Gestionnaire de dossiers pour impression fiduciaire et documents sécurisés

Billets, passeports et titres fabriqués pour des États sur des matières de valeur comptées à chaque étape, en zones sécurisées, avec destruction des gâches sous double contrôle.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Ouvrir les nouveaux dossiersÀ la réception d'un nouvel email ou d'une nouvelle entrée CRM, crée un dossier, identifie l'étape du parcours et liste les informations et pièces attendues à cette étape.
Vérifier la complétude des dossiers actifsChaque matin, parcourt les dossiers actifs, compare les pièces reçues à la checklist attendue pour l'étape en cours et signale ce qui manque.
Relancer les pièces manquantesPrépare une relance courtoise pour chaque pièce ou information manquante identifiée, adressée au bon interlocuteur, et la soumet à validation avant envoi.
Mettre à jour le CRMToutes les heures, reporte dans le CRM les informations nouvelles reçues par email ou par conversation, en consignant chaque changement de statut avec sa date et son motif.
Suivre les échéances de dossierChaque matin, vérifie l'agenda pour les échéances liées à un dossier et envoie un rappel suffisamment tôt pour qu'aucun délai ne soit dépassé.
Produire le reporting d'activitéChaque soir, compile le nombre de dossiers actifs, le taux de retard, le délai moyen de traitement et la complétude documentaire dans un tableau de synthèse.
Rédiger une synthèse ou un courrier de dossierSur demande vocale ou écrite, rédige une synthèse de dossier, un compte rendu ou un courrier de suivi à partir des informations consignées, dans le modèle de l'entreprise.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur impression fiduciaire et documents sécurisés.

Vocabulaire

Matière de valeur: Papier fiduciaire, fils et encres de sécurité ou feuille imprimée, comptés à chaque mouvement.
Réconciliation: L'égalité entre entrées et bonnes plus gâches plus stock, vérifiée à chaque étape.
Gâche: La feuille ratée, qui porte les mêmes sécurités qu'une bonne et se détruit sous contrôle.
Taille-douce: L'impression en relief tactile propre aux billets et aux titres sécurisés.
Bon à tirer: La validation signée du client émetteur sur la dernière version, sans laquelle rien ne s'imprime.
Client émetteur: La banque centrale ou l'État qui commande et audite la fabrication.

Documents

Registre des matières de valeur: Il trace par commande et par étape chaque lot de matière et chaque feuille.
Procès-verbal de destruction: Il clôt la vie des gâches, avec quantités, méthode et deux témoins.
Spécification de sécurité: Elle décrit, version par version, les éléments de sécurité du document.
État de réconciliation de commande: Il prouve au client émetteur que tout a été livré ou détruit.

Règles

Un écart de comptage, même d'une feuille, bloque la commande jusqu'à l'enquête.

Rien ne s'imprime sans bon à tirer signé sur la dernière version.

Les dates et lieux de livraison ne circulent que dans le système sécurisé.

Spécificités

Feuille numérotée: L'unité de comptage à chaque étape, à la feuille près.
Millier de billets: L'unité de commande et de livraison des billets.
Lot de livraison: La quantité livrée sous escorte à une date contractuelle.
La banque centrale ou l'État commanditaire: Il fixe les spécifications, signe les bons à tirer et audite les comptes.
Les fournisseurs de matières de sécurité: Ils livrent papier, fils, encres et hologrammes sous protocole sécurisé.
Le transporteur de fonds: Il assure les livraisons sous escorte selon un planning confidentiel.
Les auditeurs de sécurité: Ils vérifient registres, accès et destructions selon les normes du secteur.; Chaque fin d'étape se réconcilie avant que la commande passe à la suivante.; Les gâches se détruisent à intervalles fixes, sous double contrôle et procès-verbal.; Les livraisons suivent un calendrier contractuel par lot, assorti de pénalités.