiche, à connaître et à tenir accessible sur le site.
Cahier de liaison: Le carnet laissé sur place où le client et l'agent se répondent entre deux passages.

Contrat avec cahier des charges annexé: Il liste prestations et fréquences par zone ; toute demande hors liste est un avenant, pas un service.
Planning de vacation par site: Il dit qui passe où et quand ; c'est la base du remplacement quand un agent est absent.
Fiche de contrôle qualité: Remplie contradictoirement avec le client, elle objective la prestation et prévient la résiliation surprise.
Fiches de données de sécurité des produits: Tenues accessibles sur site, elles sont exigées à tout contrôle et en cas d'accident.

Seules les prestations du cahier des charges sont dues : une demande supplémentaire se chiffre avant d'être exécutée.

Un changement de prestataire déclenche la reprise du personnel du site avec son ancienneté : c'est une obligation, pas une option.

Les produits utilisés sont ceux prévus, avec leurs fiches de sécurité accessibles sur site et leur port d'équipement respecté.

Une absence d'agent se remplace le jour même : un site non fait ne se rattrape pas le lendemain et se voit immédiatement.

m² entretenus: La base de chiffrage, pondérée par le type de sol et la difficulté d'accès.
Heures de vacation: Le temps réellement payé et facturé, meilleure mesure du coût que la surface seule.
Passages par semaine: La fréquence contractuelle, principal levier de négociation quand le client veut baisser le prix.
Le responsable des services généraux: Il juge sur ce qu'il voit en arrivant le matin et réagit d'abord aux plaintes des occupants.
L'agent de service: Il travaille seul et sans témoin ; sa fidélisation est le vrai enjeu de rentabilité du contrat.
Les occupants du site: Ils ne sont pas le client mais ils font remonter chaque manque, et ce sont eux qui font la réputation.
Le chef d'équipe ou inspecteur: Il contrôle plusieurs sites, forme et remplace, et c'est lui qui tient la qualité au quotidien.; Le travail se fait hors des heures des occupants : très tôt le matin ou le soir, ce qui rend le recrutement difficile.; L'absentéisme est structurel et le remplacement se règle dans l'heure, sinon le site n'est pas fait et se voit tout de suite.; Les remises en état se calent sur les fermetures de sites, vacances scolaires et congés d'été.