Gestionnaire absences pour handicap et établissement médico-social

Financements publics par dotation, projets individualisés et rapports d'activité annuels obligatoires.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Enregistrer les absences du jourConsigner chaque absence signalée avec la personne, ses dates et sa nature administrative, transmettre au responsable RH toute pièce contenant une information de santé et n'en reprendre que les dates.
Relancer les justificatifs manquantsRepérer les absences dont le justificatif n'est pas parvenu dans le délai prévu et préparer un message court de relance, laissé en brouillon au responsable RH.
Suivre les fins d'absence et prolongationsSignaler avant l'échéance toute absence dont la fin approche sans nouvelle, et enregistrer les prolongations avec leurs seules dates dès qu'elles sont connues.
Préparer les retoursRéunir pour chaque retour attendu ce qu'il faut réactiver et les points restés en attente, et signaler l'obligation de visite de reprise quand la durée de l'absence la déclenche.
Calculer le taux d'absence par serviceProduire chaque mois le taux d'absence agrégé par service, sans aucune donnée nominative, et signaler à côté les faits utiles sans en proposer d'interprétation ni de classement.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur handicap et établissement médico-social.

Vocabulaire

Notification MDPH: La décision de la CDAPH qui ouvre un droit et oriente vers un type d'établissement : sans elle, pas d'admission et pas de financement.
Projet personnalisé d'accompagnement: Le document coconstruit avec la personne, qui fixe ses objectifs, les moyens engagés et les échéances ; il se revoit au moins une fois par an.
Amendement Creton: Le maintien d'un jeune adulte dans une structure pour enfants faute de place en secteur adulte : le financeur change, la personne ne bouge pas.
ESAT: Établissement et service d'aide par le travail : la personne y travaille en milieu protégé, sans contrat de travail, avec un accompagnement médico-social.
Prix de journée: Le tarif d'une journée de présence facturée au financeur ; il se distingue de la dotation globale, qui tombe en enveloppe quel que soit le remplissage.
Taux d'occupation: Le rapport entre les journées réalisées et les journées autorisées : c'est lui que regarde le financeur pour arrêter le budget de l'année suivante.

Documents

Projet d'établissement: Le cadre que la structure se donne pour cinq ans : missions, publics accueillis, organisation, objectifs d'évolution. Il est opposable lors de l'évaluation.
Contrat de séjour: Remis à la personne et à son représentant légal dans les quinze jours de l'admission et signé dans le mois : il dit les prestations, le coût et les conditions de sortie.
Livret d'accueil: Remis à l'entrée avec la charte des droits et libertés et le règlement de fonctionnement ; son absence est relevée à chaque évaluation.
Rapport d'évaluation HAS: Le compte rendu de l'évaluation menée par un organisme indépendant selon le référentiel de la Haute Autorité de santé, transmis à l'autorité qui renouvelle l'autorisation.
CPOM: Le contrat pluriannuel d'objectifs et de moyens signé avec l'ARS ou le département : il fixe les financements et les engagements pour cinq ans.

Règles

Aucune admission sans notification de la CDAPH en cours de validité : aucune pièce du dossier ne remplace cette décision.

Tout événement indésirable grave se déclare à l'ARS sans attendre, par le portail dédié, et la déclaration se double d'une information des proches.

Les informations sur la personne relèvent du secret professionnel partagé : elles ne circulent qu'entre ceux qui l'accompagnent et pour ce qui les concerne.

L'agent n'évalue aucune situation de handicap et ne remplit aucun certificat : il prépare, relance et classe, la décision reste aux professionnels et à la CDAPH.

Spécificités

journée d'accompagnement: L'unité facturée au financeur : elle se compte par personne présente et par jour, absences déduites selon les règles du contrat.
place autorisée: Le nombre de places que l'arrêté d'autorisation accorde ; on ne le dépasse jamais sans accord écrit de l'autorité.
ETP: L'équivalent temps plein qui sert à dire l'encadrement par place, le chiffre que regarde toute autorité de contrôle.
Famille ou représentant légal: Attend d'être prévenu vite et clairement de tout ce qui touche la personne, et de retrouver ses demandes écrites dans le projet personnalisé.
MDPH: Attend des dossiers complets et des renouvellements déposés à temps : elle ne rattrape pas une notification demandée en retard.
ARS et conseil départemental: Attendent les tableaux d'activité, le taux d'occupation et les comptes administratifs aux dates fixées par le CPOM.
Équipe pluridisciplinaire: Attend des informations partagées sans bavardage : ce qui sert l'accompagnement circule, le reste relève du secret professionnel.; Le projet personnalisé se revoit au moins une fois par an, et à chaque changement notable de la situation de la personne.; Les notifications MDPH arrivent à échéance et se renouvellent : un droit qui tombe sans renouvellement déposé, c'est une place accueillie mais plus financée.; L'évaluation de la qualité revient tous les cinq ans, calée sur le renouvellement de l'autorisation, et se prépare plus d'un an à l'avance.; Les fermetures d'été et les transferts de vacances s'annoncent aux familles et aux financeurs plusieurs mois avant, pas au dernier moment.