Gestionnaire dossiers salariés pour hôtellerie de plein air

Saison de quatre mois qui fait l'année, réservations longtemps à l'avance et météo qui décide des annulations.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Classer les pièces reçuesRanger chaque document reçu dans le dossier du salarié concerné et à sa rubrique, avec sa date de réception et sa date de fin de validité lorsqu'il en a une, puis retirer toute copie restée ailleurs.
Lister les pièces manquantesÉtablir par salarié la liste de ce qui manque en distinguant l'exigible de l'utile, sans jamais y inscrire un document qui n'est pas légalement réclamable.
Relancer les salariés concernésPréparer une relance par personne nommant les pièces attendues et la raison pour laquelle elles le sont, laissée en brouillon au responsable RH qui l'envoie.
Surveiller les validitésSignaler assez tôt les titres, habilitations, permis et visites médicales dont la validité approche de son terme, et remonter au responsable les cas déjà dépassés sans agir dessus.
Préparer la purge des pièces échuesComparer chaque pièce à sa durée de conservation, préparer la suppression de celles qui l'ont atteinte et signaler les documents présents dans un dossier sans raison d'y être.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur hôtellerie de plein air.

Emplacement nu: La parcelle louée pour une tente, une caravane ou un camping-car, sans hébergement fourni : la base historique du camping.
Hébergement locatif: Le mobil-home ou le chalet loué à la semaine : il fait l'essentiel du chiffre d'affaires et impose un entretien lourd.
Semaine du samedi: Le rythme des locations, qui concentre départs, ménages et arrivées sur une seule et même journée.
Classement du terrain: Le classement en étoiles valable cinq ans, qui conditionne l'affichage et le référencement chez les tour-opérateurs.
Allotement: Le contingent d'hébergements bloqué pour un revendeur sur la saison, avec une date de rétrocession des invendus.
Carnet sanitaire de piscine: Le relevé réglementaire des analyses des bassins ; un résultat non conforme ferme la piscine le jour même.

Contrat de location d'emplacement: Le contrat avec le client qui fixe la durée, le tarif, les conditions d'annulation et le règlement intérieur du terrain.
Registre des analyses d'eau des bassins: Le relevé quotidien de chlore et de pH et des interventions réalisées ; il est exigé à tout contrôle sanitaire.
Registre de sécurité du terrain: Le classeur des vérifications d'installations électriques, de gaz et de sécurité incendie du camping.
Cahier de prescriptions de sécurité: Le document obligatoire des campings exposés à un risque naturel, avec la conduite à tenir et l'alerte des occupants.
Contrat d'allotement: L'accord avec un tour-opérateur qui bloque des hébergements pour la saison et fixe la date de rétrocession des invendus.

Le carnet sanitaire de la piscine se remplit chaque jour d'ouverture, analyses à l'appui, et un résultat non conforme ferme le bassin.

Le cahier de prescriptions de sécurité s'applique dès l'alerte : l'évacuation ne se négocie pas avec les vacanciers.

Le règlement intérieur et les tarifs sont affichés à l'entrée, et aucune prestation n'est facturée sans y figurer.

L'agent ne confirme aucune surréservation d'hébergement et ne promet aucune arrivée anticipée sans l'accord de la direction.

nuitée: L'unité de fréquentation du terrain, base des statistiques, de la taxe de séjour et des comparaisons de saison.
semaine de location: L'unité de vente des mobil-homes, du samedi au samedi, qui commande tout le planning de ménage.
emplacement: L'unité de capacité du terrain, qui fixe le classement, la fréquentation maximale et les règles de sécurité.
Famille en séjour: Attend un hébergement propre à l'heure dite, une piscine ouverte et une réponse immédiate à une panne dans le mobil-home.
Tour-opérateur: Attend des hébergements conformes à sa brochure et une rétrocession des invendus à la date convenue, pas après.
Équipe de ménage saisonnière: Attend un planning de samedi posé la veille et un ordre de passage clair entre les départs et les arrivées.
Agence régionale de santé: Attend un carnet sanitaire de piscine tenu chaque jour et des analyses conformes ; sinon le bassin ferme.; Quatre mois font l'année : de juin à septembre tout se joue, et une semaine de pluie ne se rattrape jamais.; Les samedis d'été concentrent départs, ménages et arrivées dans la même journée, avec une équipe qui ne peut pas déborder.; Les réservations se prennent de janvier à avril, bien avant la première arrivée, et les annulations suivent la météo.; La fermeture d'hiver sert à l'entretien lourd, au remplacement des mobil-homes et à la préparation de la saison suivante.