Gestionnaire de dossiers pour messagerie et colis

Tournées denses avec preuves de livraison, retours en cas d'absence et engagement de délai par colis.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Ouvrir les nouveaux dossiersÀ la réception d'un nouvel email ou d'une nouvelle entrée CRM, crée un dossier, identifie l'étape du parcours et liste les informations et pièces attendues à cette étape.
Vérifier la complétude des dossiers actifsChaque matin, parcourt les dossiers actifs, compare les pièces reçues à la checklist attendue pour l'étape en cours et signale ce qui manque.
Relancer les pièces manquantesPrépare une relance courtoise pour chaque pièce ou information manquante identifiée, adressée au bon interlocuteur, et la soumet à validation avant envoi.
Mettre à jour le CRMToutes les heures, reporte dans le CRM les informations nouvelles reçues par email ou par conversation, en consignant chaque changement de statut avec sa date et son motif.
Suivre les échéances de dossierChaque matin, vérifie l'agenda pour les échéances liées à un dossier et envoie un rappel suffisamment tôt pour qu'aucun délai ne soit dépassé.
Produire le reporting d'activitéChaque soir, compile le nombre de dossiers actifs, le taux de retard, le délai moyen de traitement et la complétude documentaire dans un tableau de synthèse.
Rédiger une synthèse ou un courrier de dossierSur demande vocale ou écrite, rédige une synthèse de dossier, un compte rendu ou un courrier de suivi à partir des informations consignées, dans le modèle de l'entreprise.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur messagerie et colis.

Preuve de livraison: Signature, photo ou code enregistré à la remise du colis : sans elle, un litige sur la livraison se règle contre le transporteur.
Déclaration de valeur: Mention qui permet de dépasser le plafond d'indemnisation, moyennant un supplément : sans elle, l'indemnité reste au barème.
Mise en instance: Colis non remis faute de destinataire : il attend un délai fixé, puis repart à l'expéditeur, avec le coût du retour en plus.
Réserve motivée: Contestation du destinataire à la livraison : elle doit être précise et confirmée dans le délai légal, sinon elle est réputée non écrite.
Arrêts par heure: Nombre de points servis dans l'heure : c'est l'indicateur qui dit si une tournée est tenable, bien plus que le nombre de colis.
Envoi et colis: Un envoi peut compter plusieurs colis : les plafonds d'indemnisation s'appliquent aux deux, et l'écart change entièrement le calcul.

Bordereau de livraison avec preuve: Porte la signature ou le justificatif électronique de remise : c'est la seule pièce opposable en cas de contestation.
Lettre de voiture de messagerie: Décrit l'envoi, le nombre de colis, le poids et le délai convenu ; elle fonde la responsabilité et l'indemnisation en cas de dommage.
Lettre de réserves confirmée: Adressée dans le délai légal après une réserve à la livraison : hors de ce délai, la contestation du destinataire est éteinte.
Feuille de tournée: Liste les points, l'ordre et les créneaux ; elle sert autant à conduire la journée qu'à reconstituer ce qui s'est passé après coup.

Une livraison sans preuve enregistrée n'est pas une livraison : en cas de contestation, c'est le transporteur qui supporte la charge de la preuve.

L'indemnisation est plafonnée par le barème applicable, sauf déclaration de valeur : cela se dit à l'expéditeur avant l'envoi, pas après le dommage.

Les réserves du destinataire doivent être précises et confirmées dans le délai légal : une mention vague vaut acceptation sans réserve.

Un colis mis en instance repart à l'expéditeur au terme du délai annoncé : le prolonger sans accord crée un stock que personne ne paie.

Colis et envoi: Deux unités distinctes : la tarification et l'indemnisation ne se calculent pas sur la même, et la confusion coûte cher en litige.
Kilo taxé: Poids réel ou poids volumétrique, le plus élevé des deux : c'est lui qui est facturé, et le client le découvre souvent trop tard.
Arrêt: Unité de travail d'une tournée : le coût d'un arrêt tient au temps d'accès, pas au nombre de colis qu'on y dépose.
L'expéditeur: Veut un délai tenu et une preuve : c'est lui qui paie, et il juge le transporteur sur les envois qui ont posé problème.
Le destinataire absent: Trouve un avis de passage et veut une nouvelle date : chaque représentation coûte, et la troisième ne se fait généralement pas.
Le livreur de tournée: Travaille sur un temps contraint : ajouter des points sans revoir la tournée produit des livraisons bâclées et des preuves manquantes.
Le service client: Reçoit les réclamations et a besoin du suivi complet : sans preuve de livraison, il ne peut rien faire d'autre qu'indemniser.; Le pic d'automne, de fin novembre à Noël, double les volumes sur quelques semaines : les renforts se recrutent et se forment avant.; La tournée part tôt et doit être bouclée dans la journée : un colis non livré revient au dépôt et coûte deux fois son transport.; Les lundis et les lendemains de jour férié concentrent les volumes accumulés : c'est là que se créent les retards de la semaine.