Gestionnaire des dépenses pour maintenance informatique de proximité

Interventions courtes chez des TPE, contrats d'assistance au forfait et parc matériel à suivre.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Enregistrer et instruire les demandes d'achatÀ chaque demande reçue, l'enregistre, vérifie politique et budget restant de la catégorie, prépare la fiche d'approbation avec un avis factuel et la soumet à l'approbateur désigné.
Rapprocher les relevés de cartes d'entrepriseÀ chaque relevé déposé, rapproche chaque ligne d'un justificatif, pointe les lignes sans pièce ou hors politique, repère les doublons avec factures et notes de frais et prépare les demandes aux porteurs.
Tenir le registre des abonnements et prévenir des renouvellementsChaque matin, met à jour le registre des contrats récurrents à partir des contrats et des prélèvements observés, prévient avant la fin de chaque préavis et signale les abonnements en double ou sans usage connu.
Suivre la consommation du budgetChaque jour, met à jour par catégorie et par service le budget, l'engagé, le facturé et le restant, alerte à l'approche du seuil et liste les engagements sans facture au-delà du délai.
Produire le tableau de bord mensuel des dépensesLe premier jour ouvré du mois, produit le tableau de bord : dix plus gros postes, écarts au budget par catégorie et service, abonnements à renouveler, anomalies et doublons, tendance sur douze mois.
Compte rendu du soirÀ 18 h, écrit en trois lignes les demandes traitées et en attente, les alertes budget et les renouvellements proches, puis le lit à voix haute si l'utilisateur est présent.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur maintenance informatique de proximité.

Contrat d'assistance au forfait: L'abonnement mensuel qui couvre un parc ou un nombre d'interventions : c'est le revenu récurrent de l'entreprise.
Parc informatique: L'inventaire des postes, serveurs et licences du client : sans lui, on intervient à l'aveugle et on facture mal.
Télémaintenance: L'intervention à distance avec l'accord de l'utilisateur : elle règle la majorité des incidents sans déplacement.
Sauvegarde du client: La responsabilité la plus lourde du métier : une sauvegarde non vérifiée découverte le jour du sinistre coûte le client.
Délai de rétablissement: Le temps promis au contrat pour remettre en marche : il décide du prix autant que du nombre de techniciens.
Fin de support: La date à laquelle un système ne reçoit plus de correctif de sécurité : la laisser passer expose le client et le prestataire.

Contrat d'assistance: L'écrit qui dit le périmètre couvert, les délais d'intervention, les exclusions et ce qui se facture en supplément.
Inventaire du parc et des licences: La liste tenue à jour des matériels, des systèmes et des licences, avec leurs dates de garantie et de fin de support.
Rapport d'intervention signé: Le compte rendu remis après chaque passage, avec ce qui a été fait et le temps passé : il fonde la facture.
Procédure de sauvegarde et de restauration: Le document qui dit ce qui est sauvegardé, où, à quelle fréquence et comment on restaure, avec la date du dernier test.
Charte d'accès aux systèmes du client: L'engagement sur l'usage des comptes d'administration confiés, avec leur traçabilité et leur retrait en fin de contrat.

Aucune intervention à distance sans accord de l'utilisateur, et la session se coupe dès la fin de l'intervention.

Les sauvegardes des clients se vérifient par une restauration réelle à intervalle défini, et le test se consigne.

Les comptes d'administration confiés sont nominatifs et restitués ou désactivés dès la fin du contrat.

L'agent n'accède à aucun poste client et ne modifie aucune configuration : il prépare les tickets, relance et suit le parc.

poste géré: L'unité de facturation du contrat : le parc se compte en postes, serveurs et boîtes aux lettres.
heure d'intervention: L'unité de facturation hors forfait, décomptée sur le rapport signé par le client.
ticket: L'unité de suivi des demandes, classée par urgence, qui mesure la charge réelle d'un contrat.
Dirigeant de petite entreprise: Attend une réponse rapide en langage compréhensible et une facture sans surprise : il n'a pas de service informatique.
Utilisateur bloqué: Attend d'être rappelé vite et de comprendre ce qui se passe, même quand la réparation prendra du temps.
Fournisseur de matériel: Attend des demandes de garantie documentées avec numéro de série et symptôme, sinon le retour traîne des semaines.
Éditeur du logiciel métier: Attend un interlocuteur technique côté client ; c'est souvent le prestataire qui joue ce rôle sans être payé pour cela.; Les appels arrivent le lundi matin et après chaque mise à jour poussée par les éditeurs.; Les fins de support des systèmes se préparent des mois avant, sinon le client découvre la migration dans l'urgence.; Les contrats d'assistance se renouvellent à date anniversaire et se révisent quand le parc a changé.; Les tests de restauration se programment au calendrier : personne ne les fait de sa propre initiative.