Agent de suivi candidats pour ingénierie et conseil technique

Affaires vendues en jours-hommes, avec un suivi de la consommation qui décide de la marge.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Tenir l'état de chaque candidatureMettre à jour pour chaque dossier son état, la date du dernier échange et la partie dont on attend l'action, en distinguant ce qui attend le candidat de ce qui attend l'entreprise.
Remonter les dossiers en retardComparer chaque dossier aux délais fixés et faire remonter en tête ceux qui les dépassent, avec la relance ou la réponse manquante déjà rédigée en brouillon.
Relancer les décisions non renduesPréparer la relance du manager qui n'a pas tranché, en nommant le candidat, la date de l'entretien et le nombre de jours écoulés, sans y ajouter de commentaire.
Préparer les réponses aux candidatsRédiger en brouillon les réponses positives et négatives dans la forme validée, courtes et sans motif inventé, en reprenant fidèlement celui donné par le recruteur lorsqu'il en fournit un.
Archiver et purger les dossiers closÀ la clôture d'un recrutement, signaler les candidatures à archiver et celles dont la durée de conservation est atteinte, et préparer leur suppression que le responsable exécute lui-même.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur ingénierie et conseil technique.

Affaire: L'unité de gestion : un périmètre technique, un budget en jours et une date, suivis jusqu'à la clôture.
Régie ou forfait: Deux modes opposés : en régie le client paie le temps, au forfait le bureau porte le risque de dépassement.
Jours-hommes: L'unité de chiffrage et de suivi ; c'est leur consommation face au vendu qui fait la marge.
Reste à faire: L'estimation de ce qu'il reste à produire ; comparée au reste à vendre, elle annonce le dérapage.
Note de calcul: Le document technique qui justifie un dimensionnement et engage la responsabilité du bureau.
Visa: L'examen des documents d'exécution des entreprises, phase souvent sous-estimée au moment du chiffrage.
Maîtrise d'œuvre: La mission de conception et de suivi pour le compte du maître d'ouvrage, avec ses assurances propres.
Avancement: Le pourcentage de la mission réalisé, base de la facturation intermédiaire et objet de discussion.

Contrat d'affaire avec périmètre: Il dit ce qui est dû, en régie ou au forfait, et ce qui déclenche un avenant.
Note de calcul signée: Elle justifie les dimensionnements retenus et se conserve tant que l'ouvrage existe.
Fiche de suivi d'avancement: Consommé, reste à faire et facturé sur une même ligne ; c'est le tableau de bord de l'affaire.
Registre des demandes de modification: Il trace chaque changement demandé par le client et son impact chiffré sur le délai et le budget.

Le consommé et le reste à faire se mettent à jour chaque semaine : un forfait sans ce suivi devient une perte non détectée.

Toute demande de modification se trace et se chiffre avant exécution, même quand elle paraît mineure au client.

Une note de calcul engage le bureau : elle ne s'adapte jamais au résultat souhaité mais aux hypothèses réelles.

Les hypothèses retenues se documentent dans chaque note : sans elles, un calcul juste devient indéfendable des années plus tard.

Jours-hommes consommés: Le suivi qui décide de la marge, comparé en continu au vendu et au reste à faire.
Pourcentage d'avancement: La base de facturation intermédiaire, à établir sur des livrables et non sur une impression.
Affaires en portefeuille: La charge à venir du bureau, qui décide du recrutement plusieurs mois à l'avance.
Le maître d'ouvrage: Il fait évoluer son besoin et attend que le bureau absorbe ces évolutions sans surcoût.
L'architecte ou le maître d'œuvre: Il coordonne et transmet ; ses arbitrages changent les hypothèses de calcul en cours de route.
Le bureau de contrôle: Il examine les notes de calcul et peut suspendre son avis ; ses demandes consomment des jours non prévus.
Les entreprises d'exécution: Elles transmettent leurs documents au visa, souvent toutes en même temps et en retard.; Les affaires au forfait se dégradent en silence : sans suivi hebdomadaire du reste à faire, la perte se découvre à la fin.; Les phases de visa et de suivi de chantier s'étalent sur des mois avec une charge irrégulière et difficile à planifier.; Les marchés publics imposent leurs dates de remise, et une consultation se prépare sur des semaines sans garantie.