Agent de facturation pour location de véhicules

Flotte à faire tourner, états des lieux au départ et au retour, franchises et sinistres à gérer.

Dans une entreprise de location de véhicules, ce poste s'appelle « Facturation et relances clients » (gestion et administration).

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Repérer ce qui est facturableRelever les livraisons faites, les prestations closes et les échéances d'abonnement échues, et écarter ce qu'aucun document ne dit livré ou terminé.
Établir les facturesÉmettre la facture au prix du contrat, du devis accepté ou du tarif, et arrêter toute facture dont le prix diffère de celui de la commande pour la poser en question.
Contrôler les mentions obligatoiresVérifier avant présentation que la facture porte les mentions exigées, de l'identité des parties aux pénalités de retard, et retenir celle à qui il en manque une.
Préparer les avoirsÉtablir un avoir et une nouvelle facture lorsqu'une facture émise est erronée, sans jamais rectifier l'originale, en gardant la numérotation continue.
Traquer ce qui n'a pas été facturéComparer chaque semaine les livraisons et prestations closes aux factures émises, et signaler avec son montant tout ce qui aurait dû être facturé et ne l'a pas été.
Rendre l'état de la facturation du jourDonner en fin de journée les factures émises avec leur montant, celles retenues faute d'une mention ou d'un écart de prix, et ce qui reste à facturer le lendemain.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur location de véhicules.

État des lieux contradictoire: Constat signé au départ et au retour, photos à l'appui : sans lui, aucun dommage ne peut être imputé au locataire.
Franchise: Somme qui reste à la charge du locataire en cas de dommage : elle s'annonce avant la signature, jamais au moment du sinistre.
Rachat de franchise: Option qui réduit ou supprime la franchise : ce qu'elle couvre et ce qu'elle exclut se dit clairement, sous peine de litige.
Kilométrage inclus: Nombre de kilomètres compris dans le tarif : au-delà, le kilomètre supplémentaire se facture et double parfois le prix annoncé.
Taux de rotation: Part du temps où un véhicule est loué : c'est lui qui fait la rentabilité, et un véhicule immobilisé pour réparation la détruit.
Véhicule non restitué: Locataire qui ne rend pas le véhicule à l'échéance : la procédure se déclenche par écrit et par plainte, jamais par des relances.

Contrat de location signé: Porte la durée, le kilométrage, la franchise et les options : c'est le seul document opposable quand le retour se passe mal.
État des lieux de départ et de retour: Photos datées et signature du locataire : il fonde toute facturation de dommage, et son absence l'interdit purement et simplement.
Copie du permis et de la pièce d'identité: Vérifiées avant la remise des clés : remettre un véhicule sans ce contrôle engage la responsabilité du loueur.
Constat amiable en cas de sinistre: Rempli sur place par le locataire : un constat incomplet fait basculer la prise en charge et allonge l'immobilisation.

Aucun véhicule ne part sans état des lieux contradictoire avec photos datées : sans lui, aucun dommage ne sera imputable au locataire.

Le permis et l'identité se vérifient avant la remise des clés : remettre un véhicule sans ce contrôle engage directement le loueur.

La franchise, le kilométrage inclus et les exclusions s'annoncent avant la signature, pas au retour du véhicule.

Un véhicule non restitué à l'échéance se traite par une mise en demeure écrite puis une plainte, jamais par des relances informelles.

Jour de location: Unité de facturation et de rotation : une heure de retard se facture souvent une journée entière, et cela se dit avant de partir.
Kilomètre: Unité qui décide du surcoût et de l'usure : deux locations du même prix n'usent pas le véhicule de la même façon.
Jours d'immobilisation: Temps pendant lequel un véhicule endommagé ne se loue plus : c'est la vraie perte d'un sinistre, souvent plus que la réparation.
Le locataire particulier: Découvre la franchise et le kilométrage au moment de signer : tout ce qui n'a pas été dit avant deviendra une contestation au retour.
Le client professionnel: Loue en volume avec des retours tardifs et des conducteurs multiples : le contrat doit dire qui conduit et qui paie les dommages.
L'assureur: Demande le constat, l'état des lieux et le contrat : un dossier incomplet ralentit l'indemnisation et laisse le véhicule immobilisé.
Le garage de réparation: Rend le véhicule quand il est prêt : chaque jour gagné sur la réparation est un jour de location récupéré.; L'été, les vacances scolaires et les week-ends prolongés saturent la flotte : tarif et disponibilité se pilotent des semaines à l'avance.; Les départs et les retours se concentrent le vendredi et le lundi : c'est là que les états des lieux se bâclent et que les litiges naissent.; Les déménagements du printemps et de l'été tendent la demande sur les utilitaires bien avant qu'elle ne monte sur les voitures.