Agent de recouvrement pour gestion de port de plaisance, sur Microsoft 365

Ports gérés en régie, par concession ou délégation : places annuelles attribuées sur liste d'attente, escales l'été, redevances votées et démarche environnementale.

Dans une entreprise de gestion de port de plaisance, ce poste s'appelle « Recouvrement des impayés » (gestion et administration).

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Vérifier avant de relancerContrôler pour chaque créance qu'elle est échue, non contestée, sans délai consenti, et qu'aucun encaissement du jour ne la solde déjà.
Préparer les relances du jourÉcrire les rappels et relances fermes du palier atteint, sans sauter d'étape ni annoncer de procédure non décidée, en citant les factures et leurs échéances.
Noter les contacts et les promessesConsigner pour chaque échange la date, le canal, l'interlocuteur et ce qui a été dit, ainsi que toute promesse de paiement avec son montant et sa date.
Suivre les promesses de paiementVérifier à leur échéance les promesses enregistrées et relancer celles qui ne sont pas tenues en les citant, plutôt que de recommencer une relance générique.
Préparer les mises en demeureRédiger la mise en demeure du dossier arrivé au dernier palier, avec le détail des factures et des relances précédentes, et la soumettre au responsable qui l'envoie. Dans Microsoft 365.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur gestion de port de plaisance.

Vocabulaire

Capitainerie: Le bureau du port qui accueille les plaisanciers, attribue les places, encaisse les redevances et veille au plan d'eau.
Place annuelle: Le poste d'amarrage attribué à un bateau pour l'année, sur contrat et selon le règlement de la liste d'attente.
Escale: Le séjour d'un bateau de passage, d'une nuit à quelques semaines, sur une place libre ou libérée par un titulaire absent.
Liste d'attente: Le registre des demandes de place annuelle, classées selon les règles adoptées par l'autorité portuaire.
Aire de carénage: La zone équipée pour nettoyer et entretenir les coques hors de l'eau, avec récupération des eaux polluées.
Ports Propres: La démarche de certification environnementale des ports de plaisance : déchets, eaux usées, carénage, énergie.

Documents

Règlement particulier de police du port: Le règlement qui fixe l'usage des postes, la sécurité, la propreté et les obligations des plaisanciers.
Contrat de place annuelle: Le contrat qui attribue le poste, fixe la durée, la redevance et les pièces à fournir chaque année.
Délibération tarifaire: La décision de l'autorité portuaire qui fixe les redevances d'amarrage annuelles et d'escale.
Plan de réception des déchets: Le plan qui organise la collecte des déchets et des eaux usées des navires dans le port.

Règles

Une place annuelle s'attribue selon l'ordre de la liste d'attente, jamais par arrangement.

Les redevances suivent la délibération tarifaire en vigueur, sans remise au comptoir.

Aucun contrat ne se renouvelle sans attestation d'assurance valide.

L'agent n'attribue aucune place et ne déroge à aucune règle : il tient le plan, la liste et la facturation, et propose.

Spécificités

mètre de longueur: L'unité de tarification des redevances et de dimensionnement des postes.
nuitée d'escale: L'unité de vente de la saison d'été, suivie par jour et par ponton.
anneau: L'unité de capacité du port, comptée par catégorie de longueur.
Plaisancier titulaire: Attend une place entretenue, une facturation conforme au tarif voté et une réponse à ses déclarations d'absence.
Plaisancier en escale: Attend une place adaptée à son bateau, confirmée à l'avance, et un accueil à la capitainerie.
Autorité portuaire: Attend l'application du règlement, des recettes encaissées et un port propre et sûr.
Services de l'État en mer: Attendent le respect de la police du plan d'eau et le signalement des épaves et pollutions.; L'été concentre les escales ; les places libérées par les titulaires absents font le chiffre de la saison.; Les redevances annuelles se facturent en début d'année, avec la vérification des pièces de chaque titulaire.; La liste d'attente se renouvelle chaque année ; une demande non confirmée sort de la liste.