Assistant commercial pour gestion locative et syndic

Mandats avec fonds de tiers, assemblées générales annuelles et appels de charges trimestriels.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Établir les devis du jourRédiger les devis depuis la grille en vigueur et les conditions propres au client demandeur.
Contrôler les commandes reçuesVérifier référence, quantité, prix, conditions et adresse contre le devis avant toute saisie.
Saisir les commandes conformesEnregistrer dans l'outil de gestion les commandes contrôlées, et laisser en attente celles qui divergent.
Suivre les délais annoncésComparer chaque commande à sa date promise et repérer celles qui vont glisser.
Prévenir les clients d'un retardÉcrire au client avant la date promise avec la nouvelle date et la raison du décalage.
Répondre aux demandes clientsTraiter dans la journée chaque demande reçue, même pour dire ce qui est en cours de recherche.
Relancer les devis sans réponseReprendre les devis arrivés à échéance de relance et noter la réponse obtenue.
Remonter ce qui attend une décisionLister en fin de journée les dossiers bloqués, les écarts signalés et les remises demandées.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur gestion locative et syndic.

Vocabulaire

Fonds mandants: Argent des propriétaires et des copropriétés détenu par le cabinet ; il se tient sur des comptes séparés et ne se mélange jamais aux fonds du cabinet.
Appel de charges: Provision trimestrielle demandée aux copropriétaires sur le budget voté ; son émission en retard met la copropriété en tension de trésorerie.
Assemblée générale: Réunion annuelle obligatoire qui vote le budget et les travaux ; sa convocation hors délai rend les résolutions attaquables.
État daté: Document remis au notaire lors de la vente d'un lot, qui arrête les comptes du vendeur vis-à-vis de la copropriété.
Régularisation de charges: Comparaison annuelle entre provisions appelées et dépenses réelles ; elle se fait dans l'année et se justifie pièce par pièce au locataire.

Documents

Mandat de gestion ou de syndic: Il fixe la durée, les honoraires et l'étendue des pouvoirs ; un mandat expiré prive le cabinet de tout droit d'agir sur les comptes.
Convocation d'assemblée générale: Envoyée dans le délai légal avec l'ordre du jour et les pièces jointes, elle conditionne la validité de chaque résolution votée.
Procès-verbal d'assemblée: Il fait foi des décisions et ouvre le délai de contestation ; sa notification en retard prolonge le risque d'annulation.
Quittance de loyer: Remise gratuitement au locataire qui la demande, elle prouve le paiement et sert au locataire pour ses aides au logement.

Règles

Les fonds des mandants sont tenus sur des comptes séparés et couverts par la garantie financière du cabinet ; aucun mouvement ne se fait hors mandat en cours de validité.

La convocation d'assemblée part dans le délai légal avec les pièces annexées, et le procès-verbal est notifié ensuite ; hors délai, chaque résolution devient attaquable.

L'agent n'engage aucune dépense sur un compte de copropriété et ne convoque aucune assemblée : il prépare les convocations et les comptes, relance les impayés et classe les pièces, le gestionnaire valide.

Spécificités

tantième: Part d'un lot dans les parties communes ; il commande la répartition des charges et le poids du vote en assemblée.
trimestre d'appel: Période des provisions sur charges, calée sur le budget voté ; c'est le rythme de trésorerie de la copropriété.
copropriétaire: Des comptes lisibles, une convocation reçue dans les délais avec les devis, et une réponse sur les travaux votés qui n'ont pas commencé.
locataire: Un logement entretenu, une quittance à la demande, et une régularisation de charges justifiée par les factures et non par un solde brut.
conseil syndical: L'accès aux pièces comptables avant l'assemblée, et des devis comparés sur les travaux importants plutôt qu'un seul prestataire habituel.; Les assemblées générales se concentrent d'avril à juin, avec les convocations à préparer six semaines avant et les procès-verbaux à notifier dans la foulée.; Les appels de charges partent au début de chaque trimestre et les loyers s'encaissent le même jour du mois ; un retard d'émission décale tout l'encaissement.