Gestionnaire d'agenda pour livraison du dernier kilomètre

Créneaux courts en ville, contraintes de circulation et livreurs souvent indépendants.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Chercher les créneaux possiblesCroiser les disponibilités de tous les participants avec les temps de trajet, la marge minimale et les plages intouchables, puis proposer les créneaux qui respectent les quatre règles.
Poser les rendez-vous accordésInscrire à l'agenda le créneau que la personne a validé, envoyer l'invitation aux participants et y joindre le lieu ou le lien de connexion.
Présenter les conflits à arbitrerRepérer les demandes qui visent le même créneau ou les journées sans créneau possible, et les présenter avec le coût de chaque report, sans jamais trancher.
Préparer la journée du lendemainÉcrire la journée à venir dans l'ordre, avec les lieux, les temps de trajet, ce qu'il faut emporter et les conflits restés sans arbitrage.
Signaler les journées intenablesRepérer à l'avance les journées où la somme des rendez-vous et des trajets ne laisse plus aucune marge, et les signaler pendant qu'il est encore possible de les alléger.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur livraison du dernier kilomètre.

Vocabulaire

Zone à faibles émissions: Périmètre urbain interdit à certaines catégories de véhicules : c'est la vignette du véhicule qui décide, pas la marchandise transportée.
Aire de livraison: Emplacement réservé, avec une durée et des horaires fixés par arrêté municipal : s'en écarter, c'est une amende par arrêt.
Créneau de livraison: Fenêtre de une à deux heures promise au destinataire : la tenir est le seul critère sur lequel le client final juge le service.
Taux de réussite à la première présentation: Part des colis remis dès le premier passage : c'est l'indicateur qui commande le coût réel d'une tournée.
Attestation de vigilance: Document que tout sous-traitant fournit périodiquement : sans lui, le donneur d'ordre est solidaire de ses dettes sociales.
Point relais: Commerce qui reçoit les colis à la place du destinataire : il absorbe les échecs de livraison mais impose ses horaires et sa capacité.

Documents

Attestation de vigilance du sous-traitant: À demander périodiquement pour chaque prestataire : son absence engage la responsabilité solidaire du donneur d'ordre.
Feuille de tournée avec créneaux: Ordonne les points sur des fenêtres horaires : elle doit tenir compte des accès, du stationnement et des restrictions de circulation.
Preuve de livraison horodatée: Photo, signature ou code, avec l'heure et le lieu : c'est ce qui distingue une livraison d'un colis déposé n'importe où.
Contrat de prestation avec le livreur indépendant: Doit décrire une prestation et non un emploi déguisé : consignes, horaires imposés et exclusivité sont ce qui fait requalifier.

Règles

Un colis ne se dépose jamais sans consigne écrite du destinataire : laissé devant une porte, il est réputé non livré et il est perdu.

L'attestation de vigilance de chaque sous-traitant se demande périodiquement : sans elle, ses dettes sociales deviennent celles du donneur d'ordre.

Un livreur indépendant reste un prestataire : imposer un horaire, une tenue et l'exclusivité expose à une requalification en contrat de travail.

Les restrictions d'accès et de circulation se vérifient avant la tournée : une amende par arrêt efface la marge d'une journée entière.

Spécificités

Arrêt: Unité de coût de la tournée : c'est le temps d'accès et de stationnement qui pèse, pas le nombre de colis déposés au même point.
Créneau horaire: Unité de promesse faite au destinataire : une tournée se construit sur les créneaux, jamais sur la distance totale.
Colis par tournée: Volume qu'un livreur peut réellement tenir sur sa journée : le dépasser fait chuter le taux de réussite et multiplie les retours.
Le destinataire particulier: Juge sur le créneau tenu et sur la façon dont le colis a été remis : un colis laissé sans consigne annule tout le reste.
Le livreur indépendant: Est un prestataire et non un salarié : lui imposer horaires, tenue et exclusivité expose à une requalification du contrat.
Le commerçant point relais: A des horaires et une place limitée : lui envoyer plus que sa capacité, c'est perdre le point relais et les colis avec.
La collectivité: Fixe les aires de livraison, les horaires et les restrictions d'accès : ses arrêtés changent et se vérifient avant de construire une tournée.; Les livraisons du soir et du samedi sont les plus demandées par les particuliers, et ce sont les créneaux les plus difficiles à tenir.; La période de fin d'année sature les tournées et les points relais : la capacité se réserve des mois à l'avance, pas en novembre.; Les restrictions de circulation et les horaires d'accès en centre-ville ferment des plages entières : la tournée se construit autour d'elles.