Assistant relations sociales pour grossiste en fournitures de bureau

Marchés à bons de commande, catalogues annuels et livraisons fréquentes de faible montant.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Tenir le calendrier des instancesMaintenir la liste des réunions dues et des négociations en cours avec leurs dates, leurs participants et le texte qui les fonde, et poser les séances dans les agendas.
Préparer convocations et ordres du jourRédiger chaque convocation et son ordre du jour dans la forme et le délai prévus par le texte applicable, et vérifier que le délai sera tenu avant l'envoi.
Réunir les documents préalablesRassembler les pièces que le sujet exige, vérifier leur complétude et contrôler qu'elles partent à temps aux bons destinataires, en signalant tout manque dès que le délai approche.
Suivre les questions et engagementsConsigner séparément après chaque séance les questions posées et les engagements pris avec leur auteur et leur échéance, relancer ceux qui doivent une réponse et remonter les questions restées sans suite.
Tenir l'échéancier des obligationsAnnoncer consultations annuelles, négociations obligatoires, informations périodiques et renouvellements de mandats avec le délai de préparation et le texte qui les porte, sans certifier la conformité.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur grossiste en fournitures de bureau.

Consommable: La cartouche, le toner ou le papier, qui se rachètent sans cesse et font l'essentiel du chiffre.
Contrat cadre: L'accord annuel qui fixe les prix et les articles autorisés pour tout un groupe de clients.
Catalogue restreint: La liste d'articles qu'un client autorise ses services à commander, hors de laquelle rien ne passe.
Compatible: Le consommable d'une autre marque que le constructeur, moins cher mais refusé par certains contrats.
Livraison au bureau: La remise directe au service demandeur, et non au quai : c'est ce que le client appelle le service.

Contrat cadre: Ce qui fixe prix, articles et délais pour une année, et qui prime sur toute commande.
Bon de commande de service: La demande d'un service interne, souvent hors catalogue, qu'il faut ramener au cadre.
Relevé de consommation: L'état de ce qu'un client a commandé sur la période, qu'il réclame pour arbitrer ses dépenses.
Fiche de sécurité: Le document exigé pour les produits d'entretien et certains consommables techniques.

Ne jamais livrer un article hors du catalogue restreint d'un client sous contrat cadre.

Ne jamais substituer un consommable compatible à un consommable d'origine sans l'accord écrit du client.

Ne jamais appliquer un prix hors cadre à un client qui a un contrat en cours.

la boîte: Le papier et les petites fournitures se commandent par boîtes ou par ramettes.
la palette: Le papier en volume se livre par palettes, dont le poids décide du mode de livraison.
la ligne de commande: L'unité de coût réelle du métier : dix articles différents coûtent plus que dix fois le même.
Responsable des achats: Des prix tenus au contrat cadre et un relevé clair de ce que ses services ont commandé.
Assistante de direction: Une livraison à son bureau et un dépannage rapide quand une imprimante tombe en panne d'encre.
Service informatique: Des consommables compatibles avec le parc, car un toner refusé bloque une imprimante.
Contrôleur de gestion: Une facturation qui se rattache proprement à chaque service et à chaque centre de coût.; La rentrée de septembre concentre les commandes de fournitures scolaires et administratives.; Les fins d'exercice budgétaires, souvent en décembre, déclenchent des commandes de dernière minute à livrer vite.