Assistant préparation visites pour kinésithérapie et rééducation

Séries de séances prescrites, planning très dense et télétransmission quotidienne.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Relire l'historique des comptes visitésReprendre les échanges précédents et les engagements pris de part et d'autre.
Vérifier l'état des comptesContrôler incidents, réclamations et factures en souffrance avant chaque visite.
Lister les sujets ouvertsÉcrire ce qui reste à traiter sur le compte, avec ce qui avait été promis et par qui.
Rassembler les documents utilesRéunir tarif, conditions et fiches produits, et signaler ce qui a changé depuis la dernière visite.
Construire la tournéeOrdonner les visites selon la géographie et les créneaux acceptés, avec des marges de route réalistes.
Signaler les journées impossiblesAlerter avant le départ sur les plannings trop serrés pour être tenus.
Transmettre les dossiers de visiteRemettre au commercial la veille l'historique, les sujets ouverts et les documents rassemblés.
Récupérer les comptes rendusRelancer les commerciaux pour que chaque visite laisse une trace écrite au compte.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur kinésithérapie et rééducation.

Bilan-diagnostic kinésithérapique: Évaluation initiale adressée au médecin prescripteur : elle fixe les objectifs, le nombre de séances et les techniques retenues.
Entente préalable: Accord demandé à l'assurance maladie au-delà d'un certain nombre de séances pour certains traitements : sans elle, la prise en charge s'arrête.
Série de séances: Traitement prescrit en plusieurs séances rapprochées : le planning se bloque d'un coup, et une annulation laisse un trou difficile à combler.
Cotation de l'acte: Chaque rééducation a son code et son coefficient selon la zone et la pathologie : la cotation ne se choisit pas par habitude.
Rendez-vous non honoré: Séance réservée et non venue : elle n'est pas remboursée et reste une perte sèche, d'où des règles annoncées dès le départ.
Rééducation à domicile: Séance chez le patient, avec indemnité de déplacement : elle coûte plus de temps qu'elle n'en rapporte si la tournée est mal construite.

Prescription médicale: Fonde la prise en charge et précise la zone et parfois le nombre de séances : sans elle, aucun remboursement n'est possible.
Bilan-diagnostic adressé au prescripteur: Obligatoire au début de la prise en charge et à ses évolutions : c'est aussi ce qui entretient l'adressage du médecin.
Demande d'entente préalable: Déposée avant de dépasser le seuil de séances : l'oublier, c'est travailler gratuitement sur toutes les séances excédentaires.
Planning des séries: Bloque les créneaux d'une série entière dès la première séance : sans cela, le patient ne trouve plus de place au milieu du traitement.

Les séances se réalisent sur prescription : au-delà du nombre prescrit, il faut une nouvelle prescription ou une entente préalable.

Le bilan-diagnostic se fait et s'adresse au prescripteur : c'est une obligation professionnelle, pas une formalité administrative.

Les règles d'annulation s'annoncent au premier rendez-vous : une séance non honorée n'est pas remboursée et personne ne la paie.

L'agent ne juge aucune évolution clinique et ne modifie aucun protocole : il tient le planning, prépare le bilan et relance, rien d'autre.

Séance: Unité de temps et de facturation : une durée type dont dépendent le nombre de patients par jour et le revenu du cabinet.
Coefficient de l'acte: Il varie selon la zone traitée et la pathologie : c'est lui qui fixe le tarif, pas la difficulté ressentie de la séance.
Nombre de séances prescrites: Unité de la prise en charge : le dépasser suppose une entente préalable ou une nouvelle prescription.
Le patient en série: Vient plusieurs fois par semaine et attend le même créneau : un changement d'horaire fait souvent abandonner le traitement.
Le médecin prescripteur: Attend le bilan et une information sur l'évolution : c'est ce retour qui entretient l'adressage des patients suivants.
Le chirurgien: Adresse des suites opératoires avec un protocole précis : les délais et les amplitudes ne se modifient pas sans le lui demander.
La caisse d'assurance maladie: Contrôle les cotations et les ententes préalables : une série facturée sans accord est intégralement récupérée.; Les créneaux d'avant et d'après le travail sont les plus demandés : ils se réservent en série et ne se libèrent presque jamais.; Une série occupe le même créneau pendant des semaines : une place libérée en milieu de série est très difficile à recaser.; Les suites opératoires arrivent par vagues après les périodes de chirurgie programmée, notamment à l'automne.