Agent de back-office pour microbrasserie et distillerie artisanale, sur Ekos ou BrewMan ou Whiskey Systems

Petites séries brassées ou distillées sur place, cuves et fûts qui immobilisent le stock, et comptabilité matières d'entrepositaire agréé déclarée chaque mois aux douanes.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Enregistrer les dossiers entrantsInscrire dans la file chaque dossier reçu avec sa date d'arrivée, son service d'origine et l'objet demandé, avant tout traitement, pour qu'aucun dossier ne circule hors du suivi.
Contrôler les pièces du dossierVérifier pour chaque dossier que les pièces attendues sont présentes, lisibles et au nom du bon tiers, et relever les informations contradictoires d'une pièce à l'autre sans les trancher.
Saisir les dossiers completsReporter dans l'outil de gestion les données lues sur les pièces, sans jamais compléter de mémoire une case absente, et laisser en attente tout dossier auquel il manque une information. Dans Ekos ou BrewMan ou Whiskey Systems.
Émettre et suivre les rejetsÉcrire pour chaque dossier incomplet le manque constaté, la pièce en cause et le service destinataire, puis suivre le retour et relancer ce qui ne revient pas.
Tenir les référentiels de tiersCréer les tiers absents à partir des pièces et signaler les doublons possibles en citant les deux fiches et ce qui les distingue, sans jamais fusionner ni modifier une fiche existante. Dans Ekos ou BrewMan ou Whiskey Systems.
Rendre l'état de la fileDonner chaque soir les entrées, les dossiers traités, ceux en attente avec leur ancienneté et les rejets ouverts, en nommant tout dossier bloqué depuis plus de cinq jours ouvrés.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur microbrasserie et distillerie artisanale.

Vocabulaire

Brassin: La cuvée de bière produite en une fois, unité de fabrication et de traçabilité de la microbrasserie.
Cœur de chauffe: La fraction centrale de la distillation, séparée des têtes et des queues, qui fait l'eau-de-vie.
Litre d'alcool pur: L'unité qui convertit volume et degré, base du rendement, du stock fiscal et des droits.
Entrepositaire agréé: Le statut qui permet de produire et de détenir de l'alcool en suspension de droits, sous comptabilité matières.
DRM: La déclaration récapitulative mensuelle des entrées et sorties d'alcool, à déposer avant le 10 du mois suivant.
Compte d'âge: Le décompte du vieillissement en fût qui seul permet de revendiquer un âge sur l'étiquette.

Documents

Fiche de brassin: Elle consigne recette, densités, températures et levure, et relie chaque lot conditionné à sa cuve.
Cahier de distillation: Il note chargements, coupes, degrés et litres d'alcool pur obtenus à chaque chauffe.
Déclaration récapitulative mensuelle: Elle déclare aux douanes les mouvements du mois et fonde le calcul des droits dus.
Document d'accompagnement électronique: Il accompagne chaque expédition en suspension de droits jusqu'à son apurement par le destinataire.

Règles

Les volumes déclarés sont ceux de la comptabilité matières tenue au jour le jour, jamais des estimations.

Aucune expédition en suspension de droits sans document d'accompagnement vers un destinataire autorisé.

Aucun âge ni aucune dénomination ne figure sur l'étiquette sans le registre qui le prouve.

Le degré étiqueté est celui mesuré sur le lot, dans la tolérance admise.

Spécificités

hectolitre: L'unité de production et de déclaration de la bière.
litre d'alcool pur: L'unité des eaux-de-vie, du stock en chai et des droits sur les alcools forts.
degré alcoométrique: Le titre déclaré, qui change la catégorie fiscale et le montant des droits.
Bar, restaurant ou caviste: Des petites commandes régulières, une bière ou une eau-de-vie constante d'un lot à l'autre, des fûts repris à temps.
Service des douanes: Une comptabilité matières juste, une DRM déposée à temps et des expéditions sous le bon document.
Fournisseur de malt, houblon ou fruits: Des commandes anticipées sur des récoltes qui changent d'une année à l'autre.
Visiteur de la boutique: Une visite, une dégustation et un achat sur place, avec les mentions sanitaires respectées.; La garde des bières et le vieillissement des eaux-de-vie immobilisent cuves et fûts pendant des semaines ou des années.; La DRM du mois écoulé se dépose avant le 10 et se prépare sur la comptabilité matières tenue au jour le jour.; L'été et les fêtes de fin d'année concentrent les ventes aux bars, cavistes et visiteurs de la boutique.