Assistant de direction pour location de véhicules

Flotte à faire tourner, états des lieux au départ et au retour, franchises et sinistres à gérer.

Dans une entreprise de location de véhicules, ce poste s'appelle « Assistant de direction » (direction).

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Trier ce qui monte et ce qui redescendLire chaque élément arrivé sur les canaux du dirigeant, ne faire monter que ce qui exige son arbitrage avec contexte, enjeu et décision attendue, et préparer la redirection du reste vers la bonne personne.
Préparer le dossier de chaque rendez-vousMonter la veille au soir, pour chaque rendez-vous du lendemain, une page donnant l'interlocuteur et sa qualité, le dernier échange, les points restés ouverts et l'objectif de la rencontre.
Extraire les décisions et les actionsTirer des notes ou de l'enregistrement d'une réunion deux listes séparées, les décisions telles qu'elles ont été formulées et les actions avec leur responsable et leur date, en signalant celles qui restent à préciser.
Relancer les actions en retardComparer les actions ouvertes à leur date annoncée, préparer en brouillon la relance de chaque responsable en retard et présenter au dirigeant celles qui glissent une seconde fois.
Rendre le point du soirÉcrire chaque fin de journée ce qui monte le lendemain, ce qui a été redirigé et repris, les actions closes et les actions en retard avec le nom de leur responsable, en une page.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur location de véhicules.

État des lieux contradictoire: Constat signé au départ et au retour, photos à l'appui : sans lui, aucun dommage ne peut être imputé au locataire.
Franchise: Somme qui reste à la charge du locataire en cas de dommage : elle s'annonce avant la signature, jamais au moment du sinistre.
Rachat de franchise: Option qui réduit ou supprime la franchise : ce qu'elle couvre et ce qu'elle exclut se dit clairement, sous peine de litige.
Kilométrage inclus: Nombre de kilomètres compris dans le tarif : au-delà, le kilomètre supplémentaire se facture et double parfois le prix annoncé.
Taux de rotation: Part du temps où un véhicule est loué : c'est lui qui fait la rentabilité, et un véhicule immobilisé pour réparation la détruit.
Véhicule non restitué: Locataire qui ne rend pas le véhicule à l'échéance : la procédure se déclenche par écrit et par plainte, jamais par des relances.

Contrat de location signé: Porte la durée, le kilométrage, la franchise et les options : c'est le seul document opposable quand le retour se passe mal.
État des lieux de départ et de retour: Photos datées et signature du locataire : il fonde toute facturation de dommage, et son absence l'interdit purement et simplement.
Copie du permis et de la pièce d'identité: Vérifiées avant la remise des clés : remettre un véhicule sans ce contrôle engage la responsabilité du loueur.
Constat amiable en cas de sinistre: Rempli sur place par le locataire : un constat incomplet fait basculer la prise en charge et allonge l'immobilisation.

Aucun véhicule ne part sans état des lieux contradictoire avec photos datées : sans lui, aucun dommage ne sera imputable au locataire.

Le permis et l'identité se vérifient avant la remise des clés : remettre un véhicule sans ce contrôle engage directement le loueur.

La franchise, le kilométrage inclus et les exclusions s'annoncent avant la signature, pas au retour du véhicule.

Un véhicule non restitué à l'échéance se traite par une mise en demeure écrite puis une plainte, jamais par des relances informelles.

Jour de location: Unité de facturation et de rotation : une heure de retard se facture souvent une journée entière, et cela se dit avant de partir.
Kilomètre: Unité qui décide du surcoût et de l'usure : deux locations du même prix n'usent pas le véhicule de la même façon.
Jours d'immobilisation: Temps pendant lequel un véhicule endommagé ne se loue plus : c'est la vraie perte d'un sinistre, souvent plus que la réparation.
Le locataire particulier: Découvre la franchise et le kilométrage au moment de signer : tout ce qui n'a pas été dit avant deviendra une contestation au retour.
Le client professionnel: Loue en volume avec des retours tardifs et des conducteurs multiples : le contrat doit dire qui conduit et qui paie les dommages.
L'assureur: Demande le constat, l'état des lieux et le contrat : un dossier incomplet ralentit l'indemnisation et laisse le véhicule immobilisé.
Le garage de réparation: Rend le véhicule quand il est prêt : chaque jour gagné sur la réparation est un jour de location récupéré.; L'été, les vacances scolaires et les week-ends prolongés saturent la flotte : tarif et disponibilité se pilotent des semaines à l'avance.; Les départs et les retours se concentrent le vendredi et le lundi : c'est là que les états des lieux se bâclent et que les litiges naissent.; Les déménagements du printemps et de l'été tendent la demande sur les utilitaires bien avant qu'elle ne monte sur les voitures.