Secrétaire administratif pour marché et vente ambulante

Emplacements réservés à l'avance, encaissement sur place et chargement complet du véhicule chaque jour.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Relever et classer le courrierToutes les trente minutes, lit les nouveaux emails et messages WhatsApp, les classe par catégorie, extrait expéditeur, objet, montant et échéance, et range les pièces jointes dans le dossier correspondant.
Préparer les réponsesPour chaque message qui attend une réponse, rédige un brouillon complet dans le ton de l'entreprise et le dépose pour validation ; envoie après accord.
Tenir l'agenda et rappeler les rendez-vousPropose des créneaux aux demandes de rendez-vous, inscrit les rendez-vous confirmés, envoie un rappel la veille à 18 h aux participants et prévient l'utilisateur des chevauchements.
Relancer les factures impayéesChaque matin, compare les factures émises aux paiements reçus, prépare les relances dues selon le calendrier de relance et les soumet à validation ; la mise en demeure n'est jamais envoyée sans accord.
Rédiger un courrier ou un compte renduSur demande vocale ou écrite, rédige courriers, attestations, convocations, comptes rendus de réunion à partir des notes ou de l'enregistrement fournis, dans le modèle de l'entreprise.
Compte rendu du soirÀ 18 h 30, écrit en trois lignes ce qui a été fait, ce qui attend une décision et ce qui bloque, puis le lit à voix haute si l'utilisateur est présent.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur marché et vente ambulante.

Vocabulaire

Carte de commerçant ambulant: Titre délivré par la chambre consulaire, valable quatre ans, exigé pour vendre hors de la commune où l'entreprise est établie : un contrôle commence par lui.
Droit de place: Redevance versée à la commune pour occuper l'emplacement, calculée au mètre linéaire d'étal et encaissée par le placier ou le régisseur.
Abonné et passager: L'abonné a un emplacement attribué à l'année, le passager attend le placement du jour : les deux ne sont ni placés ni facturés de la même façon.
Placier: Agent qui attribue les emplacements chaque matin et encaisse les droits ; c'est lui qui décide où l'on déballe, pas l'ancienneté déclarée.
Mètre linéaire: Longueur de façade d'étal : c'est l'unité du droit de place, du plan du marché et de ce que l'on peut réellement présenter.
Vérification périodique de la balance: Contrôle annuel d'un instrument de pesage utilisé pour vendre, matérialisé par une vignette : sans elle, la balance ne peut plus servir.

Documents

Carte de commerçant ambulant: Se présente à tout contrôle sur le marché ; périmée, elle vaut exercice sans titre et l'emplacement peut être refusé le matin même.
Autorisation d'occupation du domaine public: Titre nominatif qui fixe l'emplacement, les jours et les horaires ; il n'est ni cessible, ni prêtable à un confrère, ni transmissible.
Déclaration d'activité auprès des services vétérinaires: Obligatoire pour vendre des denrées animales ou périssables ; elle décrit le véhicule, l'étal et les moyens de froid employés.
Vignette de vérification de la balance: Apposée sur l'instrument et datée : un contrôle la lit avant de peser quoi que ce soit, et une vignette expirée arrête la vente au poids.

Règles

Vendre hors de la commune où l'entreprise est établie exige la carte de commerçant ambulant en cours de validité, présentée à tout contrôle.

L'emplacement est attribué par la commune et n'appartient pas au commerçant : il ne se cède pas, ne se sous-loue pas et ne se garde pas par un tiers.

Les prix s'affichent au kilo, lisibles depuis l'allée, avec l'origine et la catégorie sur les fruits et légumes ; un panneau manquant est une infraction.

La balance utilisée pour vendre doit porter une vérification périodique en cours de validité ; à défaut, la vente au poids s'arrête sur-le-champ.

Les denrées périssables se transportent et se présentent au froid : une rupture de la chaîne du froid se solde par la destruction, pas par une remise.

Spécificités

Mètre linéaire: Longueur d'étal louée : elle fixe le droit de place, le nombre de cagettes présentables et le temps de montage le matin.
Kilo: Unité de vente et d'affichage des fruits, des légumes et du fromage : le prix au kilo se lit de loin, avant le prix à la pièce.
Colis ou cagette: Unité d'achat chez le grossiste ; elle ne correspond pas au conditionnement de vente et se reventile le matin même sur l'étal.
Le placier: Attend un commerçant présent à l'heure du plan ; un retard fait perdre l'emplacement au profit d'un passager, même pour un abonné.
Le régisseur des droits de place: Encaisse au mètre linéaire et tient les comptes de la commune ; il attend le paiement au jour le jour ou l'abonnement à échéance.
Le grossiste du marché de gros: Vend au colis à l'aube, sans reprise ni retour : ce qui est chargé est acheté, et la sélection se fait au chargement.
Le client fidèle du marché: Vient chaque semaine à la même heure ; il attend d'être reconnu et prévenu quand ce qu'il achète d'habitude manque.; Le marché se monte avant le jour et se démonte en début d'après-midi : ce qui n'est pas vendu avant treize heures repart dans le camion.; La tournée est hebdomadaire et fixe, un marché par jour et par commune : changer de jour, c'est perdre la clientèle qui vous attend.; L'approvisionnement se fait à l'aube au marché de gros, avant le marché lui-même : la qualité achetée à cinq heures décide de la journée.; La météo fait le chiffre : une matinée de pluie ne se rattrape pas, et les denrées invendues ne tiennent pas jusqu'au marché suivant.