Assistant SIRH pour handicap et établissement médico-social

Financements publics par dotation, projets individualisés et rapports d'activité annuels obligatoires.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Contrôler les saisies du jourVérifier les champs obligatoires, les formats, les dates incohérentes, les doublons de fiches et les matricules réattribués, et signaler chaque anomalie avec son champ, sa valeur et la valeur attendue.
Chercher les incohérences de situationRechercher les sorties sans radiation, les contrats à durée déterminée sans terme, les temps partiels sans avenant, les services disparus et les managers partis, et les qualifier par leur conséquence.
Rapprocher système, paie et registreComparer effectifs, dates d'entrée et de sortie, temps de travail et affectations entre les trois sources et signaler chaque écart avec les deux valeurs et leur origine, sans en privilégier aucune.
Proposer et documenter les correctionsPréparer pour chaque anomalie la correction envisagée, la soumettre au responsable et consigner ce qui a été décidé, par qui et à quelle date, sans jamais appliquer la correction soi-même.
Préparer la revue des droits d'accèsÉtablir qui consulte et modifie quoi, faire ressortir les accès conservés après un changement de poste, un départ ou un remplacement non clôturé, et rendre la liste des suppressions à opérer.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur handicap et établissement médico-social.

Vocabulaire

Notification MDPH: La décision de la CDAPH qui ouvre un droit et oriente vers un type d'établissement : sans elle, pas d'admission et pas de financement.
Projet personnalisé d'accompagnement: Le document coconstruit avec la personne, qui fixe ses objectifs, les moyens engagés et les échéances ; il se revoit au moins une fois par an.
Amendement Creton: Le maintien d'un jeune adulte dans une structure pour enfants faute de place en secteur adulte : le financeur change, la personne ne bouge pas.
ESAT: Établissement et service d'aide par le travail : la personne y travaille en milieu protégé, sans contrat de travail, avec un accompagnement médico-social.
Prix de journée: Le tarif d'une journée de présence facturée au financeur ; il se distingue de la dotation globale, qui tombe en enveloppe quel que soit le remplissage.
Taux d'occupation: Le rapport entre les journées réalisées et les journées autorisées : c'est lui que regarde le financeur pour arrêter le budget de l'année suivante.

Documents

Projet d'établissement: Le cadre que la structure se donne pour cinq ans : missions, publics accueillis, organisation, objectifs d'évolution. Il est opposable lors de l'évaluation.
Contrat de séjour: Remis à la personne et à son représentant légal dans les quinze jours de l'admission et signé dans le mois : il dit les prestations, le coût et les conditions de sortie.
Livret d'accueil: Remis à l'entrée avec la charte des droits et libertés et le règlement de fonctionnement ; son absence est relevée à chaque évaluation.
Rapport d'évaluation HAS: Le compte rendu de l'évaluation menée par un organisme indépendant selon le référentiel de la Haute Autorité de santé, transmis à l'autorité qui renouvelle l'autorisation.
CPOM: Le contrat pluriannuel d'objectifs et de moyens signé avec l'ARS ou le département : il fixe les financements et les engagements pour cinq ans.

Règles

Aucune admission sans notification de la CDAPH en cours de validité : aucune pièce du dossier ne remplace cette décision.

Tout événement indésirable grave se déclare à l'ARS sans attendre, par le portail dédié, et la déclaration se double d'une information des proches.

Les informations sur la personne relèvent du secret professionnel partagé : elles ne circulent qu'entre ceux qui l'accompagnent et pour ce qui les concerne.

L'agent n'évalue aucune situation de handicap et ne remplit aucun certificat : il prépare, relance et classe, la décision reste aux professionnels et à la CDAPH.

Spécificités

journée d'accompagnement: L'unité facturée au financeur : elle se compte par personne présente et par jour, absences déduites selon les règles du contrat.
place autorisée: Le nombre de places que l'arrêté d'autorisation accorde ; on ne le dépasse jamais sans accord écrit de l'autorité.
ETP: L'équivalent temps plein qui sert à dire l'encadrement par place, le chiffre que regarde toute autorité de contrôle.
Famille ou représentant légal: Attend d'être prévenu vite et clairement de tout ce qui touche la personne, et de retrouver ses demandes écrites dans le projet personnalisé.
MDPH: Attend des dossiers complets et des renouvellements déposés à temps : elle ne rattrape pas une notification demandée en retard.
ARS et conseil départemental: Attendent les tableaux d'activité, le taux d'occupation et les comptes administratifs aux dates fixées par le CPOM.
Équipe pluridisciplinaire: Attend des informations partagées sans bavardage : ce qui sert l'accompagnement circule, le reste relève du secret professionnel.; Le projet personnalisé se revoit au moins une fois par an, et à chaque changement notable de la situation de la personne.; Les notifications MDPH arrivent à échéance et se renouvellent : un droit qui tombe sans renouvellement déposé, c'est une place accueillie mais plus financée.; L'évaluation de la qualité revient tous les cinq ans, calée sur le renouvellement de l'autorisation, et se prépare plus d'un an à l'avance.; Les fermetures d'été et les transferts de vacances s'annoncent aux familles et aux financeurs plusieurs mois avant, pas au dernier moment.