Analyste de trésorerie pour gestion locative et syndic

Mandats avec fonds de tiers, assemblées générales annuelles et appels de charges trimestriels.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Analyser le besoin en fonds de roulement et les délaisÀ chaque balance mensuelle déposée, calcule le besoin en fonds de roulement et ses composantes en valeur et en jours, mesure les délais réels clients et fournisseurs, chiffre le coût d'un jour de délai et explique les variations.
Décomposer les flux de trésorerie de la périodeChaque mois, décompose la variation de trésorerie en flux d'exploitation, d'investissement et de financement à partir des balances et des relevés, et met la série à jour sur vingt-quatre mois.
Construire les scénarios à douze moisSur demande ou à chaque mise à jour des hypothèses, construit les scénarios tendanciel, prudent, croissance et choc, identifie le point bas de chacun avec sa date et sa cause, et liste les hypothèses avec leur source.
Chiffrer les leviers structurelsPour le scénario de référence choisi par l'utilisateur, chiffre l'effet sur le point bas de chaque levier (délai clients, acomptes, conditions fournisseurs, calendrier d'investissement, ligne de crédit, mobilisation de créances, prêt) avec conditions et limites connues.
Préparer le plan de financement et le dossier bancaireSur demande, construit le tableau emplois-ressources et assemble le dossier de présentation (activité, chiffres clés, trésorerie historique et prévisionnelle, besoin, remboursement, garanties évoquées) à valider avant toute transmission.
Suivre les ratios regardés par les prêteursChaque mois, calcule les ratios d'endettement, de couverture des échéances et d'autonomie financière avec leur définition, les compare aux engagements pris envers les prêteurs si l'utilisateur les a fournis, et signale toute approche d'une limite.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur gestion locative et syndic.

Vocabulaire

Fonds mandants: Argent des propriétaires et des copropriétés détenu par le cabinet ; il se tient sur des comptes séparés et ne se mélange jamais aux fonds du cabinet.
Appel de charges: Provision trimestrielle demandée aux copropriétaires sur le budget voté ; son émission en retard met la copropriété en tension de trésorerie.
Assemblée générale: Réunion annuelle obligatoire qui vote le budget et les travaux ; sa convocation hors délai rend les résolutions attaquables.
État daté: Document remis au notaire lors de la vente d'un lot, qui arrête les comptes du vendeur vis-à-vis de la copropriété.
Régularisation de charges: Comparaison annuelle entre provisions appelées et dépenses réelles ; elle se fait dans l'année et se justifie pièce par pièce au locataire.

Documents

Mandat de gestion ou de syndic: Il fixe la durée, les honoraires et l'étendue des pouvoirs ; un mandat expiré prive le cabinet de tout droit d'agir sur les comptes.
Convocation d'assemblée générale: Envoyée dans le délai légal avec l'ordre du jour et les pièces jointes, elle conditionne la validité de chaque résolution votée.
Procès-verbal d'assemblée: Il fait foi des décisions et ouvre le délai de contestation ; sa notification en retard prolonge le risque d'annulation.
Quittance de loyer: Remise gratuitement au locataire qui la demande, elle prouve le paiement et sert au locataire pour ses aides au logement.

Règles

Les fonds des mandants sont tenus sur des comptes séparés et couverts par la garantie financière du cabinet ; aucun mouvement ne se fait hors mandat en cours de validité.

La convocation d'assemblée part dans le délai légal avec les pièces annexées, et le procès-verbal est notifié ensuite ; hors délai, chaque résolution devient attaquable.

L'agent n'engage aucune dépense sur un compte de copropriété et ne convoque aucune assemblée : il prépare les convocations et les comptes, relance les impayés et classe les pièces, le gestionnaire valide.

Spécificités

tantième: Part d'un lot dans les parties communes ; il commande la répartition des charges et le poids du vote en assemblée.
trimestre d'appel: Période des provisions sur charges, calée sur le budget voté ; c'est le rythme de trésorerie de la copropriété.
copropriétaire: Des comptes lisibles, une convocation reçue dans les délais avec les devis, et une réponse sur les travaux votés qui n'ont pas commencé.
locataire: Un logement entretenu, une quittance à la demande, et une régularisation de charges justifiée par les factures et non par un solde brut.
conseil syndical: L'accès aux pièces comptables avant l'assemblée, et des devis comparés sur les travaux importants plutôt qu'un seul prestataire habituel.; Les assemblées générales se concentrent d'avril à juin, avec les convocations à préparer six semaines avant et les procès-verbaux à notifier dans la foulée.; Les appels de charges partent au début de chaque trimestre et les loyers s'encaissent le même jour du mois ; un retard d'émission décale tout l'encaissement.