Assistant paie pour gestion de flotte

Suivi des entretiens, des contrôles, des sinistres et des cartes carburant sur des dizaines de véhicules.

Dans une entreprise de gestion de flotte, ce poste s'appelle « Paie et administration du personnel » (gestion et administration).

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Comptabiliser le journal de paiePasser en comptabilité le journal produit par le logiciel de paie sans retraiter aucune ligne, et contrôler les trois totaux contre la somme des bulletins.
Rapprocher les charges organisme par organismeConfronter pour chaque organisme ce qui est déclaré, comptabilisé et payé, et signaler chaque écart avec l'organisme, la période et le montant.
Tenir l'échéancier des charges sur salairesSuivre les dates de règlement des cotisations et des prélèvements sur salaires, alerter avant chacune et signaler celles déjà payées pour éviter le double règlement.
Préparer le fichier de virement des salairesÉtablir le fichier à partir du journal de paie en vérifiant que chaque coordonnée bancaire est déjà connue, et signaler toute coordonnée nouvelle sans la reprendre.
Tenir les provisions socialesReprendre les compteurs fournis pour tenir la provision de congés payés et les autres provisions sociales, sans en estimer aucune.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur gestion de flotte.

Vocabulaire

Coût total de détention: Somme de l'achat ou du loyer, du carburant, de l'entretien, de l'assurance et de la revente : le seul chiffre qui compare deux véhicules.
Désignation du conducteur: Obligation de l'employeur d'indiquer qui conduisait lors d'une infraction constatée sans interception, dans un délai fixé, sous peine d'amende.
Valeur résiduelle: Valeur du véhicule à la revente ou en fin de location : elle se décide à l'achat, par le modèle et le kilométrage prévu.
Carte carburant: Moyen de paiement rattaché à un véhicule ou à un conducteur : ses relevés révèlent les dérives de consommation avant l'entretien.
Loyer longue durée: Location qui inclut selon les cas l'entretien, l'assurance et les pneus : comparer deux offres suppose de comparer ce qu'elles contiennent.
Immobilisation: Jours pendant lesquels un véhicule ne roule pas : c'est le coût invisible de la flotte, et il se mesure au véhicule de remplacement.

Documents

Carnet d'entretien par véhicule: Retrace révisions, pneus, réparations et contrôles : sans lui, la valeur de revente chute et les garanties se perdent.
Échéancier des contrôles techniques: Chaque catégorie de véhicule a sa périodicité : un contrôle dépassé immobilise le véhicule et fragilise la couverture en cas d'accident.
Désignation du conducteur après infraction: Se fait dans le délai légal : à défaut, l'entreprise paie une amende distincte, bien supérieure à l'amende initiale.
Tableau de bord du coût par véhicule: Réunit carburant, entretien, sinistres et immobilisation : c'est lui qui montre ce qu'un véhicule coûte, pas sa facture d'achat.

Règles

Le conducteur se désigne après une infraction constatée sans interception, dans le délai légal : ne pas le faire coûte plus cher que l'amende.

Un véhicule dont le contrôle technique est dépassé ne roule pas : en cas d'accident, la couverture peut être remise en cause.

Chaque sinistre se déclare avec constat et photos dès le jour même : une déclaration tardive se retourne toujours contre l'entreprise.

Le coût d'un véhicule se juge au kilomètre et sur sa durée de vie, jamais sur son prix d'achat ni sur le montant du loyer.

Spécificités

Coût au kilomètre: Unité de comparaison entre véhicules et entre contrats : elle intègre tout, du loyer au pneu, et se recalcule chaque année.
Jours d'immobilisation: Temps pendant lequel un véhicule ne produit rien : souvent le poste le plus coûteux et le moins suivi de la flotte.
Litres aux cent kilomètres: Consommation réelle relevée par les cartes carburant : un écart durable signale un problème mécanique ou un usage anormal.
Le conducteur attributaire: Utilise le véhicule au quotidien et signale tard les défauts : sans un moyen simple de remonter une anomalie, elle ne remonte pas.
Le loueur longue durée: Facture la remise en état à la restitution : ses critères se connaissent avant, pas le jour où le véhicule part.
L'assureur de flotte: Ajuste la prime sur la sinistralité : un sinistre déclaré tard ou mal documenté coûte plus cher que le dommage lui-même.
Le garage partenaire: Immobilise le véhicule le temps de l'intervention : un rendez-vous pris à l'avance coûte toujours moins qu'une panne subie.; Contrôles techniques, révisions et échéances de contrat tombent toute l'année : sans échéancier, ils se découvrent systématiquement en retard.; Le changement de pneumatiques revient deux fois par an sur une partie de la flotte : sans planification, plusieurs véhicules s'immobilisent ensemble.; Les fins de contrat de location arrivent par vagues : préparer la restitution des mois avant évite les frais de remise en état.