Coordinateur entretiens pour grossiste en fournitures de bureau

Marchés à bons de commande, catalogues annuels et livraisons fréquentes de faible montant.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Proposer des créneaux au candidatRelever les disponibilités réelles des participants dans les agendas accessibles, retenir deux ou trois créneaux qui tiennent sans forcer et préparer le message de proposition au candidat avec durée, forme et interlocuteurs.
Poser le rendez-vous et son rappelÀ la réponse du candidat, inscrire le rendez-vous dans les agendas des participants, préparer la confirmation à relire et programmer le rappel la veille pour chacun.
Préparer le dossier de chaque intervieweurRéunir la veille, pour chaque personne qui reçoit un candidat, le CV, la fiche de lecture, les questions à poser et ce qui a déjà été couvert aux étapes précédentes, pour éviter les répétitions.
Rattraper une annulation le jour mêmeQuand un participant se décommande, chercher un remplaçant parmi les personnes désignées comme interchangeables sur cette étape ou préparer une nouvelle proposition de date, et signaler l'annulation dans tous les cas.
Faire le point sur les entretiensRendre chaque jour les entretiens à venir, ceux qui n'ont pas encore de date, les candidats sans nouvelle depuis plus de trois jours ouvrés et les comptes rendus qui ne sont pas arrivés.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur grossiste en fournitures de bureau.

Consommable: La cartouche, le toner ou le papier, qui se rachètent sans cesse et font l'essentiel du chiffre.
Contrat cadre: L'accord annuel qui fixe les prix et les articles autorisés pour tout un groupe de clients.
Catalogue restreint: La liste d'articles qu'un client autorise ses services à commander, hors de laquelle rien ne passe.
Compatible: Le consommable d'une autre marque que le constructeur, moins cher mais refusé par certains contrats.
Livraison au bureau: La remise directe au service demandeur, et non au quai : c'est ce que le client appelle le service.

Contrat cadre: Ce qui fixe prix, articles et délais pour une année, et qui prime sur toute commande.
Bon de commande de service: La demande d'un service interne, souvent hors catalogue, qu'il faut ramener au cadre.
Relevé de consommation: L'état de ce qu'un client a commandé sur la période, qu'il réclame pour arbitrer ses dépenses.
Fiche de sécurité: Le document exigé pour les produits d'entretien et certains consommables techniques.

Ne jamais livrer un article hors du catalogue restreint d'un client sous contrat cadre.

Ne jamais substituer un consommable compatible à un consommable d'origine sans l'accord écrit du client.

Ne jamais appliquer un prix hors cadre à un client qui a un contrat en cours.

la boîte: Le papier et les petites fournitures se commandent par boîtes ou par ramettes.
la palette: Le papier en volume se livre par palettes, dont le poids décide du mode de livraison.
la ligne de commande: L'unité de coût réelle du métier : dix articles différents coûtent plus que dix fois le même.
Responsable des achats: Des prix tenus au contrat cadre et un relevé clair de ce que ses services ont commandé.
Assistante de direction: Une livraison à son bureau et un dépannage rapide quand une imprimante tombe en panne d'encre.
Service informatique: Des consommables compatibles avec le parc, car un toner refusé bloque une imprimante.
Contrôleur de gestion: Une facturation qui se rattache proprement à chaque service et à chaque centre de coût.; La rentrée de septembre concentre les commandes de fournitures scolaires et administratives.; Les fins d'exercice budgétaires, souvent en décembre, déclenchent des commandes de dernière minute à livrer vite.