Assistant documentation commerciale pour laboratoire d'essais et d'analyses, sur Microsoft 365

Analyses d'eaux, de sols, d'aliments ou de matériaux pour les industriels et les collectivités, sous accréditation ISO/IEC 17025, distinctes de la biologie médicale.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Tenir les versions en vigueurMaintenir pour chaque document une seule version en vigueur, datée et identifiée.
Retirer les versions remplacéesSortir l'ancienne version au moment de publier la nouvelle et prévenir ceux qui l'utilisaient.
Répercuter les changements de tarif et de gammeReporter toute modification dans l'ensemble des documents qui la citent, liste à l'appui.
Vérifier que les chiffres sont produciblesContrôler que chaque donnée citée peut être justifiée sur demande, et retirer le reste. Dans Microsoft 365.
Vérifier les autorisations de référenceContrôler que chaque client nommé a donné son accord écrit, et retirer ceux qui l'ont repris.
Faire valider par l'auteur métierSoumettre chaque nouvelle version à celui qui en répond avant de la publier. Dans Microsoft 365.
Repérer les documents manquantsRelever les demandes récurrentes sans document existant et proposer de l'écrire. Dans Microsoft 365.
Rendre l'état de la documentationÉcrire chaque mois les versions publiées, retirées, les chiffres corrigés et les manques relevés. Dans Microsoft 365.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur laboratoire d'essais et d'analyses.

Vocabulaire

Matrice: La nature de l'échantillon, eau, sol, déchet, air, aliment ; elle détermine les méthodes et les limites possibles.
Revue de contrat: La vérification, avant l'essai, que le laboratoire sait faire ce que le client demande, dans le délai et sous accréditation.
Limite de quantification: La plus petite valeur que la méthode chiffre avec fiabilité ; en dessous, on écrit inférieur à, jamais zéro.
Essai interlaboratoires: La comparaison des résultats de plusieurs laboratoires sur un même échantillon, jugée par le z-score.
Carte de contrôle: Le suivi graphique d'un contrôle qualité interne, qui montre les dérives avant qu'un résultat soit faux.
Portée d'accréditation: La liste des essais reconnus par le COFRAC ; seuls ceux-là portent la référence à l'accréditation au rapport.
Règle de décision: La manière convenue avec le client de comparer un résultat à une limite, avec ou sans l'incertitude.

Documents

Devis et programme analytique: Ils fixent paramètres, méthodes, limites, délai et prix, et servent de base à la revue de contrat.
Fiche de réception des échantillons: Elle note délai, température et flaconnage à l'arrivée ; une réserve y naît et suit jusqu'au rapport.
Rapport d'essais: Le livrable validé par une personne habilitée, qui distingue ce qui est accrédité et ce qui est sous-traité.
Dossier de validation de méthode: Il prouve justesse, fidélité et limites d'une méthode ; le COFRAC le demande à chaque évaluation.
Fiche d'écart: Elle trace un travail non conforme ou un écart d'évaluation, sa cause, son action et sa preuve.

Règles

Aucun rapport d'essais ne part sans validation technique par une personne habilitée.

Seuls les essais de la portée accréditée portent la référence à l'accréditation COFRAC.

Une donnée brute d'appareil ne se modifie jamais ; une correction se trace et se justifie.

Une réserve à la réception de l'échantillon figure au rapport et se signale au client sans attendre.

Spécificités

Échantillons reçus: Le volume de travail du jour, qui fixe le plan de charge des appareils et des techniciens.
Délai de rendu: Le nombre de jours promis entre la réception et le rapport ; c'est ce que le client regarde d'abord.
Z-score: La note d'un résultat d'essai interlaboratoires ; au-delà de 2 en valeur absolue, il faut regarder.
L'exploitant industriel ou de station: Il veut ses résultats dans le délai pour sa déclaration d'autosurveillance, et savoir tout de suite s'il dépasse.
La collectivité ou l'ARS: Elles commandent le contrôle sanitaire des eaux et exigent des méthodes accréditées et des délais tenus.
Le bureau d'études environnement: Il fait analyser sols et eaux de diagnostic et a besoin de limites assez basses pour conclure.
Le COFRAC: Il évalue le laboratoire et décide du maintien ou de l'extension de la portée d'accréditation.
Le laboratoire sous-traitant: Il reçoit les paramètres que le laboratoire ne fait pas, et son accréditation doit être vérifiée.; Les échantillons arrivent chaque matin par transporteur, avec des délais de conservation qui imposent de les traiter vite.; Les séries tournent la nuit sur les chromatographes et se valident le lendemain matin sur leurs contrôles.; Les campagnes d'autosurveillance et de contrôle sanitaire suivent le calendrier fixé par les arrêtés et les contrats.; L'évaluation COFRAC revient chaque année et l'audit interne la précède.