Assistant comptable pour huissier et commissaire de justice

Actes signifiés avec délais impératifs, constats datés et recouvrement pour compte de tiers.

Dans une entreprise de huissier et commissaire de justice, ce poste s'appelle « Secrétaire comptable » (gestion et administration).

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Récupérer et rattacher les piècesRassembler les factures d'achat et de vente et les justificatifs de dépense, et rattacher chacun au mouvement qu'il justifie avant toute saisie.
Préparer les écritures courantesSaisir les achats, les ventes et les mouvements de banque selon le plan comptable de l'entreprise, en mettant en attente ce qui ne ressemble à aucune imputation connue.
Lettrer les comptes clients et fournisseursRapprocher factures et règlements compte par compte et signaler ce qui reste non lettré au-delà du délai convenu, là où se cachent doubles paiements et impayés.
Relancer les justificatifs manquantsDemander à qui a engagé la dépense le justificatif absent, en citant le montant, la date et le moyen de paiement pour qu'il puisse être retrouvé.
Préparer la déclaration de TVAÉtablir le détail des bases et des taux, rapprocher du chiffre d'affaires comptabilisé et signaler les factures dont la mention de TVA est absente ou incohérente, sans rien télédéclarer.
Rendre l'état du dossierDonner chaque semaine les pièces manquantes, les écritures en attente d'imputation, les comptes non lettrés et les écarts constatés.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur huissier et commissaire de justice.

Signification: La remise officielle d'un acte, qui fait courir les délais ; c'est le monopole du métier.
Acte de procédure: L'écrit délivré dans les formes légales ; un vice de forme le rend nul et ruine la procédure.
Constat: La description objective d'une situation à une date donnée, sans appréciation ni interprétation.
Titre exécutoire: La décision qui permet de contraindre ; sans lui, aucune mesure d'exécution n'est possible.
Mesure d'exécution: Saisie ou expulsion, qui obéissent à des formes et à des délais stricts et à des plages horaires encadrées.
Recouvrement amiable: La phase avant le titre, qui se fait sur mandat et sans aucun pouvoir de contrainte.
Compte de tiers: Le compte dédié aux fonds encaissés pour autrui, séparé et contrôlé par la profession.
Tarif réglementé: Les émoluments fixés par voie réglementaire pour les actes de monopole, qui ne se négocient pas.

Acte signifié avec ses mentions: Il porte date, heure, destinataire et modalités de remise ; ces mentions font sa validité.
Procès-verbal de constat: Il décrit ce qui a été vu, photographies à l'appui, sans conclusion ni commentaire juridique.
Mandat de recouvrement: Écrit et signé par le créancier, il est obligatoire pour agir et borne ce qui peut être fait.
Décompte de créance actualisé: Il détaille principal, intérêts et frais à la date du jour, et se remet au débiteur qui le demande.

Aucune mesure d'exécution sans titre exécutoire : en phase amiable, la menace d'une saisie impossible est interdite.

Les fonds encaissés pour un créancier restent sur le compte de tiers et se reversent selon les règles, jamais avec retard arrangé.

Un constat décrit ce qui est vu et rien d'autre : aucune qualification juridique ni aucune conclusion n'y figure.

Les mentions et les plages horaires de signification se respectent à la lettre : un vice de forme annule tout l'acte.

Actes signifiés: L'unité d'activité de l'étude, avec ses tournées et ses contraintes horaires de remise.
Jours de délai: Le compte à rebours que la signification fait courir, dont dépend toute la suite de la procédure.
Fonds encaissés pour tiers: Les sommes reçues pour les créanciers, suivies séparément et reversées selon les règles.
Le créancier mandant: Il veut être payé vite et pousse à agir ; le cadre légal borne ce qui peut lui être promis.
Le débiteur: Il reçoit des actes qu'il comprend mal ; l'information exacte sur ses droits fait partie du métier.
Le greffe et la juridiction: Ils encadrent les actes et les délais, et une forme non respectée fait annuler la procédure.
La chambre professionnelle: Elle contrôle les comptes de tiers et la déontologie, et ses inspections sont périodiques.; Les significations se font dans des plages horaires encadrées, ce qui borne les tournées bien plus que la géographie.; Les audiences et les délais de procédure imposent des dates de remise strictes, souvent connues au dernier moment.; Les périodes où l'expulsion est suspendue déplacent toute une partie de l'activité vers d'autres mesures.