Agent de traitement de formulaires pour jardinerie

Vivant à arroser et à perdre, saison forte au printemps et météo qui fait le chiffre de l'année.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Relever les nouveaux formulairesToutes les vingt minutes, relève les formulaires arrivés par email, par le formulaire du site ou déposés en fichier, et enregistre les informations extraites ainsi que les pièces jointes dans le dossier d'entrée.
Vérifier la complétude et classerDès qu'un formulaire est enregistré, vérifie que les champs obligatoires du gabarit sont renseignés, signale les champs manquants et classe le formulaire par motif et par degré d'urgence.
Mettre à jour le CRMCrée la fiche contact ou client dans le CRM si elle n'existe pas encore, ou met à jour la fiche existante avec les informations extraites du formulaire classé, sans créer de doublon.
Envoyer l'accusé de réceptionPrépare un accusé de réception adapté au motif du formulaire, avec la référence du dossier et le délai de réponse indicatif, et l'envoie après votre accord.
Planifier les rendez-vous demandésQuand un formulaire demande un rendez-vous ou un rappel, propose des créneaux disponibles, envoie la proposition après votre accord et inscrit le rendez-vous confirmé à l'agenda.
Relancer les formulaires incompletsChaque matin, prépare une relance courtoise pour chaque formulaire resté incomplet, en indiquant précisément les champs manquants, et l'envoie après votre accord.
Bilan quotidien des formulairesEn fin de journée, rédige un état des lieux des formulaires reçus, traités, en attente de complément et routés, et le lit à voix haute si vous êtes présent.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur jardinerie.

Vocabulaire

Passeport phytosanitaire européen: Étiquette apposée sur tout végétal destiné à la plantation qui circule dans l'Union : elle porte le code de l'espèce, le pays et le numéro de l'opérateur qui l'a délivrée.
Biocontrôle: Produits de protection des plantes à base d'organismes vivants ou de substances naturelles : depuis l'interdiction des pesticides de synthèse aux amateurs, c'est ce qui reste en rayon.
Racines nues: Arbre ou arbuste vendu sans motte pendant le repos végétatif, de novembre à mars : moins cher, plus léger, mais il doit être planté dans les jours qui suivent.
Force d'un arbre: Circonférence du tronc mesurée à un mètre du sol, en centimètres : c'est elle qui fixe le prix d'un arbre-tige, pas sa hauteur.
Rusticité: Température minimale que la plante supporte, donnée en zone ou en degrés : elle décide si le client peut la laisser dehors l'hiver dans sa région.
Certiphyto: Certificat individuel qui autorise à vendre et à conseiller des produits phytopharmaceutiques ; sans un titulaire présent, le rayon professionnel ne peut pas ouvrir.

Documents

Passeport phytosanitaire: Accompagne tout végétal destiné à la plantation jusqu'au client final ; il est délivré par l'opérateur enregistré et sa traçabilité doit pouvoir être remontée.
Registre des ventes de produits phytopharmaceutiques: Consigne les ventes aux professionnels avec le numéro de Certiphyto de l'acheteur ; il est exigé lors d'un contrôle du service régional de l'alimentation.
Bon de livraison du producteur: Porte le nom botanique complet, la variété, le calibre et le lot : c'est lui qui permet de réétiqueter sans inventer un nom de variété.
Fiche de plantation remise au client: Exposition, sol, distance de plantation, arrosage la première année : c'est ce qui décide de la reprise, et de la réclamation qui arrive sinon.

Règles

Les pesticides de synthèse ne se vendent plus aux jardiniers amateurs : seuls restent le biocontrôle, les produits utilisables en agriculture biologique et ceux à faible risque.

Tout végétal destiné à la plantation circule avec son passeport phytosanitaire européen, y compris lorsqu'il part chez un particulier par correspondance.

Les espèces exotiques envahissantes inscrites sur la liste de l'Union ne peuvent être ni vendues, ni échangées, ni offertes, même si un client en redemande.

Une entreprise qui vend des produits phytopharmaceutiques ne peut pas délivrer le conseil stratégique correspondant : la loi sépare la vente et le conseil.

Spécificités

Litre de conteneur (C3, C7, C15): Volume du pot : il dit le prix, le gabarit à manipuler et la saison où la plante peut être mise en terre.
Force en centimètres: Circonférence du tronc à un mètre du sol pour un arbre-tige : c'est l'unité de commande et de facturation chez le pépiniériste.
Mètre carré: Surface à couvrir pour un gazon, un paillage ou un engrais : les doses s'expriment en grammes ou en litres au mètre carré.
Le pépiniériste ou l'horticulteur: Attend des commandes fermes plusieurs mois avant la saison et livre ce qui est prêt, pas ce qui est commandé : les substitutions se discutent à l'avance.
Le client jardinier amateur: Décrit son terrain avec ses mots ; il faut retrouver l'exposition, le sol et la place disponible avant de conseiller une plante.
Le service régional de l'alimentation: Contrôle l'enregistrement de l'opérateur, la délivrance des passeports phytosanitaires et le registre des produits phytopharmaceutiques.
Le paysagiste professionnel: Achète sur devis, en quantité, avec un délai ferme ; il attend une disponibilité annoncée juste plutôt qu'une promesse tenue au hasard.; Mars à mai fait la moitié de l'année : ce qui n'est pas commandé en janvier manquera au moment précis où les clients arrivent.; La Toussaint est un pic à part, porté par les chrysanthèmes, et Noël par les sapins : deux rendez-vous qui se préparent chacun trois mois à l'avance.; Les plants à racines nues ne se vendent que pendant le repos végétatif, de novembre à mars ; hors de cette fenêtre, ils n'existent pas.; La météo d'un week-end décide du chiffre de la semaine : un samedi de pluie en avril ne se rattrape pas.