Agent de réservation pour négoce sanitaire et chauffage

Comptoir pour installateurs, commandes urgentes en dépannage et gammes changeant au rythme des normes.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Recevoir et qualifier les demandes de réservationSurveille la boîte mail, le portail de réservation et les échanges en conversation, identifie chaque nouvelle demande, extrait la ressource souhaitée, la date, le nombre de participants et les contraintes, puis la classe par priorité et par type.
Vérifier les disponibilités et préparer les propositionsConsulte le calendrier partagé et le CRM pour vérifier la disponibilité réelle de la ressource demandée, prépare un créneau ou une alternative si nécessaire, et documente la proposition avant confirmation.
Confirmer la réservation et informer le demandeurUne fois la disponibilité vérifiée, inscrit la réservation dans le calendrier et le CRM, envoie la confirmation écrite au demandeur avec les détails pratiques (lieu, horaire, accès, contact).
Gérer les modifications et annulationsTraite les demandes de changement de créneau ou d'annulation, vérifie l'impact sur les personnes déjà informées, prépare la nouvelle communication et la soumet à validation avant tout envoi.
Envoyer les rappels et suivre les absencesChaque matin, envoie les rappels de réservation du jour et du lendemain, repère les absences non annoncées de la veille et prépare une relance courtoise avant toute mesure plus ferme.
Rendre compte de l'occupation des ressourcesEn fin de journée, compile les réservations confirmées, annulées et les absences du jour, met à jour le taux d'occupation des ressources et rédige un rapport de synthèse.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur négoce sanitaire et chauffage.

Vocabulaire

Pack: L'ensemble vendu en un seul article, chaudière et accessoires par exemple, que le client croit parfois complet.
Pièce détachée: Le composant d'un appareil installé, qu'il faut retrouver par le numéro de série et non par le modèle.
Salle d'exposition: L'espace où le particulier vient choisir, et d'où sortent des devis qui ne ressemblent pas aux commandes pro.
Aide à la rénovation: Le dispositif public qui finance une partie de l'installation, à condition que le matériel soit éligible.
Mise en service: L'intervention du fabricant ou d'un agréé sans laquelle la garantie de l'appareil ne court pas.

Documents

Devis de salle d'exposition: Le chiffrage remis au particulier, avec des références et des délais qui lui sont propres.
Certificat d'éligibilité: Le document qui atteste que le matériel ouvre droit à l'aide demandée par le client.
Bon de mise en service: La preuve que l'appareil a été démarré dans les règles, qui conditionne sa garantie.
Bon de garantie fabricant: Ce qui ouvre le recours en cas de panne, et qui exige la facture d'origine.

Règles

Ne jamais annoncer une aide comme acquise, l'éligibilité se vérifie dossier par dossier.

Ne jamais fournir une pièce détachée sans le numéro de série de l'appareil concerné.

Ne jamais laisser croire qu'un appareil est garanti sans sa mise en service par un agréé.

Spécificités

la pièce: Les appareils et les accessoires se comptent et se commandent à l'unité.
le mètre linéaire: Les tubes de cuivre et les gaines se vendent à la coupe.
le kilowatt: La puissance d'une chaudière ou d'une pompe à chaleur, qui décide du modèle à fournir.
Plombier chauffagiste: La pièce disponible le jour même, car il a un client sans eau chaude qui attend.
Particulier en exposition: Qu'on lui dise le prix complet posé, aides comprises, et pas seulement celui du matériel.
Fabricant: Des numéros de série exacts sur les demandes de pièces et de garantie.
Installateur RGE: Du matériel éligible aux aides et les certificats qui vont avec, sans lesquels le dossier tombe.; L'hiver fait exploser les demandes de dépannage et de pièces ; les remplacements de chaudière se décident en septembre.; Les changements de dispositif d'aide, souvent au 1er janvier, font se précipiter les dossiers en fin d'année.