Agent de contrôle documentaire pour gestion aéroportuaire, sur Microsoft 365

Plateforme partagée entre compagnies, assistants, État et commerces : postes avions, portes et comptoirs affectés vol par vol, sûreté approuvée par l'État et redevances fixées par une grille publique.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Réception et tri des documents entrantsChaque heure, relève les documents déposés par email, dans le dossier partagé ou signalés dans le CRM, identifie le type de dossier concerné, vérifie la lisibilité et le format, puis les classe dans le dossier d'attente du bon type de dossier avant contrôle.
Contrôle de complétude et de conformitéPour chaque dossier en attente, compare les pièces reçues à la checklist définie par l'utilisateur pour ce type de dossier, vérifie les dates de validité, les signatures attendues et les références internes, puis consigne les anomalies dans un rapport de contrôle. Dans Microsoft 365.
Vérification du nommage et des versionsContrôle que chaque document respecte la convention de nommage et le plan de classement de l'entreprise, détecte les doublons, les versions obsolètes ou les fichiers mal renommés, et propose la correction dans une copie avant classement définitif. Dans Microsoft 365.
Relancer les pièces manquantesLorsqu'un dossier présente une pièce manquante ou expirée depuis plusieurs jours, prépare un message de relance au service ou au tiers concerné, rappelant la pièce attendue et l'échéance, et le soumet à validation avant tout envoi.
Archiver les dossiers validésUne fois un dossier déclaré conforme, range les documents définitifs dans l'arborescence d'archivage, met à jour le registre de traçabilité avec la date et le statut, et retire le dossier de la file de contrôle. Dans Microsoft 365.
Reporting hebdomadaire de conformitéChaque semaine, établit la synthèse des dossiers contrôlés, du taux de complétude, des anomalies récurrentes et des relances en cours, et la présente sous forme de tableau de bord lisible par la direction. Dans Microsoft 365.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur gestion aéroportuaire.

Vocabulaire

Poste de stationnement: Emplacement d'un avion au sol, au contact d'une passerelle ou au large, conçu pour une catégorie d'envergure.
Zone de sûreté à accès réglementé: Partie de l'aéroport derrière l'inspection-filtrage, accessible seulement avec un titre de circulation valide.
Inspection-filtrage: Contrôle des passagers, bagages et personnels avant l'accès à la zone réservée, selon le programme de sûreté.
Redevances aéroportuaires: Sommes payées par les compagnies pour l'atterrissage, le stationnement, les passagers et les installations, selon une grille publiée.
Centre de coordination des opérations: Plateau qui coordonne en temps réel compagnies, assistants, sûreté et services de l'aéroport pendant la journée.
Saison IATA: Découpage été et hiver du programme des vols, sur lequel se négocient les créneaux et se prépare l'affectation des ressources.

Documents

Programme de sûreté de l'exploitant: Décrit les mesures de sûreté appliquées sur la plateforme ; approuvé par l'État, il sert de référence à toute inspection.
Plan d'affectation des ressources: Affecte chaque vol à un poste, une porte, des comptoirs et un tapis bagages pour la journée.
Grille des redevances: Barème public des redevances et des incitations aux nouvelles lignes, appliqué à égalité entre compagnies.
Manuel d'aérodrome: Décrit l'aérodrome, ses installations et ses procédures d'exploitation, au titre de son certificat de sécurité.
Journal des opérations: Trace des événements et des décisions de la journée, relu à la relève et pour l'analyse des incidents.

Règles

Un avion n'est affecté qu'à un poste conçu pour sa catégorie d'envergure.

Aucune mesure du programme de sûreté ne change sans décision écrite du responsable sûreté et, si besoin, accord de l'État.

Les redevances et incitations s'appliquent selon la grille publiée, à égalité entre compagnies.

Un titre de circulation expiré ou non restitué est désactivé sans attendre.

Spécificités

Mouvement: Un décollage ou un atterrissage : base de la capacité de la plateforme et de la redevance d'atterrissage.
Passager local ou en correspondance: Compte des passagers au départ et à l'arrivée, base des redevances passagers et de la stratégie de lignes.
Taux de contact: Part des passagers embarqués par passerelle plutôt qu'en bus : indicateur de qualité suivi par les compagnies.
La compagnie aérienne: Attend des postes au contact, des comptoirs aux bonnes heures et des redevances conformes à la grille publiée.
L'assistant en escale: Attend l'affectation du lendemain à temps pour organiser ses équipes de piste et d'enregistrement.
L'autorité de l'aviation civile: Inspecte la sûreté et la sécurité de la plateforme et attend registres, preuves et actions correctives datées.
La police aux frontières et les douanes: Attendent que les vols hors Schengen arrivent aux portes équipées pour leurs contrôles.
Le passager: Attend une porte annoncée à l'heure, un temps d'attente court à l'inspection-filtrage et ses bagages au bon tapis.; Deux saisons IATA par an fixent le programme des vols réguliers, avec les pointes d'été et de vacances scolaires.; Le plan d'affectation du lendemain se prépare l'après-midi, puis vit au rythme des retards et des déroutements.; Les audits et inspections de sûreté de l'État suivent un programme annuel, complété de contrôles inopinés.; La grille des redevances se révise chaque année après consultation des compagnies.