Agent suivi contrats en cours pour ingénierie et conseil technique, sur Furious Squad ou Toggl Track

Affaires vendues en jours-hommes, avec un suivi de la consommation qui décide de la marge.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Extraire les engagements du contratLister volumes, jalons, niveaux de service et obligations de reporting de chaque côté.
Vérifier les jalonsContrôler à leur échéance que les étapes prévues au contrat sont atteintes. Dans Furious Squad ou Toggl Track.
Suivre les niveaux de serviceMesurer les indicateurs de service engagés selon leur périodicité propre.
Relever les écarts du jourConsigner les manquements constatés, des deux côtés, le jour où ils se produisent.
Alerter avant les seuilsSignaler quand un écart approche un seuil de pénalité, pendant qu'une action reste possible.
Préparer le reporting contractuelProduire les états que le contrat oblige à remettre, à leur échéance et dans leur forme.
Transmettre les manquementsPorter au commercial et au juridique les écarts constatés, sans calculer de pénalité.
Rendre l'état d'exécutionÉcrire chaque mois les jalons tenus, les niveaux de service atteints et les écarts des deux côtés.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur ingénierie et conseil technique.

Affaire: L'unité de gestion : un périmètre technique, un budget en jours et une date, suivis jusqu'à la clôture.
Régie ou forfait: Deux modes opposés : en régie le client paie le temps, au forfait le bureau porte le risque de dépassement.
Jours-hommes: L'unité de chiffrage et de suivi ; c'est leur consommation face au vendu qui fait la marge.
Reste à faire: L'estimation de ce qu'il reste à produire ; comparée au reste à vendre, elle annonce le dérapage.
Note de calcul: Le document technique qui justifie un dimensionnement et engage la responsabilité du bureau.
Visa: L'examen des documents d'exécution des entreprises, phase souvent sous-estimée au moment du chiffrage.
Maîtrise d'œuvre: La mission de conception et de suivi pour le compte du maître d'ouvrage, avec ses assurances propres.
Avancement: Le pourcentage de la mission réalisé, base de la facturation intermédiaire et objet de discussion.

Contrat d'affaire avec périmètre: Il dit ce qui est dû, en régie ou au forfait, et ce qui déclenche un avenant.
Note de calcul signée: Elle justifie les dimensionnements retenus et se conserve tant que l'ouvrage existe.
Fiche de suivi d'avancement: Consommé, reste à faire et facturé sur une même ligne ; c'est le tableau de bord de l'affaire.
Registre des demandes de modification: Il trace chaque changement demandé par le client et son impact chiffré sur le délai et le budget.

Le consommé et le reste à faire se mettent à jour chaque semaine : un forfait sans ce suivi devient une perte non détectée.

Toute demande de modification se trace et se chiffre avant exécution, même quand elle paraît mineure au client.

Une note de calcul engage le bureau : elle ne s'adapte jamais au résultat souhaité mais aux hypothèses réelles.

Les hypothèses retenues se documentent dans chaque note : sans elles, un calcul juste devient indéfendable des années plus tard.

Jours-hommes consommés: Le suivi qui décide de la marge, comparé en continu au vendu et au reste à faire.
Pourcentage d'avancement: La base de facturation intermédiaire, à établir sur des livrables et non sur une impression.
Affaires en portefeuille: La charge à venir du bureau, qui décide du recrutement plusieurs mois à l'avance.
Le maître d'ouvrage: Il fait évoluer son besoin et attend que le bureau absorbe ces évolutions sans surcoût.
L'architecte ou le maître d'œuvre: Il coordonne et transmet ; ses arbitrages changent les hypothèses de calcul en cours de route.
Le bureau de contrôle: Il examine les notes de calcul et peut suspendre son avis ; ses demandes consomment des jours non prévus.
Les entreprises d'exécution: Elles transmettent leurs documents au visa, souvent toutes en même temps et en retard.; Les affaires au forfait se dégradent en silence : sans suivi hebdomadaire du reste à faire, la perte se découvre à la fin.; Les phases de visa et de suivi de chantier s'étalent sur des mois avec une charge irrégulière et difficile à planifier.; Les marchés publics imposent leurs dates de remise, et une consultation se prépare sur des semaines sans garantie.