Gestionnaire de dossiers pour négoce de matériaux de construction

Produits pondéreux livrés sur chantier par camion-grue, avec comptes professionnels et encours à surveiller.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Ouvrir les nouveaux dossiersÀ la réception d'un nouvel email ou d'une nouvelle entrée CRM, crée un dossier, identifie l'étape du parcours et liste les informations et pièces attendues à cette étape.
Vérifier la complétude des dossiers actifsChaque matin, parcourt les dossiers actifs, compare les pièces reçues à la checklist attendue pour l'étape en cours et signale ce qui manque.
Relancer les pièces manquantesPrépare une relance courtoise pour chaque pièce ou information manquante identifiée, adressée au bon interlocuteur, et la soumet à validation avant envoi.
Mettre à jour le CRMToutes les heures, reporte dans le CRM les informations nouvelles reçues par email ou par conversation, en consignant chaque changement de statut avec sa date et son motif.
Suivre les échéances de dossierChaque matin, vérifie l'agenda pour les échéances liées à un dossier et envoie un rappel suffisamment tôt pour qu'aucun délai ne soit dépassé.
Produire le reporting d'activitéChaque soir, compile le nombre de dossiers actifs, le taux de retard, le délai moyen de traitement et la complétude documentaire dans un tableau de synthèse.
Rédiger une synthèse ou un courrier de dossierSur demande vocale ou écrite, rédige une synthèse de dossier, un compte rendu ou un courrier de suivi à partir des informations consignées, dans le modèle de l'entreprise.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur négoce de matériaux de construction.

Palette consignée: Le support de livraison facturé puis remboursé au retour, qui se suit comme une marchandise.
Enlèvement: La commande que le client vient chercher au dépôt, par opposition à celle qu'on livre chez lui.
Camion grue: Le véhicule qui décharge seul sur chantier, sans lequel une livraison au sol est impossible.
Chantier: L'adresse de livraison réelle, souvent différente de l'adresse de facturation du client.
Rupture de charge: Le passage par un dépôt intermédiaire, qui rallonge le délai et multiplie les risques de casse.

Devis chantier: Le chiffrage d'un lot complet pour une adresse donnée, valable un temps court car les prix bougent.
Bon d'enlèvement: Ce que le client emporte lui-même du dépôt, signé sur place et distinct d'une livraison.
Bon de livraison signé: La preuve de la réception sur chantier, sans laquelle une casse n'est jamais imputable.
Attestation de conformité: Le document qui accompagne certains matériaux et que le client devra produire à la réception.

Ne jamais confirmer une livraison sur chantier sans avoir vérifié l'accès et le moyen de déchargement.

Ne jamais facturer une palette consignée comme perdue avant le délai de retour convenu.

Ne jamais modifier une quantité de commande sans l'accord écrit du conducteur de travaux.

la tonne: Les granulats, le ciment et l'acier se comptent et se facturent au poids.
le mètre cube: Le béton, le sable et les bois de structure se commandent au volume.
la palette: L'unité de livraison des parpaings, des briques et des sacs.
Chef de chantier: Une livraison à l'heure convenue, au bon endroit du chantier, avec le moyen de décharger.
Conducteur de travaux: Des prix tenus sur la durée du chantier et des reliquats livrés sans avoir à relancer.
Chauffeur livreur: Une adresse précise, un contact sur place et l'accès vérifié avant de partir.
Particulier: Qu'on lui explique les quantités dont il a besoin, car il les calcule rarement juste.; Le gros des livraisons se fait de mars à novembre ; le gel arrête les chantiers et vide les commandes.; La semaine se charge du lundi au jeudi, les chantiers ne prennent presque jamais livraison le vendredi après-midi.