Gestionnaire de dossiers pour menuiserie aluminium et pvc

Fenêtres et fermetures fabriquées sur mesure à partir de profilés, avec des performances thermiques à justifier.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Ouvrir les nouveaux dossiersÀ la réception d'un nouvel email ou d'une nouvelle entrée CRM, crée un dossier, identifie l'étape du parcours et liste les informations et pièces attendues à cette étape.
Vérifier la complétude des dossiers actifsChaque matin, parcourt les dossiers actifs, compare les pièces reçues à la checklist attendue pour l'étape en cours et signale ce qui manque.
Relancer les pièces manquantesPrépare une relance courtoise pour chaque pièce ou information manquante identifiée, adressée au bon interlocuteur, et la soumet à validation avant envoi.
Mettre à jour le CRMToutes les heures, reporte dans le CRM les informations nouvelles reçues par email ou par conversation, en consignant chaque changement de statut avec sa date et son motif.
Suivre les échéances de dossierChaque matin, vérifie l'agenda pour les échéances liées à un dossier et envoie un rappel suffisamment tôt pour qu'aucun délai ne soit dépassé.
Produire le reporting d'activitéChaque soir, compile le nombre de dossiers actifs, le taux de retard, le délai moyen de traitement et la complétude documentaire dans un tableau de synthèse.
Rédiger une synthèse ou un courrier de dossierSur demande vocale ou écrite, rédige une synthèse de dossier, un compte rendu ou un courrier de suivi à partir des informations consignées, dans le modèle de l'entreprise.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur menuiserie aluminium et pvc.

Dormant et ouvrant: Le cadre fixé au mur et la partie qui s'ouvre : toutes les cotes de fabrication se prennent par rapport au dormant.
Tableau: L'ouverture maçonnée qui reçoit la menuiserie ; le relevé se fait en trois points car il n'est jamais parfaitement droit.
Pose en rénovation: La pose sur dormant existant, qui réduit le clair de vitrage et se dit au client avant la commande, pas à la livraison.
Uw: Le coefficient de déperdition de la fenêtre entière, différent de celui du seul vitrage ; c'est lui qui compte pour les aides.
Classement A*E*V: Le classement air, eau, vent de la menuiserie, exigé selon l'exposition du bâtiment et sa hauteur.
Profilé: La barre d'aluminium ou de PVC débitée sur mesure ; sa gamme décide des performances et des délais d'approvisionnement.
Rupture de pont thermique: La barrette isolante entre intérieur et extérieur d'un profilé aluminium, sans laquelle les performances ne suivent pas.
Clair de vitrage: La surface de verre réellement visible, qui rétrécit à chaque changement de pose et que le client remarque tout de suite.

Fiche de relevé de cotes: Prise sur site en trois points par ouverture, datée et signée ; c'est elle qui engage, pas les cotes données au téléphone.
Devis avec performances: Il porte les coefficients, le classement et le type de pose, seuls éléments qui rendent deux offres comparables.
Procès-verbal de réception: Signé à la pose, il liste les réserves et déclenche le solde ainsi que le départ des garanties.
Attestation de performance du vitrage: Réclamée pour les aides et les assurances, elle rattache le vitrage posé à sa certification.

Rien ne part en fabrication sans relevé sur site : une cote donnée par le client au téléphone n'est jamais une cote de fabrication.

Le type de pose et la perte de clair de vitrage se disent au devis, avec le chiffre, et pas le jour de la livraison.

Les performances annoncées sont celles de la menuiserie complète, jamais celles du seul vitrage, qui flattent l'offre.

Aucun chantier ne commence avant l'accord de l'organisme d'aide quand le client en demande une : l'antériorité fait perdre le droit.

Menuiseries posées: L'unité de chantier et de planning : on compte des ouvertures, pas des mètres carrés de façade.
m² de vitrage: La surface vitrée, qui commande le poids, le nombre de poseurs et le moyen de manutention.
Semaines de fabrication: Le délai entre commande et livraison sur mesure, à recompter dès qu'une cote ou une teinte change.
Le particulier propriétaire: Il compare des prix sans regarder les performances, et découvre le clair de vitrage réduit le jour de la pose.
Le maçon ou le plaquiste: Il livre ou reprend le tableau ; un support pas prêt transforme une pose d'une journée en deux passages.
Le gammiste fournisseur de profilés: Il tient les gammes, les teintes et les délais, et impose les règles de mise en œuvre qui ouvrent la garantie.
L'organisme instructeur de l'aide: Il contrôle les mentions du devis et les performances déclarées, et refuse un dossier incomplet sans discuter.; La demande grossit à l'automne quand les factures de chauffage arrivent, et la pose se concentre du printemps à l'automne.; Entre le relevé et la pose, plusieurs semaines de fabrication sur mesure pendant lesquelles aucune cote ne doit bouger.; Les dossiers d'aide imposent leur ordre : devis, accord, travaux, facture ; commencer avant l'accord fait perdre l'aide au client.