Gestionnaire de notes de frais pour métallerie et serrurerie industrielle

Ouvrages métalliques sur mesure : garde-corps, escaliers, portails, avec relevé de cotes sur site avant fabrication.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Contrôler les justificatifsVérifier ligne par ligne que le justificatif est joint, lisible, du montant déclaré et daté dans la période, et bloquer la seule ligne en défaut.
Confronter les dépenses à la politiqueComparer chaque ligne aux plafonds et règles de l'entreprise et écrire l'écart en citant la règle, le montant attendu et le montant déclaré, sans commenter la personne.
Identifier la TVA récupérableDistinguer la TVA récupérable de celle qui ne l'est pas selon la nature de la dépense, sans la reconstituer quand le justificatif ne la mentionne pas.
Chercher les doublons de fraisComparer chaque ligne à l'historique par montant, date et établissement, et suspendre celles qui correspondent à une dépense déjà remboursée.
Préparer les remboursementsPrésenter au responsable les lignes validées, les lignes bloquées avec leur motif et les écarts avec leur montant, sans décider ni déclencher aucun paiement.
Rendre l'état mensuel des fraisDonner les montants par catégorie, les écarts constatés, les lignes en attente de justificatif et le délai moyen de remboursement.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur métallerie et serrurerie industrielle.

Classe d'exécution: Le niveau d'exigence d'un ouvrage de structure, qui commande les contrôles, les soudures et la documentation.
Marquage des ouvrages: L'apposition exigée sur les éléments de structure, adossée à un contrôle de production en usine certifié.
Contrôle de production en usine: Le système interne audité par un organisme, sans lequel un ouvrage de structure ne peut pas être mis sur le marché.
Série: La répétition d'un même ouvrage en atelier, qui distingue la métallerie industrielle de la métallerie de chantier.
Gabarit de perçage: L'outil qui reproduit un plan de trous à l'identique et évite de repointer chaque pièce d'une série.
Galvanisation: La protection par trempé à chaud, sous-traitée, qui déforme parfois les pièces minces et impose des trous d'évent.
Nomenclature: La liste des éléments d'un ouvrage avec leurs repères ; c'est elle qui permet de livrer complet et de retrouver une pièce.
Repère: Le marquage individuel de chaque élément, qui relie la pièce au plan, au certificat matière et au montage.

Plan d'ensemble et plans de détail: Ils décomposent l'ouvrage en éléments repérés ; l'atelier travaille sur les détails, le montage sur l'ensemble.
Déclaration de performances: Elle accompagne les ouvrages de structure mis sur le marché et rattache l'ouvrage à sa classe d'exécution.
Certificats matière: Ils rattachent les profilés et les tôles à leur coulée, et se joignent au dossier des ouvrages tracés.
Fiche de contrôle avant expédition: Elle constate la conformité, la finition et la présence de tous les repères annoncés au bordereau.

Aucun ouvrage de structure n'est livré hors du cadre de certification de l'atelier : la classe d'exécution se vérifie avant de chiffrer.

Rien de porteur ne se modifie en atelier sans l'accord écrit du bureau d'études qui a calculé l'ouvrage.

Chaque élément part repéré et rattaché à sa nomenclature : un ouvrage livré sans repères se monte deux fois plus lentement.

La traçabilité matière se tient du certificat au repère ; une pièce non rattachée à sa coulée ne s'intègre pas à un ouvrage tracé.

kg d'acier: La masse de l'ouvrage, base du prix de la matière, du transport et du moyen de levage à prévoir.
Ouvrages par série: La quantité répétée, qui autorise le gabarit et fait basculer le prix unitaire.
Mètres de soudure: Le contenu de travail réel d'un ouvrage soudé, plus parlant que son encombrement.
L'entreprise générale: Elle achète des ouvrages posés ou livrés et juge le fournisseur sur le respect du calendrier de montage.
Le bureau d'études structure: Il fournit les notes de calcul et arbitre les adaptations ; rien de porteur ne se modifie sans lui.
L'organisme certificateur: Il audite le contrôle de production en usine et suspend la certification en cas d'écart non traité.
Le galvanisateur ou le thermolaqueur: Il traite les pièces par bains de dimension limitée, ce qui contraint parfois la conception de l'ouvrage.; L'atelier produit des séries pendant que les chantiers réclament des pièces uniques : les deux flux se disputent les mêmes machines.; La finition sous-traitée impose son aller-retour de plusieurs jours, à intégrer au délai avant de promettre une date.; Les livraisons se calent sur le montage du client : une série arrivée trop tôt encombre, trop tard elle bloque un chantier entier.