Gestionnaire de dossiers pour gestion de flotte

Suivi des entretiens, des contrôles, des sinistres et des cartes carburant sur des dizaines de véhicules.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Ouvrir les nouveaux dossiersÀ la réception d'un nouvel email ou d'une nouvelle entrée CRM, crée un dossier, identifie l'étape du parcours et liste les informations et pièces attendues à cette étape.
Vérifier la complétude des dossiers actifsChaque matin, parcourt les dossiers actifs, compare les pièces reçues à la checklist attendue pour l'étape en cours et signale ce qui manque.
Relancer les pièces manquantesPrépare une relance courtoise pour chaque pièce ou information manquante identifiée, adressée au bon interlocuteur, et la soumet à validation avant envoi.
Mettre à jour le CRMToutes les heures, reporte dans le CRM les informations nouvelles reçues par email ou par conversation, en consignant chaque changement de statut avec sa date et son motif.
Suivre les échéances de dossierChaque matin, vérifie l'agenda pour les échéances liées à un dossier et envoie un rappel suffisamment tôt pour qu'aucun délai ne soit dépassé.
Produire le reporting d'activitéChaque soir, compile le nombre de dossiers actifs, le taux de retard, le délai moyen de traitement et la complétude documentaire dans un tableau de synthèse.
Rédiger une synthèse ou un courrier de dossierSur demande vocale ou écrite, rédige une synthèse de dossier, un compte rendu ou un courrier de suivi à partir des informations consignées, dans le modèle de l'entreprise.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur gestion de flotte.

Vocabulaire

Coût total de détention: Somme de l'achat ou du loyer, du carburant, de l'entretien, de l'assurance et de la revente : le seul chiffre qui compare deux véhicules.
Désignation du conducteur: Obligation de l'employeur d'indiquer qui conduisait lors d'une infraction constatée sans interception, dans un délai fixé, sous peine d'amende.
Valeur résiduelle: Valeur du véhicule à la revente ou en fin de location : elle se décide à l'achat, par le modèle et le kilométrage prévu.
Carte carburant: Moyen de paiement rattaché à un véhicule ou à un conducteur : ses relevés révèlent les dérives de consommation avant l'entretien.
Loyer longue durée: Location qui inclut selon les cas l'entretien, l'assurance et les pneus : comparer deux offres suppose de comparer ce qu'elles contiennent.
Immobilisation: Jours pendant lesquels un véhicule ne roule pas : c'est le coût invisible de la flotte, et il se mesure au véhicule de remplacement.

Documents

Carnet d'entretien par véhicule: Retrace révisions, pneus, réparations et contrôles : sans lui, la valeur de revente chute et les garanties se perdent.
Échéancier des contrôles techniques: Chaque catégorie de véhicule a sa périodicité : un contrôle dépassé immobilise le véhicule et fragilise la couverture en cas d'accident.
Désignation du conducteur après infraction: Se fait dans le délai légal : à défaut, l'entreprise paie une amende distincte, bien supérieure à l'amende initiale.
Tableau de bord du coût par véhicule: Réunit carburant, entretien, sinistres et immobilisation : c'est lui qui montre ce qu'un véhicule coûte, pas sa facture d'achat.

Règles

Le conducteur se désigne après une infraction constatée sans interception, dans le délai légal : ne pas le faire coûte plus cher que l'amende.

Un véhicule dont le contrôle technique est dépassé ne roule pas : en cas d'accident, la couverture peut être remise en cause.

Chaque sinistre se déclare avec constat et photos dès le jour même : une déclaration tardive se retourne toujours contre l'entreprise.

Le coût d'un véhicule se juge au kilomètre et sur sa durée de vie, jamais sur son prix d'achat ni sur le montant du loyer.

Spécificités

Coût au kilomètre: Unité de comparaison entre véhicules et entre contrats : elle intègre tout, du loyer au pneu, et se recalcule chaque année.
Jours d'immobilisation: Temps pendant lequel un véhicule ne produit rien : souvent le poste le plus coûteux et le moins suivi de la flotte.
Litres aux cent kilomètres: Consommation réelle relevée par les cartes carburant : un écart durable signale un problème mécanique ou un usage anormal.
Le conducteur attributaire: Utilise le véhicule au quotidien et signale tard les défauts : sans un moyen simple de remonter une anomalie, elle ne remonte pas.
Le loueur longue durée: Facture la remise en état à la restitution : ses critères se connaissent avant, pas le jour où le véhicule part.
L'assureur de flotte: Ajuste la prime sur la sinistralité : un sinistre déclaré tard ou mal documenté coûte plus cher que le dommage lui-même.
Le garage partenaire: Immobilise le véhicule le temps de l'intervention : un rendez-vous pris à l'avance coûte toujours moins qu'une panne subie.; Contrôles techniques, révisions et échéances de contrat tombent toute l'année : sans échéancier, ils se découvrent systématiquement en retard.; Le changement de pneumatiques revient deux fois par an sur une partie de la flotte : sans planification, plusieurs véhicules s'immobilisent ensemble.; Les fins de contrat de location arrivent par vagues : préparer la restitution des mois avant évite les frais de remise en état.