Gestionnaire contrats clients pour messagerie et colis

Tournées denses avec preuves de livraison, retours en cas d'absence et engagement de délai par colis.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Enregistrer les contrats signésVerser chaque contrat dès sa signature avec ses dates clés et vérifier les signatures requises.
Rattacher les avenantsLier chaque avenant à son contrat d'origine et désigner la version qui fait foi.
Tenir les dates clésMaintenir effet, échéance, préavis, reconduction et révision de prix pour chaque contrat.
Alerter avant les préavisPrévenir les responsables avant chaque date de préavis, avec ce qu'elle permet encore de décider.
Comparer la facturation au contrat signéConfronter prix, remises, indexations et périmètre facturés aux conditions signées.
Signaler les écarts constatésTransmettre les divergences entre facturé et signé, sans les corriger soi-même.
Orienter les demandes contractuellesTransmettre au responsable du compte ou au juridique toute question de sens ou de clause.
Rendre l'état du parc de contratsÉcrire chaque mois les contrats en cours, les échéances proches et les écarts non traités.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur messagerie et colis.

Preuve de livraison: Signature, photo ou code enregistré à la remise du colis : sans elle, un litige sur la livraison se règle contre le transporteur.
Déclaration de valeur: Mention qui permet de dépasser le plafond d'indemnisation, moyennant un supplément : sans elle, l'indemnité reste au barème.
Mise en instance: Colis non remis faute de destinataire : il attend un délai fixé, puis repart à l'expéditeur, avec le coût du retour en plus.
Réserve motivée: Contestation du destinataire à la livraison : elle doit être précise et confirmée dans le délai légal, sinon elle est réputée non écrite.
Arrêts par heure: Nombre de points servis dans l'heure : c'est l'indicateur qui dit si une tournée est tenable, bien plus que le nombre de colis.
Envoi et colis: Un envoi peut compter plusieurs colis : les plafonds d'indemnisation s'appliquent aux deux, et l'écart change entièrement le calcul.

Bordereau de livraison avec preuve: Porte la signature ou le justificatif électronique de remise : c'est la seule pièce opposable en cas de contestation.
Lettre de voiture de messagerie: Décrit l'envoi, le nombre de colis, le poids et le délai convenu ; elle fonde la responsabilité et l'indemnisation en cas de dommage.
Lettre de réserves confirmée: Adressée dans le délai légal après une réserve à la livraison : hors de ce délai, la contestation du destinataire est éteinte.
Feuille de tournée: Liste les points, l'ordre et les créneaux ; elle sert autant à conduire la journée qu'à reconstituer ce qui s'est passé après coup.

Une livraison sans preuve enregistrée n'est pas une livraison : en cas de contestation, c'est le transporteur qui supporte la charge de la preuve.

L'indemnisation est plafonnée par le barème applicable, sauf déclaration de valeur : cela se dit à l'expéditeur avant l'envoi, pas après le dommage.

Les réserves du destinataire doivent être précises et confirmées dans le délai légal : une mention vague vaut acceptation sans réserve.

Un colis mis en instance repart à l'expéditeur au terme du délai annoncé : le prolonger sans accord crée un stock que personne ne paie.

Colis et envoi: Deux unités distinctes : la tarification et l'indemnisation ne se calculent pas sur la même, et la confusion coûte cher en litige.
Kilo taxé: Poids réel ou poids volumétrique, le plus élevé des deux : c'est lui qui est facturé, et le client le découvre souvent trop tard.
Arrêt: Unité de travail d'une tournée : le coût d'un arrêt tient au temps d'accès, pas au nombre de colis qu'on y dépose.
L'expéditeur: Veut un délai tenu et une preuve : c'est lui qui paie, et il juge le transporteur sur les envois qui ont posé problème.
Le destinataire absent: Trouve un avis de passage et veut une nouvelle date : chaque représentation coûte, et la troisième ne se fait généralement pas.
Le livreur de tournée: Travaille sur un temps contraint : ajouter des points sans revoir la tournée produit des livraisons bâclées et des preuves manquantes.
Le service client: Reçoit les réclamations et a besoin du suivi complet : sans preuve de livraison, il ne peut rien faire d'autre qu'indemniser.; Le pic d'automne, de fin novembre à Noël, double les volumes sur quelques semaines : les renforts se recrutent et se forment avant.; La tournée part tôt et doit être bouclée dans la journée : un colis non livré revient au dépôt et coûte deux fois son transport.; Les lundis et les lendemains de jour férié concentrent les volumes accumulés : c'est là que se créent les retards de la semaine.